谈单位工程组卷误区之验评文件与施工记录及试验报告一一对应放置

罗达兴

(浙江省二建建设集团有限公司，浙江 嘉兴 314201)

一在建火电厂，进入了竣工资料的组卷阶段，在其《项目文件管理实施细则》中有这样的规定：“施工记录及试验报告(作为验评文件的支撑性文件，放置于相应的验评表后)”，那么他所提到的支撑性文件有哪些呢，其细则中罗列了34种之多，比如，中间交付验收交接表及重要工序交接记录，定位测量放线记录，建筑物垂直度，标高测量记录，混凝土配合比通知单，砂浆配合比通知单，砼浇筑通知单，混凝土搅拌记录，高强度螺栓紧固情况汇总，直埋螺栓偏差记录，混凝土试块强度报告(含统计表)，混凝土强度评定记录，土方回填试验报告(含土壤击实试验报告)，其它材料试验报告等等。如此多的支撑性文件都放置于验收文件之后，且不说做到一一对应的难度，仅是在验收文件中找到这些支撑性文件，对查阅档案的人，都会是难题。基于此，下面探讨这种一一对应放置文件的诸多不合常理之处。

1 从支撑性文件的定义谈文件放置

支撑性文件：是对验收文件构成起到至关重要的作用的文件。作用既然有轻重之分，当然就不能把所有起作用的文件都作为支撑性文件来使用，因而，把所有施工记录及试验报告都作为支撑性文件来使用，势必造成支撑性文件意义的盲目放大与滥用了。譬如一个重大施工方案，我们组织一场专家论证，形成一个指导性的文件作为方案的支撑，是必要的，有意义的，但如果把一个普普通通的会议纪要，或者一次施工单位内部的讨论记录，亦做为方案通过的支撑，则有螳臂挡车，说服力不足之嫌。再比如，一栋高楼，其内在结构的荷载计算，已经足以支撑其自身的重量和抵御外在因素的影响，则没必要再加注外部支撑来强化大楼的稳定性和干扰大楼的简洁布局。

2 从验收文件产生的时间与特性谈施工类文件的放置

验收是建筑工程在施工单位自行质量检查评定的基础上，参予建设活动的有关单位根据相关标准以书面形式对工程质量达到合格与否做出确认[1]，由此可见,验评是施工接近尾声的阶段性文件，而施工记录是施工技术类文件中独立成型的施工进行时的过程文件，先施工后验收正是这两类资料形成的形像表述。这种工序先后的特质也应当在组卷中先后得到呈现，有施工卷的铺垫再到验收文件的总结，就水到而渠成地展现了整个单位工程的整体状态。然而如前所述的，如果把众多的施工记录放到验收文件之后，会打乱了项目文件先后产生的顺序。

同时，验收文件的排列也不应被非属性的文件打乱格局。火力发电厂土建工程质量验收划分为单位(子单位)工程、分部(子分部)工程、分项工程和检验批[3]，也就是我们平常所说的验评文件。这种明确的划分，使验评文件成为了相对独立的文件构成体系。而施工记录及试验报告是在施工过程中对工序自身的记录，也兼具明显的时间性与独立性，也就是我们平常所说的施工技术类文件。两种具有明显不同特征的文种，不分青红皂白，一味地揉捏到一个相对独立的验收体系文件中，必然会使质量验收体系划分的清晰脉络和规整条理受到影响，从而让验评文件显得臃肿和杂乱。

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷[2]。组卷的目的是达到档案的完整，条理，易查找。历经时间积淀的众多类型的施工记录文件，放置到工程进行到一定时段或者尾声才一蹴而就的验收文件之后，不仅颠倒了顺序，而且还有着蚂蚁吃大象的嫌疑。事实上，指向单一的验收文件，要吞噬为数庞大的施工记录与试验报告类文件，以小搏大，着实捉襟见肘。像本文开篇所提到的中间交付验收交接表及重要工序交接记录，建筑物垂直度，标高测量记录，混凝土强度评定记录等等，要在验收文件中找到一一对应的位置，恐怕并不容易。也就是说验收文件的局限性并不能包容众多的“支撑性文件”，更难做到与之一一对应。如果免强放置在一起，读者要在这种不对应的搭配中找到某个施工记录类的文件，其结果可想而知。

3 一 一对应放置是个别验收资料的需要，不可放大到全局

那么，是不是施工技术类文件与验收类文件完全不能对应放置呢？当然不是。一一对应是部分验收资料与支撑性文件的组卷排列形式，比如隐蔽类资料，在验收中起到明确的指向作用，而且在验收中这类施工记录也起到了关键的画龙点睛的作用，这类文件是可以一一对应放置的。实践中，这类文件往往在验评资料报审中作为了附件出现，有较明显的支撑作用，可以说这类施工类文件已与验收文件密不可分，像这样的对应组合，合情合理，当然不用进行拆分归类。由此可见，组卷是严谨必要的归组行为，而不是搞一刀切。

事实上，档案管理者的知识局限性以及档案管理人员的流动性，必然会加剧无绪文件查找的难度，所以现实中迫切需要档案的规范化构成，从而形成档案的规范化标准化管理。顺应这种迫切的需要，我们国家针对档案管理进行了及时的规范与界定。下面我们分析相关的档案规范中对组卷的要求。

4 从火电建设项目文件收集及档案整理规范谈组卷的文件分置

《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012中对组卷文件排列就做了具体分类，其规定中写道：“8.4.3 单位工程文件,应按单位工程综合管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列[3]”。可见单位工程文件已被档案规范明确划分为了管理类文件，施工技术类文件，验收类文件三类，特别值得指出的是施工记录及相关试验报告是这三类文件的构成之一，在这里档案规范对此类文件独立性作了鲜明的肯定，而不是验收文件的附属品。把所有施工技术类文件作为支撑性文件放到验收文件中的做法，明显违背了这一划分规定。这就形同我们的档案规范本为将单位工程资料塑造成一个完整的体形，有完美的上中下三个部分，却被运用者给腰斩为两截，不仅使其失去了机能与比例的美，抑或是要把整个的躯干都给掏空了去。

本文开篇提到的实施细则，在这份细则中对支撑性文件罗列了34项之多，而我们的验评文件从检验批到分项分部也有十几种不同的类型，根据排列组合的数学原理，如果要做到一一对应放置，那么排列组合的可能将会是一个庞大的数字，没有统一的标准，整个火力发电项目建设现场诸多施工单位各有各的看法各有各的理解，岂不是要争议不断，混淆不清。正因为确定为支撑性文件的数量众多，验收文件也数目巨大，不同类型的文件相互穿插不易于标准化管理，所以，应该认真去遵守和执行。

5 造成这一误区的原因

经过笔者多次参予竣工资料编纂的了解，误区其本质是我们的档案管理人员为了在档案检索中意图方便，拿一份验收文件出来就想把所有的施工记录与试验报告都一下就找到，拔出萝卜带出泥，希望一目了然，希望通过一份验收文件包罗所有过程文件。窥豹一斑，欲知全部森林，结果，牺牲了两大类文件的完整性与独立性，不仅组卷杂乱无章，而且增加了组卷的多余的工作负担，甚至于造成有的文件成为了灯下黑，查找无影。

6 结 语

综上所述，我们的档案管理者应当提高自身的专业知识素养，早日走出单位工程组卷中眉毛胡子一把抓的误区。重视档案的规范化集成，尤其是要理清档案构造的条理，分门别类，井井有条地让我们的档案展现出微观的细腻和宏观的大气；既体现科技的严谨，又体现文件的阵列性与丰富性；便于组织，便于查找，便于档案保存期满的筛选、注销与继续留存；决不能因一时图省事，纵容了只为应付检查的短视行为。