人社局工作人员如何加强管理流动人员档案工作

余静

摘 要：近几年来，社会各个领域的人才缺口越来越大，人口迁移的速度也越来越快，这对传统的流动人员的档案管理工作提出了新的挑战。因此，相关部门有必要根据实际情况对流动人员的档案管理进行创新和完善，促进人事管理工作的发展。基于此，本文主要对流动人员人事档案工作所取得的成绩和存在的问题进行论述，并提出了相应改进意见以期促进相关工作的顺利开展。

关键词：人社局;加强管理;流动人员;档案管理

一、流动人员人事档案管理工作取得的成绩

（一）管理体制基本健全， 机构设置比较合理

我国对于流动人员档案管理工作遵从的原则是分级负责制，在中央组织部和人事部统一领导下对流动人员的人事档案进行管理。各地方县级以上都设有专门的机构来开展相关工作，行政区划不同名称也不同。但是一般来讲，这些机构的名称大同小异，有的叫做人才交流中心人事档案部，有的叫做人才档案中心人事档案管理处。我国政府在九十年代就颁布了一项关于流动人员档案的管理规定，其明文规定了只有县级以上相关部门才能对流动人员的档案进行管理，不允许其他部门、单位和个人保管流动人员的档案。

（二）接收数量较多， 管理范围较明确

各级档案管理部门接收的档案数量多达几万份甚至几十万份，例如湖北省的档案管理机构在一年时间里就已经收到了7万份，国际化大都市北京、上海收到了超过四十万份的流动人口档案，且还会随着时间的推移依次递增。尽管档案管理部门接收的档案数量较多但是各级部门的管理范围还是比较明确的，因为其都是按照我国政府部门颁布的相关文件对流动人员人事档案的范围进行了明确的界定：（1）因故辞职或者被辞退的国家机关工作人员;（2）曾经就职于私人企业的专业技术人员;（3）正在待业的大中专应届毕业生;（4）在外留学的留学生;（5）外国企业在我国的代表;（6）乡镇企业、外商企业的工作人员以及无工作单位的人员;（7）其他性质的流动人员人事档案。

（三）促进人才流动，完善了配套服务

现阶段，各级档案管理部门积极发挥流动人员人事档案的作用，与人才服务中心合作共同配合人才流动，提供了配套的专业服务。上海市人才服务中心利用先进的计算机信息系统开发研制了一款人事档案信息管理软件，使流动人员档案查询工作更加方便快捷。该软件不仅能够帮助流动人员寻找合适的岗位，对于用人单位来讲也具有很大的作用，使其能够直接获取待业人员的学历信息、诚信记录、家庭情况等各个方面的详细信息。

二、流动人员人事档案管理中存在的主要问题

（一）忽略对档案的开发利用

虽然我国流动人员的档案管理工作已经取得了一些成绩但是仍存在不少档案管理机构固守传统管理办法，只注重档案的接收保管而忽视了开发利用，使人事档案本身的作用无法得到充分发挥。现实生活中，一些私人企业和小微企业不查阅或者根本就已经完全忽略了档案查阅工作的现象越来越严重。根据相关部门调查研究发现，私有制企业的高级人才在总体中所占的比例越来越大早已经远远超过了国有控股的企业，但是由于他们忽略了对人才档案的查阅和管理，导致一些技术人员伪造学历、专业证书、技术成果以及等级职称等现象频繁发生。

（二）没有认真执行相关管理规定

虽然我国政府部门已经颁布了关于流动人员人事关系档案管理的办法和规定，但是这并不意味着相关部门和单位将严格按照管理规定认真执行，所以社会上就会出现一些多头管理或者由一些中介机构代为管理的不良现象。每年待业的大中专应届毕业生都会作为流动人员档案管理过程中的主要对象，毕业生就业指导机构、安置劳动就业机构争先抢后的对其进行人事档案管理，还有一些企事业单位因职员的工作性质特殊特地成立了人事档案管理部门等等。从本质上来看，这些被单位和个人控制的档案是无法向社会流通的，已经失去了其本身的价值。

（三）档案与人员流向脱节

由于相关制度和管理工作的漏洞，可能会存在流动人员的档案与其具体的流动状态严重脱节，无法恰当的衔接起来。另外，我们国家一些地区为了吸引人才实行三不政策，其中一项就包括流动性质的干部人员如果不带自己的流动档案可以照常接收，薪酬奖金与本地职员不存在任何差别，这一定程度上造成了职员在辞职时不带档案的现象发生，而新入职的公司缺少相关的档案，出现人档分离现象，相关部门应当高度重视起这一問题，争取制定切实有效的政策来保证二者的统一。

（四）档案管理方法不够规范

流动人员档案数量多、范围广、内部结构也比较复杂，通常情况下同一种类型的档案就有多种职业性质，比如在现实生活中的教师、科技人员、国家公务员等都属于同一档案类型。社会职业类型多种多样，档案内容也存在差异性，如果相关的管理人员按照原有的结构进行管理很容易造成查阅困难等一系列问题发生。流动人员的档案转递制度上的漏洞耽误单位之间的移交，一定程度上也会导致档案遗失或者被他人涂改等情况，使档案资料失去了真实性和科学性，对于用人企业来讲也不再具有任何参考价值。

三、加强流动人员人事档案管理的相关对策

（一）加强执行现有规章制度的力度

就人社局的工作人员来讲，应当加强对流动人员档案管理制度的宣传力度，让用人单位和个人充分发挥档案自身的作用，认识到各级人才档案就是一个全能的信息库，同时能够通过这个信息库进行人员信息的输入和输出等功能。此外，通过对宣传工作能够帮助流动人员切身体会到只有将自己的人事档案交给国家规定的专门管理机构才是正确的决定，才能享受正当的待遇，流动人员应当对自身的档案资料进行维护，注意及时补充自身的相关资料。只有加强流动人员的档案管理制度重要性的宣传工作才能够真正改变各主体对这项工作的认识，才能够促进流动人员档案管理的高效开展。

（二）明确流动人员人事档案目标管理方向

法制化、科学化和规范化是目前流动人员人事档案工作的目标管理方向。档案管理人员要想提高工作效率就需要对自身的工作有所规划，按照国家颁布的相关法律法规开展工作，重视每一个环节的规范程度，对部门内的流动人员档案及时归档整理并充分利用计算机信息系统只做出相应的分类表格以便日后的查找翻阅。流动人员的档案管理者在实际工作的过程中应当明确流动人员人事档案目标的管理方向，不可盲目进行档案管理工作，否则将适得其反。

（三）加强流动干部档案与干部流向的基本同步发展

为了使相关企业的流动干部充分发挥自身的价值，应当做到流动干部档案和干部的流向保持统一。要想达到这一目标就需要建立健全的档案审查制度，这样就会使企业掌握入职干部的基本信息，避免出现人档分离的现象。我们要想使该制度在执行的过程中更加顺利，就需要人事部门要根据人才流动的具体情况严格看管流动人员的档案，保持干部和档案两者的同步发展。

（四）为建立与完善人才诚信机制提供优质服务

社会上普遍存在一种奇怪的现象：企业中高层离职时，其一大批下属也会跟着离开原有企业;一些高级技术人员在合同到期时也会找到新的下家投奔新主;大中专毕业生对学科成绩和各类专业证书进行造假。所以，作为档案管理部门来讲，一定要严格把守流动人员档案的进出关口，相关管理人员还应当及时建立人才诚信档案信息系统，最大程度上促进人事档案的管理，为完善人才诚信机制提供优质服务。

（五）建立流动人员人事档案社会化管理服务新模式

人事代理机构的存在一定程度上使流动职工的工作核算、合同签证、社会保险和职称申报评审等工作从企事业单位的人事管理部门中独立存在，所以我们可以认为目前开展的人事代理业务中有很多业务与流动人员人事档案管理工作具有密切的联系，这为建立流动人员人事档案社会化管理服务新模式提供了契机。社会化管理服务新模式能够在坚持统一管理原则和科学管理方法的基础上实现对同一流动区域的流动人员进行集中管理，有利于人事档案归档工作的开展， 有利于实行流动人员档案规范化管理。

（六）努力实行现代化管理手段与技术

社会在不断发展和进步，新型信息科技成果也被广泛应用在各行各业中，所以流动人员的档案管理工作也应该将现代化管理手段和技术应用到具体的工作中。具体来讲，流动人员人事档案管理部门必须引进一些现代化科技成果利用计算机信息系统建立起流动人员人事档案信息库， 同时实行光盘存储管理和系统保护，并且及时进行信息更新和完善。

（七）结合流动人员人事档案管理工作的特点

众所周知，我国是一个人口大国，拥有众多劳动力但是人才资源却比较短缺，甚至还存在人才浪费等现象。在流动人员的大军中，一批学历高、技能强，但是却无法实现对口就业，这是流动人员档案管理者需要面对的一项重要问题。结合流动人员的人事档案管理工作的特点来进行人才开发，实现人才的优化配置，从而最大限度的挖掘自身潜能，实现自身价值。

（八）提高流动人员人事档案管理人员的能力

作為一名合格的档案管理人员应当做到以下几点：（1）提高自身的政治觉悟。该项工作政策性较强，我们有必要掌握政府在人才和人事方面颁布的一系列政策法规。（2）提高专业素质和信息素质，根据实际情况对流动人员人事档案管理的基本原理和方法全面掌握。（3） 顺应时代发展潮流。目前，社会处于数据化、网络化的大趋势，流动人员人事档案管理人员只有掌握现代信息技术方法，做好电子文件、光盘等新型人事档案的管理工作， 才能更好地服务于社会。

四、结语

综上所述，随着社会的发展，流动人员的档案管理工作虽然已经取得了一些进步但是仍然存在一些问题需要完善。本篇文章站在人社局工作人员的角度对如何加强流动人员的档案工作进行详细探讨，希望能够促进人才的合理流动。

参考文献：

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