事业单位档案管理中存在的问题与提升措施

2018-02-16李洋洋

信息记录材料 2018年9期

关键词：规章制度办公事业单位

李洋洋

（淄博市公路管理局高青分局山东淄博 255000）

1 引言

目前，事业单位正处在不断的改革的过程中，在档案管理中出现了大量的问题，为了保障事业单位健康有效可持续的发展，档案管理有着举足轻重的作用。因此，发现事业单位发展中的档案管理的问题有着重要意义，先提出问题，在解决问题，这才是处理事情的好方法。

2 当前事业单位档案管理中的问题及其原因

2.1 事业单位对档案管理重视程度不足

对档案管理不重视或者不够重视的现象在部分事业单位比较明显。之所以出现这种情况，究其原因还是因为这部分事业单位对于出台的档案管理制度贯认识严重不足，也对相关的法律法规模棱两可，使得整个单位在档案管理工作方面不重视，直接造成了事业单位的工作混乱。

2.2 档案管理人员专业水平不足

造成这一结果其实有两大原因，首先，管理人员职位不稳定，由于很多事业单位对于档案疏于管理，出于对这方面的认识不足，使得档案管理人员职位变动频繁，一月一换，相关档案人员一直处于新人阶段，对情况不清楚，造成了工作效率低下。同时任命到档案管理的人员本身素质不够高，缺乏专业的办公室技巧，这一点也是导致管理混乱的直接原因。

2.3 管理制度不完善

在管理制度方面，虽然相关的条例细则，如《干部档案管理条例》、《干部档案整理细则》等，其实已经要求实施多年，但是始终无法贯彻落实，尤其在程序规范方面，各单位始终没能在系统内部形成一套流畅的运行体系，档案管理建设工作长期以来过去的经验，缺乏对新东西的贯彻落实，始终处在缓慢的发展状态。

部分事业单位档案管理制度不够完善，直接导致了档案管理方面监督力度不足、管理规范化程度不足、组卷分类混乱等问题，造成了工作混乱的情况。例如，有些单位为了节省流程，没有按照法律程序就直接销毁原本应该分类、归档的部分文件资料。这可以说是档案管理工作上的重大损失。

2.4 设备现代化程度不足，信息化进程缓慢

之所以出现现代化程度不足的情况，更多地是因为缺乏资金。有许多单位的档案管理部门电脑设备落后、办公条件较差、档案管理依然是老样子。例如，个别单位的档案室十分简陋，办公环境较差，还有很多单位极度缺乏保护档案的设备配置等等问题。由于硬件措施的不到位，所以直接导致了档案管理的信息化和网络化方面的投入严重不足，没有档案管理软件的辅助或者信息化管理软件长期不更新。

3 解决措施

3.1 建立健全的档案管理制度

首先，需要建立科学的档案管理制度，使各种规章制度行之有效；其次，在建立档案管理制度的过程中，尽量让相关制度简明扼要、简单实用，不能走形式工程，这样才能有效地发挥规章制度的方向指导作用；第三，要求制度中地位的平等性，在建立的相关规章下，要能做到既能管住职工又能监督领导的作用等。最后，规章制度，要奖罚分明，由于档案部门是各种规章制度的直接管理者和重要执行者，所以在规章制度执行时，要保障制度执行时的公平性、合法性，务必要做到奖罚分明，功过明了。

3.2 提升管理水平

事业单位要提高对档案管理的重视程度，定期组织事业单位人员学习档案管理制度，加强档案管理方面的宣传。相关领导也应该加强这方面的检查与指导，有意识地建立起一套规范化的可行的考核标准，推动事业单位档案管理管理的制度化、规范化、科学化程度稳步提高。

3.3 加强管理队伍建设和人才储备

首先，部门要确保相应数量的有专业办公经验或者能力的专人负责档案管理工作，并尽量保证档案管理的人员稳定。管理人员要求政治素养较高、要精通档案管理业务，又具备能操作电脑技术进行办公和处理的高素质人才来进行档案管理工作，同时为他们提供较好的发展平台和较高的薪金待遇，促进档案管理队伍的凝聚力的促成，形成一个较为稳定的班子。

3.4 加强信息化建设提高工作质量

档案管理信息化程度提高的首要目的是为了合理利用资源、提高工作效率、方便档案保存。新时代下对档案管理的要求也相应提高，为满足这一需求，将先进的电脑信息化技术运用于档案管理工作中就显得势在必行了。因此，首先需要相关事业单位建立互联网标准信息化管理模式，及时准确地更新档案信息，保证档案本身的时效性；其次，需要相关管理部门利用新型的储存工具，例如扫描仪、计算机等设备对档案资料进行妥善保存，并且运用先进的相关技术处理，将相关资料转变为数据资料，方便信息的保存与备份；最后，完善信息处理技术，将信息化与管理创新对接，开发新型的档案办公软件，提高档案管理的服务质量与服务效率，达到档案信息资源的共享，极大地提高了档案工作的效率，同时还方便了民众的查阅档案时的需求，一举两得。