浅谈高职院校文书档案管理

张孟斌

（重庆医药高等专科学校 重庆 401331）

浅谈高职院校文书档案管理

张孟斌

（重庆医药高等专科学校 重庆 401331）

文书档案管理是高职院校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高高职院校管理水平的需要，因此，做好文书档案管理工作具有十分重要的意义。

文书档案；档案管理

1 引言

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载院校发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。

2 文书档案管理的工作原则

2.1 确定收集档案的原则

2.1.1 全面收集 档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性，而要从更宏观的角度来考虑，从全面的观点出发，从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的现实价值，又要看它是否有社会价值和史料价值。档案是历史的记录，也是历史的产物，它是在一定的历史条件下形成的，它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时，必须运用历史唯物主义的观点和方法，将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值，根据档案产生的历史条件、时代背景，并结合现实来考虑档案的价值。

2.1.2 准确、符合事实 做好高职院校文书档案收集工作，必须坚持实事求是的原则，要深入有关部门反复校对，校正材料出处，对原始材料进行科学的归纳、整理、分析，去伪存真。同时要有选择，根据院校管理和工作的需要，从档案材料中选择对院校工作有现实指导意义，有具体实用价值，且带有一定规律性的资料收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则，不能以个别领导人的意志去改写众人公认的客观事实，特别是高职院校大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值，一定要保持档案原有的历史风貌，确保信息资料的准确性。

2.1.3 长远发展利用 在鉴定档案价值、确定收集档案时，既要看到档案在现实中的作用，又要预见到未来工作中的作用，因为社会在不断进步，事业在不断发展，档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前，而且要透过文件预测到它的潜在作用。

2.2 实现信息化管理的原则

2.2.1 快捷 高职院校文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为院校提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

2.2.2 方便实用 当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合高职院校文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的档案管理软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

2.2.3 确保信息安全 文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，涉密文件，需经加密处理。涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网连接，从而维护涉密信息的安全。

3 加强文书档案管理的措施

3.1 高度重视文书档案的管理工作

3.1.1 积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和教职员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案实体分类法》等档案法律法规，不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中，完善档案管理设施，提升其规范化、信息化、现代化发展水平。改变被动提供有关档案工作资料的工作方式，主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。

3.1.2 科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求，相关工作人员要积极接受新知识、学习新业务，主动学习信息技术、管理等相关知识，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平，努力为具有出色高职院校管理才能、技术先进的复合型人才为学校及他人提供方便、快捷、高效的服务。

3.1.3 搞好文书工作与档案工作的规范衔接。档案的前身是文件，文件质量与档案质量密切相关，只有建立在文书部门规范处理文件基础上才能提高档案管理水平。文书人员要建立较强档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻注意档案整理工作，实现文书、档案工作一体化。

3.1.4 要求及时、准确处理文件，及时登记收文件，发现文件缺少要及时查找。应注意及时收集领导报告材料等，保证文件材料的完整性和实效性。要强化文书部门立卷工作，这也是《中华人民共和国档案法》已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也有规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责及时整理、立卷、归档。

3.2 加强文书档案资料的全面收集

3.2.1 健全规章制度 档案管理人员要认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案实体分类法》等相关法律法规，不断增强档案管理意识，进一步完善必要的档案工作制度，落实责任制，为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度，及时收集原始档案，并理顺归档程序，防止档案的散失，为日后提供利用打好基础。

3.2.2 加强催收 在工作中常出现由于其他工作事务，而忘记及时返还文件的现象，此时为确保档案不遗失，应该进行催收。

3.2.3 加强档案收集的广度和深度 无论是专业档案管理人员，还是兼职档案管理人员，都要加强专业知识的积累，扩大档案收集范围，完善档案收藏结构，特别要加强对重要会议、重大历史事件、教学成果、学院发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。在档案收集中，要突出各院部（处室）部门特色，增加收集的门类，广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。注意增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力，注意发现有保存价值的资料。

3.2.4 加强院部（处室）部门之间协作，做好文书档案的收集工作。档案员必须做到三勤：嘴勤，即经常主动了解业务部门开展的新工作。脚勤，即与业务部门加强联系与交流，以及时获取有关信息圆。脑勤，即根据院部（处室）部门的工作实际，思考档案如何围绕院部（处室）部门的中心工作，做好收集利用服务工作。

总之，要加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅，着重收集能够展示一个院部（处室）部门发展阶段的资料，为开展实际工作和教学科学研究服务提高参考信息，切实发挥档案部门在学院教学科学成果经济效益社会发展中的参考依据作用。

3.2.5 归档时，要根据移交登记表目录，检查是否有缺漏文件，如有缺漏务必补齐。因此，平时就应该注意收集、查阅相关的档案资料，根据部门立卷制度将档案资料整理齐全，按照时间顺序或文件的内容归档， 归档时间做出相关记录，以便全程跟踪、催办、督办做好备案登记；做好的备案表装订成册，即形成一本档案明细账；每年做好统计工作；可起到事半功倍的作用。

4 结语

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，文书档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，它记载院校发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，可以不断地提升一个高职院校的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为高职院校发展和进步做出应有的贡献。

TP311.52 【文献标识码】A 【文章编号】1009-5624（2018）02-0203-02