渐行渐近的内蒙古气象档案

贺美萍

(内蒙古气象信息中心,内蒙古 呼和浩特 010051）

每当看到叙利亚大马士革，在战火中千疮百孔，废墟瓦砾成堆，原来美丽富饶的城市不见踪影，就会默默地想：当有一天战争结束，再重建这座城市时，该是多么的艰难，无论建设者是根据灵感还是民族特点来设计，都要查一查，翻一翻，在战争前它的档案和历史……这是城市建设，在其他诸多方面更是要依据档案查询历史。

档案是多么的重要和神奇，就像是一位老人给你讲原来的故事和发展，但是，一旦因战争或自然灾害，没有把原始档案保存好，那将是多么遗憾，无法弥补的空白，它将是一个永远的痛，一个无法破解的迷。自从接触到档案，干上档案工作后，才知道档案对国家，城市建设，各行各业是多么重要。

2014年6月因工作需要，笔者调到内蒙古气象信息中心的气象档案科工作，不少同事都挺羡慕的，认为是个清闲省心的地方，殊不知隔行如隔山，要尽快熟悉业务又要干好本职工作，原来虽然同样做气象工作，但真正干上档案工作后，确不是那么简单，有时甚至是无从下手。本人不放过向老同志学习和其他培训的机会，不懂就问，有时间就自学或上网学习。先后学习了《气象档案管理规定》《气象档案分类法》《气象记录档案移交管理规定》《气象档案业务流程》《省级气象档案管理系统》等，按科室要求查阅账簿，实物与账簿一一对应，以实物为准，完成科室交办的阿拉善盟、锡林浩特市、兴安盟、通辽市的气象记录明细登记；熟悉掌握了各盟市的记录摆放位置，对前来借阅的同事及时准确找到需要的资料。登梯子上密集架是工作常态。2014年底到2016年正遇上档案馆扩容改造，新建密集架 340m2,旧密集架改造135m2,经过打包下架，记录、分类、运输，重新整理上架（气象记录、气压、气温、湿度、风向风速、降水、气象报表类、高空记录、天气图表、撤站等等）资料3万余册。埋头苦干好几个月，每天汗流浃背，与尘土为伴，双手双腿疼痛，连手指被纸盒划破都不知道，科室成员不同程度的病倒了，但换来的是整洁明亮的库房，摆放有序的各类资料，并预留出了未来多年归档资料的位置。目前，馆藏资料6万余册，5个纸质档案库房，有1000 m2的使用面积，1个机读载体库房，40m2的使用面积。

2016年12月26日经过大家的共同努力，由内蒙古档案局和自治区气象局组成的评审组对气象信息中心档案工作进行测评，对照《内蒙古自治区机关档案工作测评标准》对信息中心档案条件保障、基础业务建设、档案资源开发利用及信息化建设等方案工作进行认真审核。通过实地查看了气象档案馆的建设情况、查阅了文书档案、业务档案、设备档案、特殊载体档案、气象观测记录档案、气象科学研究记录、气象基本建设档案和相关编沿材料，以及档案全文数字库，气象信息中心以98.8分的好成绩荣获机关档案工作自治区一级单位。

2017年9 ～12月参与完成自治区气象局要求归档的“内蒙古自治区气象局山洪地质灾害防治保障工程项目”的归档任务。包括2011～2014年度6个批次的项目档案。预先认真学习归档技术和移交方案，与负责人探讨问题，到盟市查看了解情况，回答盟市及二级单位电话咨询。上交单位按项目要求包括工程管理文件、工程技术文件、工程财务文件三个子项目分别进行组卷（立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、技术开发、设备配置、竣工验收及固定资产移交等全过程中形成的文字、图表、声像等形成的全部文件材料）履行移交手续，按规定格式填写《山洪项目档案移交、接收登记表》和《山洪项目机读载体（电子文档）档案移交、接收登记表》。档案工作人员需开盒开卷逐一清点，上计算机查看光盘，达到档案资料完整、组卷规范、移交井然有序的原则。经多日清点，查漏补缺，改正错误，准确无误后，盖章、签字，共接收3个盟市6个二级单位的84个项目262卷，按要求顺利完成任务，获得领导好评。期间还按要求接收归档了工程基建项目档案55盒，图纸202张。

2017年初为了提高内蒙古自治区气象档案等资料的服务质量，启动内蒙古自治区数字化档案管理及资料共享平台项目建设，中心与内蒙古云科数据公司就内蒙古气象数字档案馆建设方案进行研讨，首先以乌兰察布市作为范例。本科室在随后的日子里协助云科公司完成档案馆的库房与密集架尺寸丈量及库房平面图设计；完成乌兰察布市11个台站的气象要素明细账簿统计与实物对比（笔者负责丰镇、化德）；完成实物位置摆放；完成风向风速、降水的换盒工作；完成温湿度、烟感和视频监控系统的接入工作，达到自动报警，无死角监控，实现档案馆科学智能化管理。同时，其它科室的数据管理人员，把已数字化的资料接入到系统中。云科公司多次派人与我们进行讨论、沟通和组织学习，到目前一期项目建设已完成，实现了数据查询、借阅归还、虚拟三维系统、个人空间、馆务（协同）工作平台、管理中心、利用中心（综合业务查询）、系统管理等六大功能支持，极大方便了气象系统职工及社会各界人士对科学研究、历史资料、学习培训等的查询，提高了资料的共享利用。

来档案科工作近4年时间，3/4的库房已整理过一遍，数字化扫描工作也进行了一半，归档工作也在逐步进行，但对整个内蒙古气象档案来说远不止这些，档案难就难在开发利用效果，保存史料不仅是为了让档案存在，更重要的是让它发挥自身的使用价值，更好的服务于社会。“智能化数字档案管理平台”还要继续完善；海量的数据要陆续接入；数字化任务还很繁重；其它如：气象事业管理、气象观测记录、气象业务技术、气象科学研究、气象基本建设、气象仪器设备、气象标准计量的档案还需继续归档，档案工作任重而道远。建设好利用好管理好“智能化数字档案管理平台”是我们今后的任务，只有把最基础最艰苦的工作做好，才能更好的使这个平台运转起来，真正起到了资料共享，保护纸质资料的作用。

数字档案馆是信息条件下档案馆的“升级版”，与传统档案馆相比较，数字档案馆具有的特点和功能是：档案资源“数字化”，档案实体“虚拟化”，档案管理“系统化”，信息传递“网络化”，档案利用“知识化”。实现由档案的提供向知识的提供转变。气象档案数字化后，有利于提高气象档案利用工作效率，实现快递检索、资源共享、远程服务，有利于提高气象档案保护工作水平，减少气象档案利用损坏，促进气象档案抢救工作，提高气象档案信息安全系数，是气象档案创新转型的重要内容，真正做到了死档案活利用效果。