论现阶段社区档案的管理原则

王雪萍

【摘要】在现阶段城市社区档案管理还不十分成熟的情况下，不应以过于严格的标准进行要求，而是应根据社区管理的具体情况，采取适当宽松的管理手段，可遵循“不折腾、能找到”“不丢失、存得住”“不搁置、会利用”“不雷同、有特色”管理原则，保证社区档案管理各项工作正常有序地开展。

【关键词】社区档案;规范化管理;管理原则

关于社区档案管理的意见，前人学者已有不少论述，结合现阶段城市社区档案管理的具体问题，似有进一步探讨的空间，本文拟提出几点原则，仅供参考。从便于工作开展的角度出发，現阶段社区档案的管理不应亦不必严苛，可在基本遵守业务规范的基础上，根据具体的工作情况，进行适当的调整，遵循多种灵活性管理原则，既保证工作有效完成，又不徒增社区工作人员的负担，起到事半功倍的效果。

一、“不折腾、能找到”的原则

由于社区档案工作者往往身兼数职，工作任务多，且档案业务水平有限，加上在全国统一的标准出台之前，社区归口管理的部门较多，对档案的整理要求不统一，导致社区档案整理不规范情况普遍存在。在这种情况下，对社区档案的归档整理宜采取“弱化手工整理，强化目录检索”的原则和举措。对档案整理规范标准适当放宽，只要能够遵循档案形成的规律，满足档案整理的基本要求，没有出现大的原则性错误，就可以适当简化整理流程，不必苛责档案保管期限、分类标准以及装订方式等是否完成正确等问题。不过，必须对档案资料目录的制定严格要求，因为这是确保档案资料能够被顺利查找到的必要条件。尤其是在目前办公流程实现电子化的大环境下，规范电子文件目录，可以大大提高检索效率，弥补档案整理不够规范的缺憾，因此，应严格确保档案分类、文件题名、页码等信息的正确性。对于安装有专门档案管理软件的社区，可直接用软件来管理，在没有安装专门的档案管理软件的社区，则可使用WORD、EXCLE等办公软件进行目录的录入和管理。同时，应注重对原生电子档案的收集和保存，这也是提高检索效率的有益途径。

二、“不丢失、存得住”的原则

由于办公经费和场地有限，许多社区的档案保管条件不充足，在这种情况下，就可以“弱化保管条件，强化安全意识”为准绳。对各载体档案保管来说，可以适当弱化保管条件，不要求有专门的档案库房、密集架、防磁柜等，不要求必须达到档案保管的“十防”标准，但必须有专门的橱柜放置档案，达到防火、防盗、防潮的基本要求;不要求档案的绝对安全，对损毁档案能够进行修补、复制、技术处理等，但必须对档案定期检查，确保纸质档案不丢失、不严重损毁，声像和电子档案可读可用等。同时，应强化社区工作人员的档案安全意识。一是以随时收集的方法将社区各门类档案，尤其是与百姓生活密切相关的健康、低保等“民生档案”予以及时收集整理，确保档案资料齐全完整。二是保管好各门类纸质及电子资料，确保基本安全。三是认真做好重要档案的异地异质备份工作，减少重要档案资料因不可抗拒力所带来的损失。由此，保证社区实体档案和电子档案的安全。

三、“不搁置、会利用”的原则

针对社区的具体情况，社区档案利用最有效的形式主要有三种：第一种是档案的查询服务，这是利用的最基本形式，对社区档案人员来说，要熟悉社区档案的分类，熟练掌握档案查询软件，能够热情快捷地查询到群众所需的资料。第二种是举办专题档案资料展。举办展览可由社区自行举办，也可以与档案部门或其他职能部门联合举办，展览主题的设定应充分考虑社区居民的需求，以社区居民现阶段最关注的问题为主题来策划办展内容，可以宣传新的政策法规、普及社区历史、展现社区文明风尚等，尽可能贴近群众所思所想，才会收到良好的社会反响。展览的形式可以是实地实物展，也可以是基于档案部门或其他政务平台上的网上展览，形式多样，能满足不同受众的需要。值得注意的是，由于社区档案的内容会涉及到家庭或个人的隐私，因此，在举办展览之前，要与涉及到的家庭和人员做好沟通，防止因隐私泄露而产生不必要的冲突。第三种是开展档案编研，鉴于社区的具体情况，开展编研工作不能要求过高，可以有针对性地开展社区介绍、大事记、组织机构沿革、专题概要等资料汇编型的编研，充分发挥档案信息资源的作用，促进社区各项工作稳步、健康发展。

四、“不雷同，有特色”的原则

社区特色档案，通常是指反映了社区的历史地理特色、文化特色、经济特色、民族特色等方面资料，应针对具体不同的情况，分门别类建立专题档案资料库。如，社区内有著名的历史或地理标志的，可以建立专门的区域文化档案，全面收集有关历史事件、著名人物和地理地貌的相关信息;社区内以少数民族人口居多的，可以专门建立社区少数民族档案，记录社区内少数民族的人口组成、工作情况、文化特点等;社区内以老年人居住居多的，可以专门建立社区养老档案，对辖区内老年人的年龄、身体状况、子女联系方式等进行记录。社区特色档案的建立和利用，对于社区管理工作具有非常重要的意义，不但能够帮助社区工作人员更好地熟悉辖区居民的情况，保护辖区内的历史文化传承，丰富居民的文化生活，也是服务和推动地方经济文化发展的重要手段。

五、结语

随着社区档案工作的重要性越来越突出，社区档案的规范化程度越来越完善，其社区服务的能力和水平也必将随之越来越高。现阶段社区档案管理只是城市化进程中的过渡形态，未来随着城市化的不断深入，城市基层治理的持续强化和延伸，基层档案管理必将逐渐走向规范化、制度化。