新时期人事档案管理工作探析

2018-02-17常晓蕾

信息记录材料 2018年1期

关键词：时期资料事业单位

常晓蕾

（新疆和田地区人民医院新疆和田 848000）

新时期人事档案管理工作探析

常晓蕾

（新疆和田地区人民医院新疆和田 848000）

事业单位在日常运转的过程中需要大量的从业人员，为了加强对从业人员的管理，需要建立人事档案资料。人事档案资料不仅提高了单位的管理效率，而且能够让人才找到合适的岗位，进而创造更大的价值。在技术化、信息化发展日益快速的今天，事业单位的人事档案管理工作不仅日益重要，亟待采取积极有效的措施来提高管理水平和管理效果。本文介绍了新时期人事档案管理中存在的动态性不足、管理模式较为滞后的问题，并从加强人事档案的动态管理和提高人事档案的管理水平来提出具体的解决措施。

新时期；人事档案；档案管理

1 引言

传统的人事档案管理方式难以适应不断流动的从业人员，因此在新时期内，事业单位要不断创新人事档案的管理方式，不断调整人事档案的管理方式，并且逐渐应用计算机技术来管理人事档案，不仅提高人事档案的管理水平和管理效率，而且能够满足社会发展的要求，适应时代发展的需求。

2 加强新时期人事档案管理的重要意义

人才是企业发展的重要力量，所以要对人才进行管理。由于新时期内人才的流动速度和流动频率在不断加大，所以人力资源要加强对人才的管理。在新时期内，企业加强人事档案管理的重要意义主要表现在如下两个方面：一是人事档案可以作为企业挑选优秀从业人员的重要依据。人事档案是从业人员的信息记录表，记录从业人员的受教育程度、专业水平、主要业绩等，通过档案中的相关资料可以掌握从业人员的信息，并且出于工作内容、长远发展等方面的考虑来选择合适且优秀的人才，进而做到人尽其才，为单位创造更到的价值；二是合理配置人力资源。事业单位中经常存在人员在不合适的工作岗位上工作，虽然任劳任怨、兢兢业业，但是并没有创造更大的价值，如果根据人事档案中的资料内容对其工作内容进行调整，在合适的岗位上将很快能上手，并且有条不紊，提高工作效率和业绩水平。为了让人才找到自身的发展方向，并且为事业单位创造更大的经济效益，在新时期范围内加强人事档案管理具有重要意义[1]。

3 新时期人事档案管理工作中存在的不足

首先是从业人员在入职初期建立人事档案，介绍从业人员的学历、工作经历等，然后将其归类编码，放入档案库中，进而完成从业人员的档案管理工作。档案内容缺少变动，没有增加从业人员职务变迁、学历变动、家庭关系等方面的变化。再次是收集的资料内容比较单一，并且比较被动，主要是依靠从业人员个人填写的资料为主，即使是在工作期间取得的重大工作成果也没有记录到人事档案信息中。人事档案中的基础资料不全，只有部分内容，所以无法真实地全面地反应从业人员的个人信息资料。

其次，信息化管理档案的方式尚未普及，大量的用人单位依然采用传统的纸质档案管理模式，从业人员在入职前填写个人的信息资料，然后签订就业合同，将从业人员的单位资料进行编号、归档，工作量巨大。

最后，部分单位和部门逐渐尝试将从业人员的信息和档案目录输入到计算机中，通过系统来检索和调阅资料，但是应用范围较窄、应用层级较低，尤其是一些中小单位，片面地认为从业人员较少，无需对其进行信息化管理。

4 完善新时期人事档案管理工作的主要措施

人事档案记录从业人员的工作经历、工作能力和工作业绩等方面的内容，是了解和管理从业人员的重要信息载体。随着经济社会的发展和个人追求的变化，传统的一份工作干一辈子的现象将越来越少，从业人员的流动性逐渐加大，这就相应地加大了人事档案管理工作的难度，所以，注重动态管理及管理制度的完善，是人事档案管理效果相对提升的必然需求。

4.1 加强对人事档案的动态管理

人力资源部门是人事档案的主要管理部门，但由于单位的人力资源部门的从业人员较少，并且要负责人员招聘、培训、绩效考核等方面的内容，工作量较大，所以，注重人事档案的动态管理体系构建及完善，需要从信息变动及信息存储应用等角度进行专项设计，以此实现人事档案管理效果的相对提升。事业单位的从业人员流动性较大，所以对人事档案也要随着人员的流动而进行调整，对其进行动态管理。首先是人事档案是从业人员在各个时期、各个阶段真实状态的反应，所以要体现从业人员的受教育水平、专业技术水平等。其次是单位要随着从业人员个人的发展变化而补充相关资料，例如从业人员的工作水平、同事评价、工作考核、工作态度等方面的资料，让从业人员的资料更加丰富具体。再次是增加从业人员在单位所作出的贡献，例如在人事档案上记录从业人员的个人专业技术水平，以及其发明和应用的新技术，让档案资料来增添从业人员的个人成就感，并且将让该项荣誉伴随从业人员一生。最后是归纳整理从业人员的学历资料、工资奖金的变化等。这些档案信息是基础资料，同时也是随着个人的发展而不断变化的，进而见证从业人员不断成长的过程。通过不断增添和调整人事档案资料中的内容，可以看到一个准确的、立体的从业人员的信息资料，进而为人才的综合评定提供大量的理论资料。同时只有不断增添个人信息资料，才能够做到人事档案的动态管理[2]。

4.2 提高人事档案的管理水平

在计算机技术的推动下，人事档案管理要进入信息化管理系统内。首先是企业必须建立起完善的计算机系统，改变传统的纸质档案管理方式，逐渐建立从业人员的个人电子档案，以数字化的方式记录从业人员的档案信息。电子化的档案资料不仅利于查找和调阅，而且提高了档案资料的安全系数。其次是对档案信息进行处理，并且建立内部人事档案网络，在企业的总公司和分公司进行人事档案资料的交换，不仅实现了档案信息资料的资源共享，而且保证个人信息档案的完整性。再次是注重人事档案的安全性。一是制定严格的档案管理制度，规定从业人员人事档案的调取方式，记录方式，以便后期进行追踪；二是加强网络安全建设，设置防火墙，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出现从业人员信息档案泄露的现象[3]。最后是企业要加强信息化设备的投入数量，并且监管其使用效率，保证授权部门能够扩充和检索人事信息，保证人事信息的真实性和准确性，进而为企业推选更多优秀的、合理的内部人才。

4.3 注重档案数据库的构建与维护

随着事业单位的发展，人员也出现较大幅度的变化，进而提高了人事档案管理的难度，所以为了协调人才与单位发展的关系，推动事业单位的有序运行，人事档案管理的工作越来越重要。部分单位虽然购置了信息化设备，但是利用效率较低，并未发挥信息设备应有的作用。所以，需要以完善信息数据安全管理制度的方式，对档案数据库的信息收录、信息安全、存储及应用等方面进行专项处理与调整，以此实现人事档案信息管理的相对处理与调整，这对优化人事资源档案的完备性、可靠性等方面有积极作用。注重数据档案库的安全系数提升，需要对其网络系统进行加密处理，在调整档案及相关数据保密性的前提下，实现信息档案的处理与调整。