关于档案库房智能化管理探索

陈娜

【摘 要】近年来，我国的档案事业取得重大的进展，不仅扩大了规模，数量和种类都有一定程度上的增加，信息量逐渐膨胀，这就会导致一个矛盾的产生，那就是传统的档案管理措施与数量日益增多的档案之间的不平衡。所以提升档案库房的智能化管理是当下应该马上采取的措施，提高档案库房的工作效率。

【关键词】档案库房；智能化；管理探索

随着社会信息化的进程加快，档案信息已然成为社会上炙手可热的资源，它会用于社会的各个方面，如果这时还只是依靠于传统的信息传递以及储存方式，显然是满足不了信息社会的需求。面对这种情况，档案管理者应该积极面对，不断学习科学知识，掌握足够的信息技术，从而为信息智能化服务。本文首先探讨一下传统信息档案管理中需要改正的问题，根据问题提出一些利用信息化建立智能化档案管理的措施，希望有利于提升档案管理的工作效率。

一、传统的档案管理工作中出现的问题

（一）档案管理意识不高

随着经济的快速发展发展，办公化技术也更加的自动化，尽管已经把档案的管理和生成提上了日程，但是目前的状态来看信息化档案普及以及与运用地还是不够广泛，还有很大一部分地区采用的是传统的纸质档案。除此之外，管理系统的运用还有待提高，相关的技术培训相对来说比较落后，这些因素都会阻挡档案库房管理工作实现信息化和现代化。

（二）档案管理不够完善

目前很多地区的档案的智能数字化管理并没建立起一个标准的制度以及体系，档案管理也不是很规范，这样就会使得档案库房管理工作的效率低下，随着网络时代的快速发展，越来越多的人们开始使用电子产品，使得纸质档案资源需求大量减少，这无疑给档案资源带来了巨大的挑战，电子产品的方便快捷等特点，这自然而然地就减少人们对纸质档案的需求使用，另一方面，是一般的档案库房的信息资源仍停留在传统阶段的模式，相反的，人们的使用方式已经发生了巨大的改变，故而对传统的资源档案信息管理做出了挑战。

（三）档案管理人员素质较低

档案管理工作人员在从事档案管理工作中，需要具备很强的责任心，能够在实践的过程当中发现问题，不断的创新，让档案管理的方法得到完善，管理工作人员应当认识到创新是计划生育政策完善的重要因素之一，能够让档案管理工作中存在的问题得到有效的解决。很多工作人员在管理档案时，都不注重电子档案的管理，导致收录的内容不完整，许多管理人员没有树立良好的档案意识，没有深刻的了解档案管理工作的价值，只是认为档案在那里做摆设。这样会使得档案管理存在很大的隐患，以至于人们不能享受到档案管理带来的价值，在档案管理工作中缺少规范性和准确性，十分不利于档案管理的长期发展。

（四）档案管理设施较为落后

目前，随着高校的不断扩大，各大高校的信息资源需求也在不断增加，这使得高校的资源工作内容更加复杂，地方高校的很多软件管理功能都不能满足档案的基本要求，无法实现资源系统化管理模式，这就需要高校拥有较好的硬件设备，但是目前大部分高校都注重利益，将硬件设施都停留在传统的阶段，没有达到现阶段网络化和对电子设备的高要求。

二、智能化档案库房管理系统的设计与探索

我们所希望建设的智能化档案库房的管理系统主要由以下几个方面组成：系统的软件以及硬件的研發、将研发成果进行施工、安装各种设备、培训管理员工等等。等到一切实行完毕，工作人员就可以通过液晶检测界面中具备的各种功能对库房、查阅室以及多功能展厅进行检测，发现哪里有问题时就及时处理，形成一套简单高效的科学化管理体系。具体操作如以下几个方面：

（一）库房中的各种系统的设置

1.档案库房设置自动消毒系统。

既然需要将自动，那智能的控制器就应该与消毒设备连接在一起，工作人员可以提前调节时间，设定不同的时间打开消毒设备的开关，并且规定好每次消毒多久，消毒完毕之后又自动关掉消毒开关，这样就能使各种病毒细菌的消灭以及空气的净化达到最佳效果。

2.档案库房动态监控。

（1）信息资源馆藏的所有档案信息，都应该实行RFID管理模式，关于档案的阅读应该实行借还模式、每天要快速盘点、按顺序摆放、档案的使用权限也应该智能化。

（2）在馆藏借阅室内安装摄像头，不间断地来回监控，并且安排工作人员在设备室内看着摄像头，同时应该保存录像以便查看。

（3）档案馆还可以办理智能的门禁卡，经常刚来这里借阅的读者或者内部的工作人员的出入情况都应该记录下来，在必要时候可利于查询。

（4）在馆内可以安装声控灯，提供一定的照明设备，以免在暗处档案得不到更好的监控。

（5）安装呼叫对讲设备，用于档案库内部呼叫对讲、公共广播、紧急情况应急指挥调度。

3.自动防火报警、灭火系统。

在诺大的藏馆里，最需要的还是各种安全防护系统。在借阅室以及机房内，都应该安装相应的安装烟感、温度探测器、手动、声光报警器，当出现火情时，防火报警主机触发声光报警，同时灭火系统自动启动灭火。

（二）馆藏档案的数字化系统

整个档案智能化管理的设计中，还应该包括具体的各类信息档案的数字化，这就涉及到相关的数字化工作所需要的机房以及相关设备。各种设备的购买以及安装一定到位，为工作提供一个良好的场地。在安装各种设备的时候，一定要按照正确的方式，为打造智能化档案库房做基础，建设一个功能齐全的多媒体档案数据库。整个项目中，最重要的就是善始善终，开始进行的时候应该从重要的、易损珍稀的以及利用率较高的档案数字化信息入手，并将其与目录实现挂接。

先从重要的档案入手，将其快速转向智能化、信息化，以免日后被遗忘。

（三）接收立档单位形成的电子档案系统

如果要建立一个区域电子档案的管理系统，那么首先应该建立在单位的立档办公自动化的基础上。而每个立档办公单位的自动化系统也应该具备电子档案的管理模块，这样才能保证单位每天移交或分享的信息档案室局是完好无损的。不同级别的档案馆中的电子档案系统都能在线或者离线接收或者检测不同数据的数字型档案，在接收到档案的时候，同时还会对档案进行检测，保证它的准确性、完整性以及安全性等。在检测完毕之后，还会对档案进行格式的转换，这就是管理系统的存储功能，当然不仅能存储，它还具备离线备份，检测以及数据恢复等功能。

三、结束语

随着信息化进程的不断加快以及信息资源的利用率越来越高，我们越来越发现将档案库房智能化有着多么大的意义，它不仅能够提高管理工作人员的工作效率，同时还节省了借阅者查找资料的时间 。因此，将档案库房的数字化建设将会是我们的主要努力方向。当然，在这一努力过程中我们将会遇到各种各样的难题和挑战，所以一定要坚定信念，不断探寻和尝试新的措施，分析形势，解决问题，推动数字化进程的发展。

参考文献：

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