论工程档案管理信息化建设的思路

周涟漪

【摘 要】工程档案贯穿于整个工程建设之中，是工程建设和管理过程中的一项十分重要的工作。进入信息化时代，传统的档案管理模式和管理手段已不适应时代要求。通过信息化建设在工程档案管理上寻求新突破，尤其是大数据、云计算已逐步应用于工程建设领域，加强工程建设档案信息化建设，是做好工程档案管理工作的关键。

【关键词】工程档案；信息化；建设

工程档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

在信息技术飞速发展的时代，相较于传统的档案管理工作而言，引进现代化技术手段的档案管理在存储、共享、利用、保管等多个方面都更加便利、快捷、安全，特别是大型工程档案信息化已成必然趋势。工程档案信息化建设已成为企业管理的最佳技术手段和实现途径之一，也是工程管理工作向现代化迈进的必经之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，是新时代档案管理追求的目标，加强工程档案信息化建设势在必行。就目前现状来说，各企业工程档案管理信息化建设不理想，仍存在一些问题，因此工程档案管理信息化建设任重而道远。

一、上层领导对工程档案信息化建设工作的重视力度不够

虽然我国的信息化进程较快，信息技术在高速发展，但仍远低于欧美等发达国家的先进水平。一些单位对于现代化的信息手段不是很容易接受，存在一定的抵触情绪，还有些单位对工程档案管理工作不重视，投入的资源较少，甚至未能建立健全档案管理体系和档案管理机构，谈何档案管理的信息化建设。

二、档案管理模式落后

很多单位仍采用传统的管理模式，传统的管理模式已经跟不上时代发展，不能应用现代化的信息和网络技术为工程档案管理服务，而是一直沿用传统的手工操作模式，如手工检索、人工编目等方式，技术手段落后。

三、缺乏掌握代现信息技术人才

单位在安排工作时，档案管理人员大多数“身兼数职”，半路出家，没有经过业务学习和培训上岗。部分单位在档案工作人员配备上，不注重业务、素质，严重缺乏掌握代现信息技术人才，安排的人员很大一部分是快退休的员工。这些员工一是无信息化基础，二是信息接收和处理能力不够，甚至不清楚电脑基本操作，导致单位的信息化建设工作难以推动。

四、投入的软硬件实力有限

工程档案管理信息化建设离不开必要的软件和硬件，而当前的现状是软硬件设置过于陈旧，已经严重影响了档案的科学化管理。

目前很多单位开始了“无纸化”办公，这种形式下出现的档案模式为电子档案。电子档案是一种与传统纸质档案截然不同的档案形式，其在存储、查看、共享、利用等多方面都强于纸质档案， 但企业在工程档案管理计算机及高效的配套设施、软件开发上投入经费有限，导致其运用的软件相对较陈旧、信息化程度较低，很多功能仍比较原始不够完善，甚至功能缺失，还容易受到网络病毒攻击。例如工程技术数据在上传档案数据库后，很多单位的信息化软件在加密方面未有任何限制，仅有借阅权限的人在未经任何认证情况下均可下载、打印、上传互联网。

工程档案管理的信息化是时代发展的产物，是大势所趋，是任何人不可逆转的。想要进行企业档案管理的信息化有效建设，需从根本上入手解决问题。

首先，加强企业对工程档案信息化建设的重视，增强档案现代化管理的意识。要让单位的主要领导人逐渐的意识到档案管理工作的重要性以及现有的管理手段所存在的漏洞与缺陷。这种漏洞与缺陷可能在短时间内难以被重视，但随着信息量的增多，必然会导致管理工作变得越来越困难，信息数据的调用与查阅也变得越来越复杂。而采用现代化的信息技术手段可有效的解决这些问题。要把现代化的信息技术优点展现给领导，使高层管理者意识到运用现代技术手段可极大的提升工作效率，降低工作中的错误率，提高企业经济效益和信息数据的安全性。

其次，把工程档案信息化纳入到办公自动化的总格局中，与办公自动化融为一体同步进行。将工程档案管理工作和信息化建设进行有机结合，确保在工作过程中能够摆脱传统管理模式的束缚和影响，积极摸索、建立一套健全的、科学的工程档案信息化管理模式。同时在工程档案信息化建设过程中应遵循规范性、安全性、效益性原则和，电子文件与同版本的纸质文件一同归档的双轨制原则。

再者，做好人才储备提高档工程档案管理人员的综合素质。工程档案信息化管理的专业性较强，若不采用具备相应专业素质的人员，易导致数据库中数据信息的混乱。档案管理人员应积极参加专业培训，在工作过程中还应定期进行综合技能的培训。熟悉和掌握档案管理的基本原理和技能，研究科学的管理方法，学习一些工程技术的专业知识，熟悉和掌握施工各阶段形成的文件材料和主要工作程序，增强现代化管理意识、市场意识、法律意识，努力促使工程档案管理工作标准化、科学化、规范化。

然后，应做好工程档案管理信息化的软硬件建设。重心应放在信息安全性建设和网络稳定性建设方面。要使档案成为一种信息资源，成为企业的无形资产，必须确保档案资料保密、完整、稳定和可利用。要达到这个目的，须从软件和硬件两方面入手。加大资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。在信息化建设过程中，需综合考虑工程档案管理部门的已有资源、要使用的硬件配置、配套软件成熟程度和部门的经济实力等综合因素，努力改善软硬件设施。采购稳定的服务器，建立安全稳定的网络体系，具备可靠充足的储存环境。软件建设方面，需聘用专业的软件设计人才，依据单位工作特点及档案信息状态进行科学规划、设计，充分考虑档案的安全性及可借閱性，另外对信息系统使用过程中出现的问题，应及时采取有效的改进措施，保证软件的实用性及功能的全面性，达到节约时间提升效率和安全性的目的。

五、结语

在新的发展时期，建筑企业要想发展必须要紧跟时代步伐，做好信息化建设工作。工程档案管理信息化建设是工程管理现代化的必由之路，是一项长期、全面而又具体的工作。它需要企业管理者给予足够的重视和资金投入，建立科学的组织机构和管理制度，组建和培养综合能力较强的人才队伍；需要参与工程建设人员的共同努力与协作；需要专业管理人员的不断进取创新，不断取得新的突破。以便更好地为工程建设增值服务，为社会服务。

参考文献：

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