提高办公室档案管理工作效率的策略分析

李铭瑶

摘要：众所周知，办公室作为一个企事业单位承上启下的重要部门，在整个单位当中都具有十分重要的作用。网络电子信息化技术不仅可以提高办公室档案管理效率，还可以及时归档整理单位的档案文件。本文主要阐述了目前办公室档案管理工作中存在的问题以及提高办公室档案管理工作效率的办法。仅供参考。

关键词：办公室档案管理；提高档案；管理工作效率

引言：

受到传统落后思维的影响，在企事业单位当中都会存在着一种轻视办公室档案管理工作的问题。这就导致了办公室的档案管理工作一直都处于比较比较被动的状况下。在新的时代背景下，办公室档案管理工作的问题就更加的凸显和严重。对于档案管理工作本身而言，事实上是你们很专业性的一门工作，档案管理的工作不仅仅包含了对数据的收集整理及保存等工作，还包括后期的档案的保管、保密、销毁等等工作。目前我国的办公室档案管理工作，依然还是以纸质档案管理为主，数字化程度较低。

一、办公室档案管理目前普遍存在的问题

（一）档案管理管理工作信息化水平有待提高

众所周知21世纪为信息化时代，信息化已经席卷全球各行各业每个领域。办公室档案管理工作，也不可避免的会在信息化的冲击下发生了些许的改变。近年来，我国的办公室档案工作在信息化程度上已经具有了一定程度的改变和提升。传统式的纸质档案管理模式已经开始逐渐转变为数字化、信息化的档案管理模式。显然信息化的档案管理具有较高的工作效率，同时也能够极大的保障档案的保存和后期的管理工作。但是在目前我国的办公室档案管理工作当中，信息化成度并不高，信息化水平也很有限，不仅仅没能够做到提高档案管理效率，还在一定程度上造成了资源的浪费。

（二）档案管理理念落后，管理意识淡薄

现在人们对档案管理认知度还存在一定的局限性，缺乏对档案管理的重视度。一般从事档案管理的人员大多数都是兼职人员，他们对于日常工作往往流于形式，缺乏责任心，对待档案管理工作草草了事，他们意识不到档案管理工作的重要性，所以也就谈不上对档案管理的规范化操作。

（三）档案管理人员专业素质不高

现在是网络信息时代，电子档案可以节省大量的人力、物力。所以电子档案成为档案管理的发展趋势。如今从事档案管理工作的人员大多数都还是一些门外汉，他们很少有人受过专门的培训，以至于他们的业务水平很低，缺乏必要的档案管理信息知识，还有相当一部分人员不能很好的运用计算机等自动化档案编制与管理，导致这些档案管理人员很难跟上时代的步伐，档案管理工作效率非常低。

（四）档案管理制度有待健全

通过相关部门的调查表明，在目前我国众多企事业单位的办公室管理当中，普遍没有形成一套科学合理且行之可效的档案管理制度和系统，这主要是由于在众多的企事业单位当中普遍存在着对档案管理工作的重视度不够的问题存在，因此就导致了办公室档案管理工作当中人员配备不够齐全，专业知识薄弱，对档案管理无法进行科学有序的管理。

二、提高办公室档案管理工作效率的策略

通过上文的研究我们可以知道，办公室的档案管理工作对企事业单位和社会都具有十分很重要的作用，具有不可替代的作用。就目前办公室档案管理工作当中存在的众多问题，笔者通过自身多年的工作经验以及参考国内外的先进工作经验，总结分析出了以下几个具体的改进措施和建议来提高办公室档案管理的工作效率。

（一）实现办公室档案管理的现代化

通过上文我们可以知道，造成目前办公室档案管理工作效率低下主要是由于档案管理现代化程度低造成的，根据目前的科技技术的最新发展趋势来看，实现办公室档案管理的工作效率首先就是需要实现办公室档案管理的现代化程度。对档案管理工作的现代化的改造就是对传统的档案管理方式进行改造，采用现代化的管理方法和模式。实现办公室档案管理现代化不仅仅可以促进办公室档案管理工作和现代化的社会相接轨，也可以帮助档案管理人员摒弃以往的传统落后的管理思维提高工作效率。需要指出的是，對档案管理工作的现代化升级不仅仅是对管理模式和管理方法的现代升级，而是要实现全方位的现代化。

（二）把网络电子化技术应用到办公室档案管理中

我们知道办公室档案管理工作不仅复杂而且非常琐碎，档案管理人员每天都要面对堆积如山的纸质版的档案，怎样才能准确而又快捷地把办公室大量杂乱无章档案分类标识存放起来？提高办公室档案管理效率呢？只有将网络电子信息化技术充分应用到档案中，利用电子化的方式对档案文件进行处理，才可以真正意义上提高办公室档案管理效率。如今是网络时代，网络技术非常发达。如果我们将网络电子信息化，成功运用到档案管理中时，那么这种快捷而又准确档案管理方式，除了比传统的纸质版档案更加容易储存以外，还可以不费吹灰之力就可以对各种文档进行查漏补缺。对于一些急需的档案来说，可以通过电脑迅速查找的。另外，我们知道档案管理工作少不了对各种文档进行分类与处理。

（三）建立一套完整的奖罚激励制度

在档案管理的日常工作中，一定要加强档案管理工作人员对其工作的重视度。实行工作与他们的工资挂钩，对于那些平时工作管理水平高，责任心又很强的优秀档案管理人员，一定要加大对他们的奖金奖励，对于那些对档案管理工作马马虎虎，敷衍了事的，一定要加大惩罚力度，当月兑现。只有做到奖罚分明，才能激起他们对工作的热情与负责。才能提高档案管理人员的工作积极性，全力发挥每一个档案管理工作人员的潜能，从而确保档案管理工作的顺利进行。

结语：

在目前我国的行政事业单位当中，办公室档案管理工作出现了一定程度的落后以及制度不健全的情况，严重制约了档案管理事业的提升以及行政事业党委管理水平的提升。因此本文对如何提高办公室档案管理工作效率进行了一定的讨论和分析，并根据笔者自身多年来的工作经验以及国内外的先进经验提出了一些参考性建议和方案。

参考文献：

[1]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务，2016（3）：109.

[2]宋胜华.提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J].产业与科技论坛，2015（20）：225-226.