浅谈档案数字化建设的价值与问题

宫启生

（北京电子科技学院图书馆（档案馆） 北京 100070）

浅谈档案数字化建设的价值与问题

宫启生

（北京电子科技学院图书馆（档案馆） 北京 100070）

在国家推进档案工作信息化的背景下，档案数字化建设迅速发展。在实践工作中，档案数字化的建设已经表现出了对档案管理与应用的实际价值。但随着数字化建设工作的不断深入，仍有一些问题值得在今后的建设工作中思考与探讨。

档案；数字化

1 引言

近年来，在国家推进档案信息化建设工作和加快数字档案馆（室）建设的背景下，档案领域主动运用先进的信息技术手段，依托云数据平台和移动互联网资源，结合先进的物联网技术以及密码加密技术不断开发和引进各类型档案数字化系统，这使档案的数字化管理和应用成为了可能，彻底改变了传统档案馆（室）档案管理工作和服务的模式。档案的数字化建设是档案工作信息化建设的重要组成部分，也是档案信息化建设的基础工作。档案数字化建设，主要是指建立档案的原件、原文、原貌的计算机储存系统，即所谓电子档案管理系统。并围绕该系统建立起电子档案的检索系统、法律保障系统、保密和密码系统、档案联网或因特网查询系统等，构成一个档案计算机存储、传输、检索、查询、复制、利用的良性运转体系[1]。开发建设档案数字化系统是紧跟时代发展，开创档案管理与服务新模式的必然选择。

2 档案数字化在实际工作中的价值

（1）有力确保传统载体档案的安全。传统载体档案经过数字化加工处理后，整理、编目、统计、查阅等各项工作，都可不再动用实体档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了人为损害或自然侵害的可能，提高了安全系数。

（2）数字化档案能够利用信息技术手段实现高效服务。数字化的档案可以依托强大的档案数字化管理系统，借助先进的信息技术手段，实现档案检索的自动化，档案获取的智能化，打破传统档案利用过程中在时间和空间上的局限性。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案[2]。

（3）以数字化档案为主要信息资源的档案馆，能够打破传统档案管理的工作模式，解放人力，提升工作和管理效率。档案数字化后，从档案的接收、归档、编目、典藏到流通都可在数字化基础上实现现代化和智能化的档案管理。

（4）它是档案馆（室）同组织其他部门实现对接的需要。在办公网络化和自动化的背景下，传统载体档案不搞数字化，根本无法与其他单位或部门对接，无法顺应档案信息资源共享的发展趋势。

3 档案数字化建设需要探讨的问题

档案数字化是档案信息化建设中最基础性的工作，一定程度决定了今后开展信息化建设的质量和深度。与档案数字化相关的问题仍有许多需要和值得我们继续探讨。

（1）需要进一步明确传统载体档案（文书、录音、录像）以及各类电子文件归档和接收的范围，保存期限等。

（2）随着办公自动化和无纸化办公的日益普及，很多档案形成之初已经是以电子文件的形式存在了。档案的数字化工作不仅要注重传统载体档案的数字化加工，更要从现在开始及时做好电子档案的归档和接收工作。避免产生的电子档案散失，也可避免数字化的重复进行。

（3）需要进一步研究电子文件和其它数字化档案在命名科学、格式规范、元数据合理和有效性以及数据抗风险能力等诸多方面的问题。

（4）档案的数字化是个基础工作，是在为建立数字档案馆做准备。从长远发展的角度看，需要我们从现在开始在诸多方面为建立数字档案馆提供有力保障，营造良好的数字档案馆发展环境。包括制度保障、人才保障、组织保障及经费保障等。如何利用好现有的基础环境，如何争取到更符合未来数字档案馆建设和发展的良好环境，都是值得我们继续思考和研究的问题。

（5）档案数字化离不开网络系统的大力支持，但有网络的地方必然有弊端，网络安全性低，档案数字化管理同样存在着网络安全问题，这些问题的存在使档案数字化管理体系不能实现正常运行，各种网络病毒给档案数字化管理带来很多麻烦[3]。

4 结语

通过CNKI、万方知识数据库等中文数据库进行检索，以“档案数字化”为检索主题，很容易发现近几年与档案数字化相关的文章数量比较多，可以说档案数字化已经成为档案领域研究的热点问题之一。在档案实践工作中，我们当然最关心的是对于实际工作产生的价值。诚然，档案数字化建设产生的价值会随着相关政策和制度规范体系的不断完善、信息化水平的不断提升、信息安全技术的发展和安全保密意识的提升而逐渐提高。

[1]陈萍.档案数字化建设浅谈[J].档案，2012，(2)：63-64.

[2]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理，2013，(1)：38-40.

[3]李红宙.档案数字化重要性探析[J].城建档案，2017，(6)：24-25.

A Brief Discussion on The Value and Problems of The Digital Construction of Archives

Gong Qisheng.
Beijing Electronic Science and Technology Institute,Beijing,100070,China.

In the context of the country's informatization of archives work, the digital construction of archives is developing rapidly. In practice, the construction of archive digitization has shown the actual value of archival management and application. However, with the development of digital construction, there are still some problems which deserve to be considered and discussed in the future construction work.

Archives;Digitization

G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009-5624（2018）02-0002-02

宫启生（1983-），男，汉族，内蒙古，硕士研究生，中级，研究方向：数字化建设研究。