事业单位人事档案管理面临机遇与挑战

摘要：档案管理是事业单位在用人时一个不容忽视的问题，做好档案管理工作，能够使事业单位更好的人尽其用，将单位职工安排在合适的岗位上，调动职工的工作积极性，提升工作效率。但是，随着时代的不断发展变化，事业单位人事档案管理也面临着新的发展机遇和挑战。本文将对相关问题进行深入分析，以求更好的解决其在发展中存在的问题，提升人事档案管理质量。

关键词：事业单位；认识档案管理；机遇；挑战

当前，随着社会现代化进程的加快，科技的发展和进步，在进行档案管理时传统的纸质化管理已经难以适应时代发展的需要，信息技术在档案管理中发挥着越来越重要的作用，在新的时代背景下，事业单位该如何面对档案管理的新变化，做好档案管理工作是一个值得思考的问题。

一、事业单位人事档案管理面临的挑战

随着时代的发展和进步，事业单位人事档案管理工作虽然取得了一定的进步，但是其实际上还存在有较多的问题。首先，当前大部分事业单位都配备了计算机设备用于档案管理，但是许多单位的人事档案管理存在有混杂的情况，如部分单位同时使用传统的人工档案管理和现代化的计算机技术管理，这样很容易导致信息缺失，如管理员甲误认为负责人工档案管理的乙手中有档案资料，而管理员乙则以为负责信息技术管理甲手中有档案资料，在信息交流不及时的情况下，很容易造成信息缺失。其次信息化的人事档案管理利用不夠充分。档案管理工作不仅涉及到了档案管理人员，在实际工作的多个领域中都有所应用，如单位在评职称、住房分配、退休等工作中都将会查阅人事档案，结合档案开展相应的工作。当前，虽然许多单位在人事档案管理中都配备了信息技术进行管理，但是由于单位内工作人员的综合素质参差不齐，使得信息化人事档案系统应用频率并不是很高，许多人倾向于查阅传统的人工档案。最后，档案管理工作人员综合素质参差不齐，单位内许多工作人员没有认识到人事档案管理的重要性。

二、事业单位人事档案管理新机遇

在新的时代，信息技术应用于事业单位人事档案管理工作中，主要有以下几个方面的优势：首先工作效率大幅度的提高，传统的人事管理中，工作人员需对纸质档案进行反复的收集和整理，一旦职工的档案出现变动，需将已经归类的档案调出重新补充，其是一项极为繁琐的工作，工作效率因此大幅度降低，而在信息化技术应用之后，这些问题则能够快速的解决。如人事档案管理过程中，一次数据录入后，可以结合实际工作需要，建立人事档案信息库，实现全方位的档案信息共享。

其次，档案管理人员专业技能水平大幅度提升，信息化技术应用于事业单位人事管理后，其对管理人员的管理技术水平提出了更高的要求，单位往往会加大培训力度，使其能够熟练的运用各项档案管理软件。最后档案存储时间得以延长。在进行档案管理时，传统的纸质档案管理中，由于管理需要将会频繁的基础到档案，这样可能会加速纸质档案的磨损，缩短了档案的存储时限，而信息技术的应用则有效的解决了纸质档案磨损的问题，延长了档案存储时限。

三、事业单位人事档案管理的应对策略

针对当前事业单位人事档案管理所面临的机遇和挑战，笔者认为可以尝试从以下方面入手。首先，事业单位需要建立现代化的档案信息管理系统，提升单位中每一名职工的档案管理意识。因为在实际工作中，对档案的管理和应用往往并非是管理人员单方面的工作，其与单位内多个部门的工作都存在有一定的联系，如果只有负责人事档案管理的工作人员素质提高了，其他领域的工作人员没有认识到档案管理的重要性，那么依然难以做好相关工作。而现代化档案管理信息系统的建立，则能够实现档案资源的共享，及时的解决档案管理中存在的问题，监督好档案管理工作。

其次，还需做好事业单位认识档案管理的保密性。信息技术应用于档案管理中，提高了管理效率和质量，减轻了工作人员的工作强度，但如果处理不当可能会使档案丢失，机密信息泄露等。因此，在人事档案管理工作中，还应进一步加强工作人员对档案管理的安全性认识，增强信息的安全性，完善事业单位人事档案管理制度，严格按照规定要求对各档案进行管理。同时，还应做好计算机安全防护措施，设置防火墙，档案文件管理密码，在平时的工作中，工作人员严禁浏览一些与工作无关的网站，避免病毒的侵入，以保证档案的安全性。

最后，还需调整工作人员的档案管理观念，提高其技术水平。信息化技术应用于人事档案管理工作中后，档案管理方式发生了翻天覆地的变化，如果工作人员的管理观念不能根据时代的发展变化做出相应的调整，那么管理工作的开展必然不顺畅，所以说，在管理工作开展时，还应调整其思想认识，使他们认识到哪些信息是能够公开的，哪些信息是不能公开的，科学的安排档案管理工作。同时，还应进一步提升管理人员的技术水平，人事档案管理人员要不断的提高自身的业务素质，提升自己的专业化知识储量，能够灵活的处理工作中存在的种种问题，提升档案管理质量。

总之，事业单位人事档案管理，有助于单位人事科学合理的调度，单位上级领导能够全面的了解各部门工作人员的基本情况，及时的解决职工在工作中遇到的困难，增强单位职工的凝聚力和工作积极性。当然，要做好人事档案管理工作也并非是易事，其对于管理工作的技术水平及管理设备等也提出了更高的要求。

参考文献：

[1]焦晓玲.事业单位人事档案管理工作的必要性及实践策略[J].才智，2018（31）.

[2]黄洁梅.事业单位改革与人事档案管理创新初探[J].城建档案，2017（11）.

[3]王依南.我国事业单位人事档案管理的问题及改进对策探讨[J].经济研究导刊，2017（36）.

作者简介：

刘大伟（1985-），男，汉族，黑龙江省齐齐哈尔人， 齐齐哈尔市机关事务管理局保障中心副主任。