数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径

何庆

摘要 数字化信息化技术的发展，也推动了档案管理信息化建设的进程，高校档案管理信息化建设，顺应了时代发展的需求，优化高校档案管理的模式，提高档案管理的工作效率。本文探讨了数字化时代推动高校档案管理信息化建设应遵循的原则及路径，以推动高校档案管理信息化建设。

【关键词】数字化 高校档案管理 信息化建设路径

传统的档案管理方式，为高校档案管理工作带来了很大压力，也不能满足高校档案管理的需求。在数字化时代下，高校档案信息化建设，能够满足高校多样化的档案管理需求，提高档案管理工作的效率，推动高校档案管理进一步完善和发展，实现高校档案信息化、网络化、数字化。

1 数字化时代推动高校档案管理信息化建设的原则

1.1 可行性原则

高校档案管理信息化的建设，应该遵循可行性的原则，充分地考虑高校具体的人力、物力、财力方面的实际情况，以及高校数字化档案管理建设的需求。对高校内部档案资源进行全面的分析，制定可行性的方案，优化传统的档案管理方式，建立信息化、数字化的档案管理方法。结合高校档案数字化技术，与人才队伍的能力、相应的硬件设备、数字化投入的经费，遵循可行性的原则，推动高校档案管理信息化建设。

1.2 安全性原则

高校档案管理信息化建设要遵循安全性的原则，保障高校档案资源的安全，对各项信息化技术、数字化技术的应用，应该首先考虑到安全性的原则，是否具有相应的技术来保障档案管理的安全性，防止高校档案资源被窃取、泄露、遭到破坏。加强高校重要档案资源的保密工作，采用数字加密技术，保证档案资源的安全性，建立档案资源备份，限制档案资源的使用范围。

1.3 科学性原则

高校档案信息化建设还应该遵循科学性的原则，采用先进的信息化技术，保护高校已有的珍贵的档案资源，建立先进的档案管理设施，并不能遗忘高校珍贵的文化财富，对于之前传统的档案资源，应该进行充分的保护和管理，将宝贵的档案资源用信息化设备转化成电子资源。高校档案管理信息化建设，遵循科学性的原则，明确高校信息化范围，全面的筛选高校原有馆藏档案，针对馆藏特色档案，进行相对应的信息化建设。

2 高校档案管理信息化建设的路径

2.1 利用数字化技术更新高校档案信息化建设的主要内容

在数字化时代的推动下，高校档案管理的信息化建设的主要内容包括，利用数字化信息技术将传统的纸质答案进行扫描、录入，转化成电子档案，并纳入高校的答案管理系统之中。利用扫描仪、计算机等先进的数字化设备，实现高校档案的数字化、网络化管理。可以将各种纸质档案、语音图像资料转换成电子档案，进行统一的管理、存储。对于这些电子档案还要进行一体化的管理，利用先进的管理软件，对各种电子文件进行归档、整理。对高校档案资源在录入、存储、搜索、传递等每个环节加强管理，提高高校档案资源管理的效率。此外还应该利用数字化的设备和技术，实现高校档案资源的共享，利用互联网技术，对高校档案的资源进行共享，同时还应该利用网络安全保护技术，保护高校档案资源的安全性，实现高校档案资源在互联网中快速传递、安全共享。

2.2 利用数字化技术发展电子文件资源、网络资源

在数字化时代的推動下，高校档案信息化建设应该以纸质档案为基础，以电子文件资源作为档案资源的补充，利用信息化技术，大力的发展电子文件资源。传统的纸质档案会占据比较大的空间，增加库房的压力，不易存储、管理和保管。但是由于纸质档案的法律效力、安全保密等因素，纸质档案仍是高校档案信息资源中的主要途径。但是在数字化时代的推动下，高校档案管理也应该大力的发展电子文件资源作为纸质档案资源的补充。电子文件是利用数字化的技术、利用代码在电子设备中进行存储、利用，非常方便、快捷，便于录入、归档、管理、搜索，能够提高高校档案管理的工作效率。同时还能够利用网络技术，在互联网中进行传播和共享。此外，还应该利用数字化技术，加快发展网络资源。信息资源除了传统的纸质资源和新兴的电子资源之外，还包括网络资源。网络中蕴含着巨大的信息量和丰富的资源，高校可以利用互联网中大量丰富的资源，优化档案资源，实现馆藏档案资源的社会化和特色化，实现高校档案资源的现代化与电子化。

2.3 制定规范的管理标准

为了使高校档案工作正常高效的运转，必须要制定规范化、标准化、科学化的管理标准，高校档案管理工作的每一个环节，都需要有规范的管理制度来保障。因此高校应该建立规范化的管理制度和标准，并且应该根据时代的变化和学校具体情况的变化，及时的更新优化档案信息管理的标准和制度。保证档案管理工作的每一个环节和部门，都能够协调合作、有序进行，确保档案工作的各个环节都能够有标准可依。同时高校档案管理机构还应该加强信息化校务建设体系，满足使用者多样化的需求，保证档案资源的全面性、丰富性。

2.4 加强高校档案安全管理

高校档案管理信息化建设的同时，应该注重加强高校档案的安全管理，高校的档案对于学校来说具有重要的作用，因此，一定要加强高校档案的安全管理工作。虽然网络技术信息化技术非常发达，但是网络中存在着许多病毒，时刻威胁着高校档案信息的安全。高校应该建立健全的档案信息安全管理体系，保障高校档案信息和网络的安全性，档案资源在录入、存储、管理、传递的过程中，容易受到网络病毒的攻击。在这些环节应该加强高校档案信息的安全管理，定期的修复网络系统的漏洞，避免出现高校档案信息被窃取的现象。做好档案人员安全管理的培训工作，使档案人员具备相应的安全操作知识和技能，避免出现高校档案资源由于人为操作而被破坏的情况，增强高校档案信息管理的安全性。

3 结束语

高校档案信息化建设，首先应该利用数字化技术明确高校档案信息化建设的主要内容，利用数字化技术发展电子文件资源和网络资源，制定规范的管理标准，保障高校档案管理工作有序进行，同时还应该加强高校档案的安全管理，增强高校档案信息管理的安全性。

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