探究机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策

李萌

摘 要：推动档案管理是基于档案管理、内控改革的内在需求，凸显了档案管理的重要价值。档案管理作为单位、企业重要组成部分，对各项工作的开展具有重要影响。尤其是信息时代下，档案管理工作怎样与时俱进、创新发展成为工作难点，关乎着档案管理效果与内部管理。因此，做好档案管理，制定有效管理方法成为重要研究课题。对此，笔者以机关事业单位为例，对档案管理工作难点展开分析并提出解决方法，为单位档案管理提供借鉴。

关键词：机关事业单位；档案管理；工作难点；解决对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）21-0247-02

社会建设发展中，机关事业单位改革逐渐深化。机关事业单位是国家公共权力的行驶者与公共事务的管理者，加强档案管理可以为录用公职人员并执行公共管理权力创造便利条件[1]。而档案管理则是记录单位每个人个人状况、工作等重要信息，为人才选拔提供借鉴。但是，根据现阶段机关事业单位档案管理工作效果看，在诸多方面存在较大不足，有待进一步完善。

1 机关事业单位档案管理的重要作用

档案管理有着时间跨度大、数据信息庞大、技术要求高的特点，也是机关事业单位工作重要内容。现代化发展为机关事业单位发展提供了新的发展路径，推动了档案管理工作，为档案管理创新、推进创造了条件[2]。现阶段，机关事业单位积极主动投入到档案管理中，有效提升了档案管理效率。

1.1 为工作考核提供借鉴

单位档案管理并非一朝一夕就能够完成的，而是伴随着单位经营发展而不断延长，需要长期坚持下去。因此，全面的档案信息有助于为机关事业单位工作开展提供决策。第一，档案资料整那个记录着单位工作人员个人信息及企业状态，有助于推动单位改革创新。第二，档案材料作为企业经营发展的产物，一些人员的签字、批示等能够作为凭证，便于机关考察。例如：事业单位业想要立足于实际业务开展中，通过查找往年档案进行信息资源整合，寻找单位内部业务开展规律、经验，结合这一参考制定有效方法[3]。在一定程度上为单位决策提供借鉴进而确保单位业务开展的顺利进行，提高单位服务效率。反之，如果单位档案信息不完善或是未参考档案信息，则容易造成业务计划开展不当、管理形式不当，增加单位效益损失危险性。并且经过实践证明：在单位以往业务开展中会产生较大利用价值的档案信息，其收藏着企业以往业务开展经验，对企业正确决策具有重要影响。第三，由于单位工作内容繁杂，只有通过系统的档案管理才能对单位经营状况、取得成果等归档、统一整合，有效的反映单位状态[4]。由此不难看出，档案管理是机关事业单位主要内容，应给予高度重视，保证档案管理有效进行。

1.2 档案管理有助于推动单位内控管理

第一，档案管理融入先进技术推动了档案管理方法创新，营造和谐内控管理氛围，提高内部管理效率。第二，为内控管理创造条件，为改革工作方法创新奠定基础，确保内控管理的有效进行，结合档案资料信息保证内控管理有效性[5]。第三，档案作为宣传教育核心内容有助于推动各项工作深化，提高宣传效果。

1.3 有助于文书材料管理

文书材料管理作为机关事业单位档案管理核心，加强文书资料管理也是单位重要内容。经过文书档案有助于档案材料的有效应用，提高内部管理效果。同时，文字材料作为佐证条件下，要求文书档案信息资源成为核心依据，有助于保证档案资料精准性[6]。档案管理在一定程度上为文书资料管理工作创造条件，保证档案材料方便、精准，改善管理条件。

2 机关事业单位档案管理优势

信息技术是今后事业单位档案管理流行性趋势，并且信息技术的应用对单位档案管理产生了较大影响。现阶段，机关单位实现了数字化管理，档案信息也发生了改变，从传统纸质管理形式逐渐趋向信息化。这样一来，当查阅某一档案信息时就无需向传统纸质管理一样翻看、逐一查找，直接在计算机上檢索，只需2-5s[7]。这一环境下，机关事业单位档案部门主动结合信息管理，以数字、文档、视频形式制定完整的数字档案管理系统。伴随着信息技术的优化与互联网技术的应用，基于档案管理信息化条件下发展迅速。对此，单位应给予高度重视，推动单位内部档案管理信息深化，与时俱进从而提升管理效果。

档案管理方法的转变有助于机关事业单位应对庞大的档案资料、复杂的信息，提高了管理效果。同时，对于复杂的培训资料、应聘资料、考核材料等加大档案管理有助于档案长时间储存。传统纸质档案运输困难、储存要求严格[8]。因此，这对机关事业单位而言也是工作一大难题，而创新管理形式、信息化管理有效解决了这一问题使。从案卷级趋向文件级发展，管理体系趋于完善，同时拉近了各部门长之间的距离，便于档案搜集，提升档案利用率与管理效果。

3 机关事业单位档案管理工作难点

根据现阶段机关事业单位档案管理状态看，信息化条件下对档案管理造成冲击，要求改变传统纸质管理形式，创新管理方法，提高管理效率。单位想要完全实现档案管理创新具有一定困难性，例如：管理人员专业水平、硬件设施、对档案管理缺少重视等，成为档案管理工作难点。

3.1 档案管理不到位

伴随着社会经济的进步与改革深化，机关事业单位都将注意力集中于经济进步，重视工程建设及政策制度完善，将档案管理抛之脑后，单位内部缺少对档案管理的统一培训、专业水平提高，使得基层管理人员缺少对档案管理的重视。加之，单位内部缺少对档案管理的重视，未将其作为单位年度管理任务，缺少档案工作研究导致档案管理得不到有效提高。

3.2 管理人员综合素养有待提高

伴随着科学技术的进步与信息化技术的应用，传统纸质档案管理方法已经落后现代档案管理需求，引进先进技术成为当务之急。于是，各单位开始提高硬件技术、引进计算机系统采取信息化档案管理，但是由于管理人员专业水平较低使得信息化档案管理无法发挥有效作用。在实际档案管理中，一些单位管理人员存在身兼多职现象，无法集中精力投入档案管理中，从而降低档案管理工作效果[9]。此外，管理人员业务水平较低也会影响档案管理质量，计算机操作不灵活导致各类档案资料信息收录、归类错误，反而给档案管理带来麻烦。

3.3 硬件设施有待提高

由于单位内部缺少充足资金投入在档案管理工作中，进而影响档案管理工作展开。尽管有单位引进了管理系统并设置专门库房，但在后续管理中缺少系统升级、维护等导致档案更新与储存落后现代企业管理要求。此外，也有单位在档案储存环境、卫生建设上不到位，储存环境阴暗、潮湿、消防设施不到位等导致档案缺损、不完整。

4 机关事业单位档案管理难点解决方法

结合当前机关事业单位档案管理效果看，抓住档案管理问题及困难点是事业单位重要工作内容。立足于管理方法创新、加大管理力度、完善管理环境，成为应对档案管理困难的有效方法。鉴于此，笔者就机关事业单位档案管理困难解决方法提出几点建议。

4.1 完善管理体制，加大管理力度

档案管理的有效开展基础前提在于管理体制的完善，优化管理责任。第一，机关事业单位加大档案管理重视，完善管理体制，采取精细化管理，调动管理人员工作主动性。第二，全面落实管理制度，将档案管理融入单位工作始终。为保证档案管理的顺利开展，单位内部应加大监督管理与管理力度。第三，重视管理创新，结合管理体制进行管理创新，改变管理形式从而创新管理方法，提高管理效果。

4.2 引进先进技术，提高管理环境

新形势下，转变管理方法应立足于先进技术的应用，依托信息技术下展开档案管理从而提高管理方法。对于机关事业单位来说，档案管理主要目标是庞大的数据资料、职工个人信息管理，档案管理任务繁重。因此，引进先进技术实现信息化管理有助于提高管理水平，提高档案整理效率与储存效果，并且节约较多人力、物力。首先，提高管理人员专业水平，单位内部对管理人员系统培训，提高专业理论知识与实践操作能力，熟练操作计算机，适应信息化管理环境，提高档案管理效果。在档案培训时注意结合现代档案发展趋势，秉承着“走出去，请进来”的原则培训，便于档案管理人员掌握档案整理归档工作环节，了解档案业务。此外，要求管理人员对单位内部档案数量、类型、数量等有一定掌握。其次，引进先进技术，加大硬软件系统投入与更新，也是信息化管理的基础前提。最后，结合单位具体环境规范档案管理，合理规划全面推进档案管理工作开展。

4.3 重视管理服务质量提升

企业想要提高档案管理效果，必须要重视档案管理服务质量，这也是实现档案充分利用的根本。第一，创新管理意识，以服务为目标，提高档案管理服务效果从而为档案管理提供数据资料，全面发挥档案管理价值影响。第二，重视档案研发与利用率。重视档案资料的归档整合，保证档案资料完整。第三，档案资源研发过程中注意利用档案灵活运用，为基层单位内部管理提供便利条件。因此，现代化背景下重视理念创新，提升档案利用率，凸显档案管理的重要作用。

5 结语

综合分析，机关事业单位改革逐渐深化，档案管理作為单位组成部分，怎样创新管理方法、完善管理制度成为重要研究内容。档案管理时，管理人员专业水平、管理制度、管理流程是单位档案管理难点，事业单位应立足于多方面、全过程，提升管理人员业务水平、健全管理制度。只有这样，才能保证单位档案管理有效性，提高管理质量与服务效果。

参考文献

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[2]刘茂品.试论事业单位档案管理中的电子档案管理策略[J].农家参谋，2018，（01）：213.

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[5]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，（16）：10-11.

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[8]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2016，（21）：186.

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