对我国档案信息化建设实施的理论思考

2018-02-16曾明权

信息记录材料 2018年5期

关键词：网络化数字化档案管理

曾明权

（四川省档案局档案科学技术研究所四川成都 610031）

1 引言

现阶段，在档案信息方面还没有做出相关明确的阐述，在这一块发展上还不是很成熟。档案建设的信息化是的主要表现形式就是网络化和数字化建设，它能对理档案信息做出高效的管理，提高档案工作者的工作效率，同时实现了技术与档案管理相结合的重要理论。

2 档案信息化建设的意义及内容

当前，针对档案信息化的阐述层出不穷，没有做出明确的规定，一些学者认为档案信息化在本质上就是在管理过程中对网络化、现代化、数字化等现代信息技术的运用，同时全面对档案信息进行合理的开放和使用，从而提高档案管理工作的质量和效率，从而加快档案管理的模式不断得到优化。当前，计算机、网络、数字化信息已经成了档案信息化建设中不可缺少的重要组成部分了，因此，我们可以有关档案信息化建设的重要内容表现在以下几个方面：

（1）档案信息数字化

在档案信息化建设中档案信息数字化是不可缺少的重要组成因素，只有在档案信息中对信息做了数字化处理，这样才能促进档案信息化发展的步伐，过去有关档案信息的信息资料都是以书本为主，部分还设计到视频和录音之类的信息，档案信息数字化的目的就是把这些老式的信息转化成电子信息资源，同时出入到相应的数据库和设备中，这样以来不仅方便的存储、查找，也不会受损，在提高了一定的安全性，给人们也带来了诸多便捷。

（2）档案信息网络化

如今，人们的日常生活中无一不与互联网相联系在一起的，也是人们生活中不可缺失的重要组成部分，在网络时代里，只要在连网状态下，就能轻松进行信息之间的交换，而且不受任何约束，极大的提高了信息的共享性、时效性。档案信息网络化是把档案信息的管理工作融入到各区域的网络建设中，然后构建一个健全的信息管理体系，在提高管理效率的同时也提高了资源信息的共享性，为档案信息的共享性奠定了思想基础。

（3）档案信息一体化

档案啊信息一体化主要集中在对信息的管理和使用两个方面，也是档案工作中重要的组成部分。

2.1 数字化建设。档案数字化建设，加快数字化建设的步伐是实现档案信息化建设的重要组成部分，不可或缺的首要基础。利用数字化形式对档案信息进行管理主要是在管理模式上发生了改变，生成了便捷的目录和数据库模式，从而为以后的使用带来了极大的便捷。

2.2 网络化建设。随着科技力量不断的壮大，网络已是当前生活中不可缺少的重要手段了，在信息的上能最大程度的运用，提高了信息的传播速度，无论是在时间上还是空间上都打破了过去的局限性，为信息档案的资源共享和现代化发展的步伐上都起到了一定的推动作用，大大提高了网络化建设的力度，主要在于合理的利用有限的局域网对信息档案方面做出有效管理，减少对资源的不合理使用率，实现资源的利用价值，促进档案信息的建设的步伐。

2.3 一体化建设。根据现阶段档案信息建设的具体情况做了进一步的分析，其中，档案信息占据着重要的地位，结合以上具体情况分析发现，档案信息建设具备重要的现象价值，一定程度上推动了档案管理的具体功效。

3 档案信息化建设存在的主要弊端

根据目前社会具体发展状况来说，档案信息化在实际建设上获取了相应的成绩来，尽管如此，由于我国在档案信息管理和建设方面发展相对落后，在实际应用中很多地方都存在相应的问题，以此，必须正确面对信息管理过程中存在的具体问题，同时，根据具体问题提出有效的解决措施，不断的加强完善，从而推动档案信息化在管理水平不断提高。

3.1 网络化建设的协调能力不足

现阶段，在针对网络化的实际建设中，特别是在资源共享和信息化，网络化建设上，我国还没有构造出一种有利、健全的管理体系，这正是由于在网络化建设过程中的协调能力不足的主要体现。现阶段档案信息之间的各大网站不集中，无法有效的保障各资源之间的共享，这就导致了大量的资源被浪费的现象。

3.2 档案信息化建设与相关辅助能力不足

在传统档案管理模式上，信息管量所在比重大，导致计算机在进行存储管理过程中不能及时有效的对所有的信息内容进行管理，这样以来，一定程度上阻碍了档案信息化建设的进程，导致档案信息化建设处在原地徘徊不前。

3.3 档案信息数据不完整

在进行档案信息整理收集的过程中，由于量大，加之时间过久，就会出现损坏，丢失，由于人为过失导致信息入档存在缺陷，导致信息在整体收集中就出现了不完整的现象，原始数据的丢失在日后的查询和使用中就会带来诸多的不便，从而在档案信息方面错在误差，真实性得不到有利的保障。

4 档案信息化建设对策分析

4.1 提升档案信息建设的网络化建设程度

加快档案建设信息建设的网络一体化是有效实现档案信息化建设的重要基础部分，利用此方法一定程度上加快了档案管理建设的现代化进度，所以，各地区之间的相关单位必须根据具体的情况建立相应有效的档案网络模式，同时不断的在此基础上对其进行完善，此外，必须加大各地区之间联系，在学习和借鉴之中，积极学习对方先进技术，在此基础之上形成一套完整的信息网络模式，加快党建信息建设的网络化进程。

4.2 加强科学规划建设水平

以科学发展观为重要基础，不断推进档案信息化建设的步伐，以此同时，还要注重对不同地区之间档案信息化建设程度进分析，对于一些建设存在问题的地区给予一定的帮扶，结合具体情况做出相应的有效的举措，缩小地区之间的差异，从而带动整体档案信息化建设的进度，实现共同发展。

4.3 加强宏观调控能力

由于我国地区发展差异大，对于这样情况，必须做出相应的举措来，才能让其有所改观。对于一些发展相对落后的地区，利用投资扶持的方式来有效的推动档案信息建设的步伐，各阶级管理人员必须引起高度的重视，结合实际情况整理出一套科学有实际意义的改革方案，提供资金保障，推动档案信息化建设和发展进程。

4.4 加强人才培养力度

人才培养是当今推动社会各大事业中最重要的组成部分。随着信息化时代到来，对技术人员、管理人员上的需求就开始直线上升了，对各大专业人士的需求力度日益剧增，所以只有加大对人才培养的力度，才能为档案的整体发展上提高有效的人才保障，进而促进其健康持续发展。