信息化时代企业档案馆（室）的功能拓展

王巍

档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革和发展的轨迹。档案管理在企业管理中具有不可替代的作用。同时是企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。在以网络通信技术和计算机技术飞速发展为标志的信息社会，信息管理领域正在发生深刻的变革。随着新技术、新方法、新理念在企业档案管理工作中的运用，企业档案馆（室）的传统功能也正在发生相应的变革。

一、信息时代背景下企业档案馆（室）传统功能的拓展

1.企业档案的收集范围进一步扩大，载体进一步丰富。长期以来，企业档案馆（室）的收集对象主要以纸质档案为主。而在信息时代背景下，企业档案收集的范围和载体都有了明显变化。目前，各地企业档案部门纷纷采取各种措施，通过各种渠道，加大企业档案收集力度，扩大收集范围，进一步丰富馆藏。档案门类、结构逐步向合理化发展。照片档案、实物档案、电子档案、声像档案、印章档案等在收集中的比例逐步扩大。随着计算机网络信息技术的出现，各地企业档案馆（室）陆续建立起门户网站，有助于形成良好的企业档案管理环境，提高了企业档案馆（室）为企业生产、建设、管理服务的能力。企业档案馆（室）存储信息的载体也发生了深刻的变化，纸质档案一统天下的格局已被磁盘、光盘、缩微胶片等高科技的档案载体所打破。随着档案事业的发展，人们对档案工作已有所认识，纸张档案的收集逐步走向正规，收、交双方都形成井然秩序。而新型的档案材料（照片、光盘、磁盘、录像、录音、可移动存储设备等），种类很多，收集时注意选择良好的，从安全保管的角度，挑选质量稳定的、可靠的“产品”。档案人员须在这方面具有一定的常识，最好是既能操作，又能管理，才能做好收集工作。

2.企业档案的保管方法进一步提高。企业电子档案的保管、维护与传统的方式截然不同，其数字化特性决定了保管的复杂性和安全维护的难度。不同载体档案的保管方法有许多相同的方面，防火、防光、防尘、防虫、防潮、防盗是它们的共性。各种载体的档案材料都易燃，库房一定要有防火措施，库房内严禁烟火，不得铺设没有防静电功能的地毯。库房内电源、电线要经常检查，库房附近不得堆放易燃品。要有防光措施，特别是纸张档案，太阳光中的紫外线尤为强烈，可使纸张强度降低，字迹退色。库房不要设在潮湿的地下室，也不要设在楼房最顶层。要保持库房内清洁，防止灰尘污染。要保持库房内适宜的温度、湿度，库内应配备温、湿度测定仪和温湿度调节装置。

3.企业档案的服务功能进一步加强。网络时代的企业档案信息服务是依靠计算机和通信网络来实现的。电子档案是数字化形态的档案信息，打破了纸质档案利用的局限性。随着数字化网络技术的发展，企业档案馆（室）必须具备和采用与之相适应的现代技术设施，向实现档案信息服务网络化转化，必须具备提供准确、快捷的信息服务能力。其服务模式应以企业档案用户为中心，以馆藏数据为依据条件，通过加大对档案馆（室）馆（室）藏的开发和开展参考咨询服务。在以网络通信技术和计算机技术飞速发展为标志的信息社会，信息管理领域正在发生深刻的变革，纸质档案的中心地位已经减弱，包括文本、图像、声音在内的企业电子档案的数量却正在迅速增加。随着一些新技术、新方法、新理念在企业档案管理工作中的运用，企业档案馆（室）的传统功能也正在发生相应的变革。徐州发电有限公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统。清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。

4.企业档案馆（室）逐步成为企业生产、建设、管理信息服务的中心。企业档案工作的根本目的是提供企业档案信息为企业建设和经济发展服务。随着我国企业建设和经济建设的发展，人们对企业档案信息需求呈现多元化、多层次、多变量的发展态势。尤其是在当今信息时代背景下企业档案信息的服务工作面临着从思想观念到工作方式的转变，企业档案馆（室）应积极创造和发展科学有效的信息服务模式及服务方式，使企业档案的潜在价值得到充分发挥。为此，建立企业档案信息中心，采用多种有效的方式，直接提供企业档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对企业档案信息的利用需求的服务模式为多数企业档案馆（室）所采用，也被用户所接受。

二、实现企业档案馆（室）功能拓展的途径

1.加强企业档案信息资源的收集工作。企业档案管理部门应在资源开发上下功夫、搞研究、求突破，让深藏于 “深闺” 的档案信息走向公众，切实发挥好企业档案信息的功能。第一，档案数量要丰富。应通过拓宽渠道收档等多种手段，加强企业档案收集，确保应收尽收， 确保企业档案完整、 准确、系统。第二，形式要丰富。随着时代的发展，档案形式趋于多样化，人们需要的信息资源也趋于多样化。为此，我们在收集纸质档案的同时，应广泛收集声像、照片、电子等多形式、多介质的档案资料，最大限度地丰富馆藏档案的种类，适应各方面的需求。第三，内容要丰富。不断拓展档案收集的思路和范围，例如科技档案，在重视收集工程技术档案的同时，还应注重收集小型基建档案、招投标档案等档案资料，使各种企业档案资源得到科学整合、配置、利用。

2.抓平台建设，做活企业档案信息源。最广泛、最快速、最便捷地传递信息，是发挥企业档案信息作用的关键所在。电子信息技术的飞速发展和广泛运用，既为档案管理提供了新的手段，也为加速信息传播增添了新的载体。我们应充分利用电子信息技术，构建信息传递平台。一是数字档案馆。采用数字手段收集、存储、管理和组织企业档案信息，并通过计算机提供检索、查询利用，切实将原來分散、零散、庞杂地存放于不同载体、不同卷盒中的档案规范化、标准化、科学化地管理起来，提高利用率。例如在神华集团数字档案馆的建设过程中，徐州发电公司按照神华集团要求已将文书档案、2台百万机组科技档案、照片档案、实物档案、印章档案等全部扫描成电子文件并挂接在档案管理系统中。二是档案专业网站。可根据本企业的特色风格和自身实际，建设具有本企业特色的企业档案专业网站，设立特色内容，使其成为发布档案信息和规章制度、优化服务、展示形象的平台。

3.成立企业档案服务中心。其作用是承担档案服务职能，为查询档案信息的企业员工提供一站式服务。研究发掘企业档案资料深层次的信息资源。企业档案馆（室）应深入挖掘蕴藏在企业档案资料中的各种深层次的信息，最大限度地利用企业档案资源的价值。另外可提供企业档案有关技术服务，如信息咨询和档案整理、扫描等技术服务。

三、企业档案开发利用

1.开发利用档案，给企业带来明显的经济效益。徐州发电有限公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。

2.发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超临界机组。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。工程技术人员到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行2013年7月18日凌晨4：30分，公司百万机组运行中的2号斗轮机突然无法回转，燃料生产部迅速启动应急预案，一方面协调保证两台百万机组正常上煤，一方面组织精兵强将进行设备抢修，燃料生产部班长到档案室借阅了0400-913-008，009斗轮机案卷，至18日晚上22：40分，2号斗轮机回转缺陷消除，投入運行，输煤系统恢复正常，为百万机组安全运行提供了有力保障。2014年9月29日，公司粉煤灰公司专业技术人员和北京达飞安评顾问有限公司专家到档案室查阅了公司川里湖灰场竣工图、灰坝沉降观测记录、竣工报告等档案，评审专家在公司相关人员积极配合下，顺利完成了贮灰场安全现场评审工作，为出具贮灰场安全现状评价报告提供客观、科学的依据材料。

3.提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。2002年12月公司原厂长朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于公司机组扩建提供了参考。1997年公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料（89-073-45、92-601-01、02等）编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次，复印资料近5000张，为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

4.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。几年来，公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来，公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

（作者单位：国家能源集团国华徐州发电有限公司档案室）