企业电商采购系统的研究与实施

程曦

摘要

随着B2B、B2C等电子商务模式的大放异彩和大数据力量的日趋显现，采购与互联网的结合日益紧密，现有的采购模式在采购效率和人力资源等方面都难以适应内外部环境的变化要求，电商采购正成为企业采购的一大趋势本文对上海移动企业电商采购系统的方案及实施进行了深入研究，从系统架构、应用功能、接口技术、安全技术等方面着重阐述了企业电商采购系统关键技术的实施方案。上海移动通过企业电商采购系统的建设，从职责、信息和服务三个方面进行了创新，对创新采购模式进行了有益的尝试，效果显著。2014年7月，上海移动在中国移动全集团率先开始筹划电商化采购，并在全集团内第一个建成了从产品选购到付款报账全流程电子化、可视化、无信息断点的企业电商采购系统。

【关键词】上海移动 互联网 供应链系统 电商采购系统 DMZ SOA ESB

1 项目概述

随着国家“互联网+”行动计划的实施，互联网与社会发展各领域深度融合，企业供应链与互联网的关系日益紧密，供应链在信息数据获取与分析、需求感知与管理方面变得越来越重要。互联网时代亦使通信行业的竞争日益激烈，产品周期明显变短，对供应链的效率也提出了更高的要求。中国移动集团公司非常注重供应链的管理，提出了进一步提高采购集中度，力争实现一、二级采购集中度100%的目标。为应对内外部发展的需求和挑战，充分利用互联网思维，打造集中可控的价值采购管理体系，探索企业电商采购系统的建设，创新采购模式应用是上海移动需要研究和探索的新课题。

上海移动根据中国移动集团公司采购管理要求，持续优化采购流程，不断提升采购集中度，较好地支撑了公司的运营发展。随着公司业务发展和管理的深入，现有的采购模式对采购效率和人力资源都带来了较大的压力，2014年7月，上海移动打破常规，对企业电商采购系统的建设开启了探索之路，首先将矛盾最为突出的综合物资采购作为企业电商采购的试点，希望为今后其他物资的产品化管理提供经验。

综合物资具有采购金额小、规格种类多、价格变化快、采购频次高的特点，在采购效率和和人力资源方面都存在着较大的问题。2014年综合物资的采购金额占采购总金额的占比不到1%，物料编码却超过2000条;订单数量约2300条，而订单总金额只占到全年总采购金额的0.2%;产品更新换代快，询价麻烦，需要安排2-3位同志负责这项工作，投入产出比低。供应链系统与其他相关系统接口未完全打通，流程断点多、线下环节多，纸质单据多，采购效率难以提升。因此需要借助互联网电商渠道，建立企业电商采购系统，简化采购流程，使管理成本最小化。

2 企业电商采购系统的研究思路与建设目标

2.1 研究思路

企业的电商采购模式主要有直接利用电商平台或自建IT系统并对接电商平台两种。为提高采购效率和管理可控性，上海移动考虑将企业内部的供应链系统与第三方电商系统进行对接，本期项目第三方电商系统选择了1号店。在供应链系统上进行电商化改造，使得产品以货架方式展示给采购和审批人员，实现采购物资的在线选购、订单生成、自动下单和信息反馈。

2.2 建设目标

通过企业电商采购系统的建设，上海移动旨在从职责、信息和服务三个方面进行创新，提升供应链价值，助力公司发展。

2.2.1 职责方面

围绕电商采购特点创新管理手段，通过采购与执行分离实现合理分工，提升采购效率。

（1）通过采购管理与采购操作分离，使得采购部门和需求部门分工更合理，减少需求的反复沟通确认，大幅降低采购工作量提升采购效率，实现降本增效。

（2）通过设定合理规则，有效规范采购行为，降低采购风险。

2.2.2 信息方面

“三流合一”集中管控，消除流程断点，打破信息孤岛，实现全流程线上操作。

（1）通过电商平台打通内部多个系统接口消除信息孤岛，将供应链活动相关的各种信息整合，实现物流、资金流和信息流“三流合一”的集中管控，有效提升采购效率。

（2）以需求为导向对原有流程进行重组优化，降低采购流程的复杂性，实现端到端全流程线上处理。

2.2.3 服务方面

全程可视化操作，货架式选购方便快捷，实现内部用户体验的全面升级。

（1）从商品选购下单到收货确认全程可视化操作，商品信息、配送信息一目了然，提升用户体验。

（2）通过购物车模式，实现一键下单，自动分单，提升订单处理效率。

3 企业业电商采购系统的关键技术实施方案

3.1 系统架构

因为需要公网的系统进行接口互联，所以在上海移动办公网的DMZ区放置2台电商采购的应用服务器与外部互联网以防火墙隔开。内网放置两台应用服务器用于部署后台统计等内部应用。电商采购系统的数据库放置在内网，与电商采购的应用服务器以防火墙隔开，只开放应用服务器到数据库的指定端口的网络连接。

电商采購系统与办公域其它系统不直接连接进行数据传输，与MIS系统、预算系统通过SOA接口平台进行数据交互;与ESB系统进行数据交互，获取员工账号和部门等组织信息，通过ESB发送短信。

电商采购系统与OA门户系统进行直连，用于系统的单点登录集成。

电商采购系统和第三方电商系统以系统底层的接口形式互联，而不提供页面访问。在网络层开通与第三方电商系统的指定IP的指定端口的互联互通，以提高网络安全。电商采购系统的应用服务器部署在DMZ区，和内网以防火墙隔开，与内容系统仅开通指定IP的指定端口号的访问，以保障网络安全。

3.2 应用功能

上海移动企业电商采购系统功能模块主要包含产品库管理、产品选择和下单、第三方电商平台交互3部分。

3.2.1 产品库管理

上海移动采购部管理员向1号店提出的产品需求，产品信息由1号店通过系统接口批量推送给上海移动企业电商采购系统，上海移动采购部管理员在电商采购系统进行产品信息的审核筛选、补充信息（包括：产品编码、物料编码、行类型等）、维护价格，以及产品上架。产品库管理采用“超市货架化”管理页面，管理员可以通过产品名称或产品编码查询产品信息，也可以通过产品目录检索产品信息。

3.2.2 产品申购和下单

在上海移动电商采购系统中采购员先选购商品，然后创建订单，提交给上级领导审批。本部门领导审批通过之后，订单即通过接口发往1号店系统;领导审批不通过，则订单退回订单的起草人。起草人可以撤销订单，或修改后重新提交订单。物资的申购采用“超市化”方式含目录树结构、组合筛选和物品简介三个部分。用户可在虚拟货架上进行挑选，并将需要的产品加入购物车，然后生成订单。

3.2.3 第三方电商平台交互

上海移动的电商采购系统通过与1号店的系统接口，与其进行系统交互，实现订单的状态更新和物流跟踪。

3.3 接口技术

3.3.1 标准第三方电商接口

本系统建设时，定义标准的第三方电商接口，用于实现与第三方的各类数据交互。接入上海移动的第三方，需要在其系统中按照上海移动的接口规范实现相应的业务逻辑。

3.3.2 SOA接口

电商采购系统与MIS系统、预算系统的数据交换通过SOA接口平台进行。接口规范由《SOA接口平台规范》定义。

3.3.3 ESB系统接口

公司人员信息、部门信息和人员与部门的组织数据同步接口以及通知、告警下发短信使用ESB接口，接口规范由《ESB接口规范》定义。

3.4 安全技术

3.4.1 IP限制

在应用服务器内对1号店访问的服务器IP进行绑定，其他的服务器访问均为非法访问，直接进行过滤，防止信息泄露。

3.4.2 设计上考虑最小化返回数据

为避免信息的泄露和被截取，在系统接口上采取最小化化数据的设计规则。电商采购系统在与1号店的双向数据交互中，根据每次接口调用所要满足的业务要求和功能要求，在传输的信息中只包含本次交互目的所需的必要和相关的信息，与本次交互无关的非必要信息不传输。在返回信息时，只返回接收方能够完成业务处理、逻辑判断所需的必要信息，无关信息也不传输。

3.4.3 内外网分离部署

由于电商采购系统需要与外部公网进行交互，所以在系统部署上采取内外网分离部署，以提高安全性。即系统应用程序部署在上海移动网络DMZ区，而系统的数据库部署在上海移动内网。首先，DMZ区与互联网通过防火墙来保护，只开通与互联网的指定IP和端口的访问，屏蔽与其它IP的连接，提高DMZ与公网之间的安全性。其次，应用程序与数据库之间以防火墙隔开，只开通应用程序到数据库的指定IP和端口，屏蔽其它DMZ到内网的访问，提高DMZ区到内网的安全性。另外，电商采购系统与其它系统的数据交互通过SOA接口平台连接，确保DMZ区的应用与内网的其它业务系统分离。

3.4.4 通过第三方工具实现页面防篡改

通过第三方工具【iguard系统】防止网页被篡改。防篡改防护流程如下：

（1）指定需要监控的Web站点目录。

（2）防篡改监控程序取得网页或脚本内容并计算其数字水印，完成合法化过程。

（3）防篡改监控程序通过与安全数据库中的数字水印相比对。

（4）如果水印比对失败即表明当前网页己被篡改，系统将实时告知防篡改服务器并记录报警信息。

3.4.5 日志记录

记录各类业务中客户的各阶段操作行为，确保客户行为的可追溯与可审计，并由网站运营部门进行定期的审计分析，从而发现业务安全漏洞，确保业务的合理性。

3.4.6 通信安全

确保外部电商与企业内部电商采购平台通信的完整性与机密性。在双向接口的信息传输中，对传输的信息字段采取BASE64和DES编码和加密。通过BASE64和DES编码和加密可以有效的防止信息传递过程中被截取，也无法被篡改，只有知晓加密串的外部电商与内部电商采购平台才能正确解析传输的内容。

4 项目总结与展望

4.1 项目成果

4.1.1 合理分工和设置规则，提升采购效率

实行电商采购后，各使用部门自行下单，采购物流部负责采购目录维护、供应商寻源、产品价格管理等工作，不再负责具体的订单工作。

4.1.2 打通系统间接口，全流程线上操作

通过电商系统的建设，推动了MIS系统等周边系统的数据完善。通过打通系统间的接口，消除流程断点，除了物流配送外，实现端到端全流程线上操作

4.1.3 优化流程，提升采购效率

（1）利用第三方电商物流直接送至需求单位，配送时间短，无需占用上海移动仓储资源，也无需仓库进行二次配送。

（2）借鉴电子商务经验，建立在线收货确认流程，通过自动收货和延迟收货机制，推动收货确认人及时处理，提高收货及时性。

（3）通过系统对接实现供应商自动报账、自动核对，极大地减少了人员对账工作量，同时提高了准确性

4.1.4 货架式选购，全程可视化操作

从商品选购下单到收货确认全程可视化操作，大大提升了使用部门的用户体验。

（1）电商采购平台提供图形化操作界面，展示商品名称、对应的图片、单价、厂商和技术参数、功能介绍等详细信息，需求部门可以直观、方便地进行选择。

（2）需求部门在采购下单时不再需要填写行类型、物料编码、合同大小类、物资类型、采购说明等二十余项信息，只需选择账户别名、预算信息、收货人即可。

4.1.5 自动化分单，操作方便快捷

从使用者角度出发，建立购物车模式。下单人员在将产品加入购物车时无需根据行类型、集采类型、是否可抵扣等的不同进行分单操作，只需根据需要将产品加入购物车，系统自动根据行类型、集采类型、是否可抵扣的不同进行分单。然后，下单人员选中一个购物车项，增加必要的预算、账户和收货人信息，即可生成正式采购订单。

4.2 主要成效

上海移动使用电商采购系统后，取得显著成效：

4.2.1 采购周期显著缩减

需求单位直接下单，即用即领，订单完成时间从3-4周缩短为1周。

4.2.2 工作效率明显提升

需求单位直接在平台选购下单，收库报账从人工核对转变为线上审核，原先2-3天的工作现在只需10分钟，工作人员由3人减为1人。

4.2.3 采购标准化有效改善

商品圖形化展示提高了采购准确性，同时产品库的应用提高采购标准化，综合类物资的品类从近900种下降到400多种。

4.2.4 采购规范性进一步提高

所有商品信息和价格公开透明，流程清晰，实现了采购计划与部门预算协同，降低财务风险，提高采购规范性。

4.2.5 促进绿色环保

全程无纸化运作，日常管理中无需使用纸质的采购单、收库单等单据，每年大约可减少使用A4纸张约4万张。

4.3 后期展望

上海移动在中国移动全集团率先开始筹划电商化采购，并在全集团内第一个建成了从产品选购到付款报账全流程电子化、可视化、无信息断点的企业电商采购系统。本项目获得上海移动管理创新一等奖。本项目的电商化采购模式和相关的管理制度能够方便快捷地移植，也可以给其他企业借鉴。后续上海移动将扩大电商采购的范围，提高产品化采购能力，推进企业电商化的供应链创新运营模式，不断提升供应链价值，助力公司发展。

参考文献

[1]中国移动通信集团上海有限公司2015电商采购项目建议书，2015.