档案信息化建设研究

孔祥宁

（中国石油集团东方地球物理勘探有限责任公司 河北 涿州 072751）

档案信息化建设研究

孔祥宁

（中国石油集团东方地球物理勘探有限责任公司 河北 涿州 072751）

随着我国经济和科技的发展，网络技术已经基本覆盖大部分地区，同时大多数企业也将计算机技术应用在企业的档案管理中。计算机技术的应用能够实现档案管理的信息化和科学化，对于提高企业管理来说具有重要意义。本文主要对档案的信息化建设进行研究，首先介绍了档案信息化建设的重要意义，然后谈了当前档案信息化建设中存在的问题，并提出了解决建议。

档案工作；信息化建设；企业管理

1 引言

计算机网络技术的发展使得信息化管理不再困难，随着企业管理技术的改善，传统的档案管理方式已经不再适应今天的形势，因此应该对档案管理进行改革。将计算机网络技术应用在档案管理工作中是当前档案管理和建设的一个趋势，它能够对档案资料进行实时管理，同时缩减了档案管理的工作岗位和工作人数。然而在档案信息化的建设中也应该注意诸多问题，防患于未然，才能保证档案信息化建设的顺利开展。

2 档案信息化建设的重要意义

2.1 提高档案管理的科技含量

通过档案信息化建设，将计算机技术与档案管理工作结合起来，能够提高档案管理的科技含量，促使档案管理部门从传统的封闭式管理逐渐变为开放式管理，提高管理的透明度，将档案管理的信息收集、整理、分析和归档工作整合起来，方便数据的存储，促进企业内部资源的合理配置，提高经营效率。

2.2 方便数据的检索和调取

传统的档案管理主要采取人工管理的方式，不仅速度慢，而且浪费人工成本，实现档案的信息化管理，能够通过计算机技术迅速找到需要的数据和资料，省去了人工查找的麻烦，而且可以通过多条件查找、目标查找等多种方式进行搜索，从大量的数据库中搜检到需要的资料，迅速调取出来，这是传统的档案管理无法比拟的优势。

2.3 提高管理效率

将计算机网络技术与档案管理工作相结合，大大提高了档案管理的效率。通过网络计算机技术，能够实现对档案信息的整理和分析，对于建立档案工作人员来说，计算机能够对档案进行整合，迅速生成档案目录，对于查阅档案的人员来说，通过计算机的搜索功能，能够迅速找到自己需要的信息，网络计算机技术使得档案的管理和查阅工作都变得方便简单[1]。

3 当前档案信息化建设中的问题

3.1 思想观念上缺乏重视

当前很多单位的领导对于档案的信息化建设没有给予足够的重视，认为档案管理对于企业经营和发展来说没有重要作用，档案信息化的建设需要投入大量的资金和设备，同时需要派遣专业的人员进行维护和管理，这都需要管理者从经营资金中予以抽调，会影响企业其他业务的经营，因此有的企业管理者没有将档案信息化建设放在应有位置，没有认识到档案信息化建设对企业信息管理所产生的重要意义。另外企业中落后的管理观念、人才储备不足等问题都严重制约了档案信息化建设。

3.2 档案信息化建设流于形式

很多企业的档案信息化建设只是为了跟随大流，信息化建设只是对目录录入和数字化扫描进行改善，这种流于形式的建设方式对于档案的信息化建设来说是毫无益处的。要想构建一个健全的档案管理系统，不仅需要在技术上进行改善，还需要建设一个完善信息化系统，用强有力的制度保证信息化建设的实施。只注重表面而不注重实质建设的方式不仅不能为企业带来经济效益的流入，反而会增加企业的额外负担。

3.3 档案信息化建设不规范

档案信息化的建设不仅能为企业经营提供充足的动力，同时也是经济社会发展的共同要求，因此企业在建设档案信息化的过程中应该采取统一的建设标准，实现档案信息化建设的规范化和科学化，但是当前的档案信息化的建设没有统一的标准，各个企业都有自己的建设方案，这就导致档案信息化建设不规范的问题。档案信息化建设不规范不仅导致行业内部建设标准不统一，同时也导致企业管理出现麻烦[2]。

4 档案信息化建设的改进措施

按照国家和政府出台的有关文件，应该对档案信息化建设中存在的问题进行纠正，保证档案信息化建设工作的顺利开展。

4.1 从思想认识上给予高度重视

提高对档案信息化建设的重视程度，是开展档案信息化建设的前提条件，只有深入了解档案信息化建设对企业经营和行业发展起到的重要作用，才能落实到行动上，主动采取措施，促进企业档案的信息化建设。提高重视程度应该主要从高级管理人员和档案管理人员两个层次入手，高级管理人员是企业战略的制定者，只有高层制定完善的档案信息化建设方案，下级部门才能按照方案组织实施。档案管理部门也应该对档案信息化建设给予高度重视，积极配合上级部门的决策，制定合理的实施方案，为企业建设档案管理制度提供便利条件。企业的高级管理人员可以加强宣传，提高档案管理部门、制度设计部门、人事管理部门对档案信息化建设的重视程度，做好相关法律法规的普及工作，促使员工明白档案信息化建设是与他们的工作密切相关的，同时也是每个员工应尽的责任和义务，发动全部力量搞好档案信息化建设。

4.2 建设统一规范的标准

建设统一规范的标准，首先要保证具有完善的法律法规体系，同时行业内部应该制定统一的管理标准，在档案信息化建设过程中提供制度规范，为档案信息化建设工作保驾护航。行业协会应该制定统一的指导标准，企业在档案信息化建设过程中，严格按照行业标准组织建设，实现行业档案信息化建设的规范化和标准化[3]。另外对于档案信息化建设的技术标准也应该执行统一的规范，如档案的整理依据、档案数量的统计标准、档案资源传输的标准、网络平台的共享等，都应该进行引导和规范，只有这样才能使得信息系统的各个部分之间相互协作相互合作，加强不同工作模块之间的联系，促进系统标准化建设。如果档案信息化的建设过程中缺乏规范的标准给予指导，那么档案资料库中的信息系统就无法正常运行，如果企业各个部门之间各行其事，没有统一的规范，那就很难实现档案管理的效率。

4.3 加强基础设施建设

基础设施建设是档案信息化建设的重要组成部分，基础设施建设主要是指档案信息化建设过程中的硬件设施的配备，如计算机和配套系统等，基础设施的建设不仅要建设完善的网络系统，还要配备档案数字化设备系统。网络系统的主要功能是将文档和数据在不同设备之间进行传输，实现资料的分享，将纸质的文档和数据通过扫描系统录入计算机，并进行数字化处理，可以构建完善的档案信息资料系统，实现随时查阅和调取。档案数字化设备的构成是多种多样的，如打印机、复印机、扫描仪、数码相机等等，通过不同设备的组合，可以对数据进行扫描和储存，通过计算机实现目录自动生成，并按照一定的编码顺序进行储存，实现全过程一体化管理。基础设施的建设是档案信息化建设的一个重要工作，关系着档案信息化建设的成败，因此应予以高度重视。

5 结语

档案管理是企业管理中的一个重点工作，关系着企业的经营和发展。在新时代新背景下档案管理应该主动舍弃与企业发展不符的管理方式，寻求新型的建设方式，信息化建设能够提高档案管理效率，提高管理工作的科技含量，节约管理人员时间，以便于能够将大部分精力用于企业的战略管理上。档案信息化建设是企业发展的要求，更是时代进步的要求，应充分利用科技条件，实现档案信息化建设，服务社会和大众。

[1]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J]. 北京化工大学学报(社会科学版)，2014，(03)：32-36.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 办公室业务，2014，(23)：150-151.

[3]朱丽梅.构建档案信息化建设的绩效评价指标体系研究[J].档案与建设，2015，(08)：20-25.

G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009-5624（2018）01-0077-03