大数据时代背景下档案管理研究

王开宇

【摘 要】在大数据迅速发展的背景下，档案管理对各行各业的数据提出了新的管理要求，各行各业的人士越来越意识到利用大数据进行有效管理的重要性。档案管理的发展是整个我国现代化建设的基础，其主要任务是保存社会档案信息，以备后期查阅和研究，主要工作是对原始的资料进行整理、归纳和保管。在大数据的时代背景下，每天都会产生大量的数据信息，给档案管理和档案工作者带来极大的挑战，因此，探讨大数据时代背景下的档案管理已成为一项刻不容缓的工作。

【关键词】大数据时代背景；档案管理

前言

大数据（big data），指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据时代的到来冲击着整个世界，变革着人们的生活、工作和思维方式。大数据时代的到来对档案管理工作也产生了很大的冲击和影响，是对档案部门的档案管理能力和水平的全新考验。大数据时代下档案管理模式变化的研究，有利于加强档案管理机构的职能建设，达到促进档案事业发展的目的。在传统的档案工作中，工作容量大、管理细碎繁琐已经成为影响档案事业发展的重要问题。而借助于大数据的时代背景，数字化档案管理已经成为新的工作要务。

一、大数据时代对传统档案管理产生的影响

1.促进了档案管理者管理理念的转变。

传统的档案管理工作主要是对档案的分类管理，主要集中于纸质档案，所有的档案就像是图书馆中的馆藏，按照类别进行清晰的分类，按照秘密、绝密等有层次、有主次地进行分类，便于档案的管理。而大数据时代则是主要进行档案信息的管理，不拘于纸质，主要是以数据库为主，对海量数据档案的管理必须要有极强的信息整合分析能力，对档案管理工作者要求更高，促使档案管理工作者转变管理理念。

2.促进了档案管理工作性质的转变。

在大数据时代背景下，档案管理工作从最初的以纸质档案为主已经转变为以数据档案为主，而在大数据时代背景下，档案管理工作不再是单纯的对档案信息进行保存與掌握，更需要档案管理者对海量的信息进行专业化分析提炼，从大量的信息中挖掘出更具有价值的信息数据。因此，大数据背景下档案管理工作性质也发生了质的转变，如何提高档案管理工作效率与科学性也成为档案管理工作者思考的重要问题。

3.促进了档案管理工作者专业技能的提高。

大数据时代的来临对于档案管理工作的要求已经不再是对档案简单地进行分类整理，为了更好地为社会服务，档案信息具有开放性与多元性的特点，档案信息也更多地被调阅，这是新时期的必然趋势。比如档案管理中对相关的信息进行分析处理等，这对档案管理工作人员提出了新的要求，档案管理工作者必须要掌握更多的专业技能，转变管理理念，从而更好地为档案管理工作服务，为社会服务。

二、大数据背景下档案管理中出现的劣势问题

1.信息化档案管理的理念缺失。

从传统档案管理转向数字化档案管理阶段，不但需要耗费人力、财力、物力，还要进行一系列的创新发展和过度适应。面对这种情况，很多档案部门复杂人都忽视了数字化档案确立的重要性，导致信息化档案管理发展迟缓、缺乏一个长远的规划，在管理模式上依然故步自封，保持陈旧、落后的档案规模，在很大程度上影响了档案信息化建设的开展。

2.档案信息管理的安全性不足。

在看到网络便捷的同时，在大数据的影响下，档案信息管理的技术也出现了安全性差、后续维护难、系统设置不合理的问题。尤其是档案管理的安全性，对于涉及一下机密信息、重要资源的档案，管理人员需要进行多项加密，但是，由于工作人员操作失误、设备故障、网络病毒、黑客攻击等情况，档案管理很有可以遭到冲击。档案信息管理的安全性存在漏洞。

3.管理人员的综合素质有待提升。

以中职学校档案管理为例，很多档案管理者都是教师转职而来的。因此，他们缺乏专业的档案管理理念。同时，因为科研经费的限制，档案管理人员也只能做一些文件归档等基础性开发，无法具备数字化档案科研的相关业务水平。再加上，档案信息化建设的投入高、回报慢，因此在资料的搜集和整理上，难以加深对档案工作的开发和利用。

三、大数据时代背景下提高档案管理价值的建议

1.提高档案管理工作人员的工作效率。

档案管理工作价值的提高离不开档案管理人员素质的提高，因此提高档案工作者的素质是促进档案管理价值提高的重要方法。因此，在大数据时代背景下，档案管理的方式与档案管理人员管理理念也发生了变化，这对档案管理人员提出了新的要求，必须要有较高的从业素质，能够满足大数据要求，高效完成好档案管理工作。大数据时代的档案管理已经不再是人力进行手工管理，从业人员必须要有新的工作理念。而目前我国高校教育也开设了档案管理专业，培养专业的档案管理工作者。因此，档案馆选拔档案管理工作者时需要设置门槛，让专业的管理者提高整体档案管理工作者的从业素质，能够在新时代背景要求下，以正常的心态积极面对大数据时代的挑战。

2.提高档案管理的技术水平。

大数据时代背景下，在进行档案管理过程中，档案馆可以与大型的数据公司合作，让档案管理者能够在工作中利用数据技术进行档案管理，必须要有效地结合数据管理技术与先进的管理方式，最终提高档案管理的价值，将数据与管理工作有效地结合是思想的革新，与研发公司合作，研发出符合档案馆管理工作实际的技术。在大数据时代的背景下，计算机并不能单一而完全地进行数据管理工作，必须要在工作过程中结合云计算技术与存储技术。而对于档案管理工作还需要多方共同努力，创新档案管理方式，提高管理效率。

3.建立健全档案管理工作的监督管理制度。

大数据为档案管理工作带来了便利，但是也为档案管理带来了新的挑战，在大数据时代的背景下，数据信息越来越开放，人们可以利用信息进行交流。但是，在交流的过程中也让信息更加分散，降低了数据的安全性。因此，必须要建立健全档案管理的监督管理制度。档案管理人员必须要将信息更好地保护，保证档案的安全。同时，政府也需要促进信息现代化建设，提高信息的安全性。

四、结语

综上所述，在大数据背景下，档案管理工作迎来了转机，也面临着挑战。为了进一步发挥档案管理工作的现实作用，广大档案工作人员要立足自身工作特性，进行创新性和发展式的数据融合，促使档案工作沿着社会化、科学化、人性化、服务化、多元化的方向发展。在提高档案管理工作效率的同时，进一步促进档案工作的全面发展。

参考文献：

[1]李菁.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].人才资源发，2016（12）：173.

[2]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016（05）：79.

[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（06）：48-50.endprint