《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

7.3.4文件归档要求

文件归档时，对归档文件的质量和数量都有一定的要求。

7.3.4.1企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档贲任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

企业各职能部门、项目承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时，应注意履行有关档案工作职责：首先，应注意文件材料的形成;第二，应注意文件材料的收集和积累;第三，应按单位确定的文件整理办法进行预整理;第四，应注意将预整理后的文件材料及时移交归档。

7.3.4.2归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。

归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等，如是复写纸或热敏纸，应复印后一并保存;完整、准确、系统是保证档案质量的关键。不完整、不准确、不系统的档案，其价值不仅会大打折扣，而且在许多情况下，会影响其依据凭证作用的发挥，有时甚至会起相反的作用，给工作造成损失。所以，归档文件必须高度重视完整性、准确性和系统性;由于使用久远导致设备老化等原因，会造成打印机、复印机、扫描仪等设备形成的文件质量下降，不利于文件材料的长久保存，为此，采用打印机、复印机、扫描仪等设备形成的图文字迹应符合设备标称的质量要求。

7.3.4.3归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

档案有两个基本作用，即依据凭证作用和参考借鉴作用。一般情况下，文件原件既具备依据凭证作用，也具备参考借鉴作用，而非原件文件只具备参考借鉴作用，而往往不具备依据凭证作用，因此，归档文件应为原件。在实际工作中，由于各种原因而没有文件原件，在这种特殊情况下，应考虑采取一定的方法，将具有凭证作用的复制件归档，同时标明原件的去向。

7.3.4.4非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

为便于保管和利用，音像、电子等载体形态的文件应与其文字说明一并归档;外文（或少数民族文字）材料若有译文的，应一并归档，无译文的材料至少应译出标题和目录后归档。

7.3.4.5歸档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

原则上，材料归档在数量方面的要求是一式一份，特殊情况下，可以适当增加份数，以确保归档文件材料不因频繁借用等原因而导致损毁。为此，立档单位可根据本单位实际情况（重要的、利用频繁的和有专门需要的），确定需要增加份数的文件材料的范围。

7.3.4.6两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

当两个以上单位合作完成某个项目或活动时，文件材料的形成单位并不是唯一的，相关单位应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.3.4.7文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

各立档单位应重视文件材料的归档程序，即文件材料归档时，文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》，，重要项目文件归档时，应由项目管理部门就项目概况、项目档案管理情况等方面编写归档说明，并经项目负责人审核签字。交接双方根据《档案交接登记表》进行清点，核对无误后，在《档案交接登记表》上签字，交接双方各保留一份。

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