转变和更新观念，强化档案信息化管理建设

董建峰

（白城市卫生急救中心 吉林 白城 137000）

1 引言

随着科学技术的不断发展，数字化信息化发展迅速，档案管理应逐渐实现信息化管理，满足经济社会发展需求。信息化是档案管理的最终方向，前加工、分析、分类和归类是高效利用档案信息的关键必须实现档案管理信息化，提高档案管理效率。笔者提出关于自己的看法和见解，促进档案信息化管理的应用与发展。

2 转变和更新观念

2.1 树立现代化管理理念

档案管理必须紧跟时代发展与信息化发展的步伐。网络技术的发展使之成为获取知识的重要渠道，如档案管理依然沿袭和秉承传统管理理念，会影响档案管理工作质量。所以档案管理必须顺应科技发展要求，树立现代管理理念，合理运用相关科技设备和管理软件，推动档案信息化管理的进程。

2.2 树立档案信息社会服务化理念

档案管理的最终目的是实现档案信息化管理，树立档案信息社会服务化理念，采用信息化手段整理和储存档案数据资料，建立良性循环数据环境，为查询与统计分析档案信息提供快捷途径，提高档案信息化管理质量和水平，满足社会需求。

3 加强经费投入，加强和提高信息化管理硬软件建设和技术水平

3.1 加大经费投入，加强硬软软件建设

硬软件是档案信息化建设不可或缺的基本因素，是保证档案管理系统正常运行的基础和关键。要保证档案信息管理系统和工作的顺利开展，不需有足够的经费作为支持，购置满足标准要求的档案管理硬软件设施，这是尤为关键的因素。只有这样，才能搞好档案信息化管理建设，才能提高档案信息化管理效率和工作质量。要保证经费全部用到档案信息化管理建设中，不得挤占挪用，按要求采购相关设备和管理软件，为档案信息化管理建设提供物质保障。

3.2 建立档案信息资源数据库

数据库是档案信息化管理的基础。在档案信息化管理建设中，要建立并不断扩展档案信息资源数据库，深入开发并合理配置馆藏档案信息及其资源，保证档案信息资源数据库数据的完整性、客观性和及时性。

3.3 加强专业技能的培训，提高管理者的综合素质

人才是加快档案信息化管理建设的关键因素。不断推进的档案信息化管理建设，对档案管理人员的要求得到显著增加。档案管理人员不仅要具备专业管理知识和管理能力，还要能够灵活运用各种信息化管理系统，在系统故障时能及时解决和处理，避免系统瘫痪或数据丢失现象的发生。

可见档案管理者的专业技能和综合素质在档案信息化管理建设中举足轻重，综合素质的高低直接影响档案信息化管理建设进程。所以，必须加强档案管理人员应用新技术、新设备和新方法的培训和教育，使之摆脱传统管理方式的束缚；对新入职人员进行岗前培训，不断提高档案管理人员掌握和管理信息化技术的技能，提高使用计算机和信息平台的技能水平，不断提高管理者的综合素质，不断提高档案信息化管理的建设水平，满足经济社会协调发展对档案信息化管理需要。

3.4 提高档案信息化管理技术水平

档案信息化管理需要信息技术支持，计算机技术是档案信息化管理建设的基础。随着档案信息化管理进程的不断加快，档案信息化管理面临的问题越来越复杂，这需要我们采用先进的技术攻克难关。在互联网环境下，档案信息化管理要保证档案信息的保密性与安全性，需要有先进技术的支持。要保证档案的保密性与安全性，要增强档案信息化管理人员的责任意识与保密意识。

4 构建档案信息化管理体系

为满足档案信息化需要，应构建档案信息化管理基础设施和管理平台并不断得到优化和完善，构建档案信息安全保障体系，不断完善档案信息化管理体系。

4.1 构建管理基础设施

为保证档案信息化管理体系的实效性和科学性，要构建管理需求的基础设施，包括计算机、存储器、显示器、复印、扫描等硬件和编程、代码维护、系统升级等程序软件两种系统。在构建基础设施过程中，要投入大量的人力、物力和资金，实现档案数字化信息化管理目标。

4.2 构建并完善档案信息化管理平台

档案信息化管理体系可弥补传统管理的缺陷和不足，完善其工作流程的繁琐性和复杂性，方便利用者查询、阅览档案信息资料，实现档案信息资源共享。所以，在构建档案信息化管理体系时，一定要构建并不断优化和完善档案信息管理平台，档案数据库管理、查询和维护系统构成管理平台的整体结构，这样才能充分体现管理平台的存储、查询和维护等功能的优势。

4.3 构建档案信息安全保障体系

要建立健全和完善档案信息安全保障体系，制定档案信息安全保障措施，确保档案信息的安全。信息安全保障体系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有预警、保护、检测、响应和恢复能力的综合性信息系统防护体系，目的是实现档案信息和管理系统的安全，确保档案信息的安全性，是保护信息化网络安全的最有效、最经济的措施。安全保障是档案信息化管理重点考察的问题，提高安全水平要从优化信息系统开始，信息系统优化需要专业系统设计人员有效监控系统的安全性，及时为安全漏洞打补丁；要确保录入信息准确无误，防止重要信息在扫描或录入时发生交错偏差。只有按照规则和相关要求使用档案信息管理系统，才能确保档案信息化管理的安全性，保证密级档案安全。

4.4 不断完善档案信息化管理体系

为提高档案信息化水平，要建立完善管理体系，制定档案信息化管理总体规划，推动档案信息化协调发展。加强开发和应用档案信息化管理应用软件，档案信息化管理每个步骤都应有其相应的标准，应制定工作规范，推动档案信息化进程。

标准化和规范化是衡量档案信息化管理水平的重要标志，是档案信息化建设中的一项重要内容。要加强档案信息化管理标准体系建设，实现科学管理。要规范有效管理档案信息，制定规范的信息化管理制度，严格遵守相关制度和规范，保障按照统一规范开展档案信息化管理，确保工作有章可循，有法可依，按照标准规范化管理档案信息。

档案信息化管理是经济社会和科技发展的必然趋势和选择。在档案管理过程中，要树立信息化管理意识，提高档案信息化管理水平，规范管理行为，提高管理效率和管理质量。要加强档案管理的标准化、数字化、安全化建设，推进档案信息化管理建设，充分利用档案信息化管理，实现资源共享，适应经济社会发展的需要。

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