信息化背景下单位人事档案管理研究

杨秀春

(内蒙古农牧业科学院,内蒙古 呼和浩特 010010）

信息化时代，即数据时代。简言之，是指以信息处理技术为核心，对海量数据进行深入分析与处理。就目前来看，在当前全新的互联网信息环境下，信息技术与大数据技术已经被广泛应用于各个发展领域。众所周知，信息数据的核心关键在于提取有发展价值的数据信息，以优化某领域的管理，确保其发展的科学性和合理程度。所以，在企事业人力资源管理领域的应用及其价值体现日渐凸显。文章以此为背景，重点以企事业单位的人事档案管理及其工作创新为主。

1 人事档案管理信息化建设的必要性

信息化背景下，对于企事业单位人事档案管理领域的应用及建设越来越深入，主要是源于信息技术管理本身的优势，即快捷、安全、环保等。更进一步来讲，其将人事档案管理的价值及其呈现力变得更加突出，即对单位发展的服务性，且大幅降低了档案管理的成本。因为在整个档案管理工作中，人事档案的内容往往与单位的发展更加联系紧密。但是在现实中由于人事档案工作的特殊性，所以绝大多数的单位、机构等依然沿袭手工操作的组织形式。

1.1 加快信息化建设可使人事档案信息永久保存

众所周知，传统的档案文件管理、保存等，以纸质材料形式，非常容易受损，包括气候、温度以及人为破坏等。正如上述所言，尤其是人事档案的特殊性，其重要性不言而喻。简言之，人事档案如果受损，往往是很难修复的，其对于单位、对于当事人所造成的影响也是难以预测和估算的。

如上，在信息技术的应用和保存环境下，常见的档案资料遗失、造假等不利情况均可得到较好的规避和控制，最大限度保障了事业单位人事档案的准确性和完整性。更重要的是，人事档案本身受到外界因素影响和人为破坏的几率更小，便于携带，文件操作与查询简单。

1.2 加快信息化建设让人事档案信息查阅更加快捷简便

传统的管理方法框架下，必然需要运用传统的文件管理办法，这也是最基础性的工作内容。通俗点来理解，即人事档案管理人员对文件进行早期的细致分类。在整个工作管理中，仅用于查询信息的时间、精力等均消耗巨大。不仅如此，当面对一摞又一摞厚厚的档案文件时，关键数据的遗漏在所难免。更为致命也是最让工作人员棘手的问题是，在查阅的过程中，档案文件不断被打乱，给后续的工作再次带来较大困扰。

如上，信息化背景与操作应用下，在日常的管理和查阅工作中，不仅可以帮助我们轻松查找单位内外所需的档案信息，并且对于上述提到的几大问题现象均可很好规避。此外，直接提升了传统纸质档案管理下的低效率问题，大幅提升了信息检索的准确性。

2 信息化背景下事业单位人事档案管理工作中的技术运用

联系本单位近两年的工作实际以及信息化办公管理服务模式的创建应用现状，简单总结归纳如下。

2.1 人事档案管理对于数据库技术的运用

进入到新世纪之后，信息技术的迅猛发展与普及应用，在于物联网、数据库、云平台等技术网络服务架构的创建。简言之，就目前来看，数据库技术在信息网络的发展下已经逐步形成了一个巨大集合体。在该信息集合体时空内部，蕴含着各种各样的数据信息，并呈次方式的爆炸式态势增长。所以，凭借着该环节的技术优势，将其应用到档案信息的管理工作中来，对于挖掘价值信息、优化管理方面效果突出。

但是，事业单位人事档案管理工作中，如果直接在办公系统界面创建对应的数据库，也存在不足和隐患，即会造成数据库的安全性差。不过，对于系统的安全防护可以持续改进。将管理系统与数据库合二为一，而不是简单在桌面上建立对应的数据库，借助数据库技术，最大限度保证系统的安全。正如上述所言，数据库实际上属于大型数据库，容量大、操作简单，对于管理人员而言更加容易上手。

在此基础上，还包括数据库恢复技术。虽然数据库的独有技术优势已经明确，但依然孤立存在，很多情况下还是会受到外界因素的影响，尤其是人为因素的影响。比如，时常会由于人事档案数据库的管理人员操作不当，或者工作人员本身的业务能力不足等，造成实际的管理工作中部分档案数据丢失、系统板块损坏的情况。正因如此，最重要的一项技术应运而生，即针对人事档案的数据恢复技术。

2.2 人事档案管理对于压缩技术的运用

压缩技术的应用，直接改进了传统管理模式下的诸多弊端和不足。具体来看，在传统的人事档案管理中，主要的职责任务就是将所有员工的档案资料以纸质的形式存储起来。正如前文所言，浩如烟海的档案资料中，包括归档、筛选等，既费时又费力。反之，信息化平台架构下，借助于压缩技术，将需要存储的信息予以备份，对于档案管理工作人员来说，工作任务量也大幅降低，只需要将备份的档案信息输入到电脑系统中，即可完成存储。

不仅如此，借助于压缩技术，对于以往很难完成的图片等存储内容，均可直接压缩成黑白图像或者彩色图像。总之，对于单位内部开展人事档案管理工作及其针对性更加便捷。

2.3 人事档案管理对于音频视频处理技术的运用

在传统的人事档案管理工作中，对于部分音频资料信息的存储，主要是利用磁带光盘或者录音笔等设备来完成。但是，无论是磁带光盘还是录音笔，在实际的档案保管工作中受到物理性因素的影响和破坏比较严重。

相对而言，借助于信息技术，引入更加先进的音频视频处理技术来辅助完成，可将这些宝贵的资料数据录制到计算机管理系统中。通俗点来理解，就是将录制中的声音信号转化为数字信号，即便保存时间很长，仍不受影响。

3 信息化背景下人事档案管理效率的强化路径

关于人事档案管理信息化建设的必要性和重要程度，以及关键计算机信息技术的合理运用等，前文中简要从几大方面综合归纳梳理。总的来看，今后人事档案管理信息化的推进已经成为主要趋向，并且朝着纵深方向持续演进。对于现阶段存留的不足，还需进一步强化。

3.1 加快更新人事档案信息化管理设备

严格意义上讲，要想加快提升事业单位人事档案管理的信息化水平，除了从管理制度、行为操作以及人才培训方面，还需一项更加基础性的保障工作，即物资投入建设。

在人事档案管理中，单位管理者必须要革新原有的档案管理理念，坚持与时俱进。首要的就是适当加大资金投入建设，包括引进先进的技术与设备，并对设备做好养护。在此基础上，结合单位内部自身的情况，做好工作流程的优化以及管理系统的升级等。

3.2 全面推进人事档案信息的计算机检索

关于计算机信息技术的保障性，上述已经了解到。在对人事档案信息检索时，需要充分体现出计算机的辅助性，而非一种摆设。简言之，就是利用计算机来编制档案检索工具。在此基础上，将各类不同的数据信息归档分类，比如，可编织成专题目录、案卷目录、分类目录等。对各类纸质信息，全部需要依照信息管理部门的要求以及相应的文件格式来操作。如此以来，旨在增强和保证人事档案信息的通用性和可靠性。

如上，还需进一步强化计算机系统的服务职能。比如，管理人员在利用计算机来检索档案信息时，最先需要对本部分档案内容予以了解，包括内容特征、形式特征等。该环节的目的在于保证检索出来的人事档案信息能够满足档案目录的具体要求，即提升阅档的速度。在单位内部，还可以建立专属的档案室网页。

3.3 做好数据库的安全防范，建立专业的信息化档案管理队伍

开篇已经提到，安全问题仍属于现阶段人事档案管理工作中的普遍性问题，即便是在信息化管理环境下也不例外。故此，建立相应的安全防控机制是非常有必要的。具体来看，单位首先要确立相关的规章制度，即让单位内部全员上下清楚地认识到人事档案信息的重要性，以及安全保障系统建构的必须性，需要渗透融入工作管理的每一个环节。比如，工作人员要做好日常人事档案信息的备份工作，并借助于计算机压缩技术等来建立档案恢复机制。总之，运用最先进、可靠的技术软件与设备工具来持续提升档案存储的安全性。

在此基础上，加强对工作人员的培训和再教育。包括操作技能、业务水平、服务意识以及职业道德等。对于岗位上的工作人员来说，做好安全技能的学习是基础性工作。在实际管理工作中，要切实意识到互联网的使用对于现有工作的作用以及潜在的威胁等。需要特别注意的是，由于人事档案数据的特殊性，所以应选用专用电脑来保存。在数字化存储的同时，对于纸质存储管理工作仍将继续。

3.4 提高单位领导的专业水平

一个单位或者一个部门的领导，对于各项工作的开展以及水平的高低等，与其自身的能力是有直接关联的。对于事业单位的领导也不例外，档案管理工作作为整个单位其他各项工作开展的辅助性职能部门，同时也是基础性部门。相对而言，人事档案管理工作更是重中之重，直接影响着人力资源管理。故此，建议事业单位的领导以及档案管理部门的领导，需要结合当前社会体制发展状况，来做好具体工作的实时更新。再者，只有领导层加以重视，并付诸实施，对于后续的基建工作、保障工作等，才能更好顺畅的持续推进。