大数据视野下档案管理思维方式的转变探索

2018-02-15汪云龙

精品 2018年4期

汪云龙

湖北省襄阳市襄州区医疗保险管理局

传统的档案服务方式由于受到时间、空间等影响无法适应新时代发展的要求，因此需要进行档案管理思维方式的转变。以下是本文的介绍。

1 大数据时代下档案管理机遇和挑战

首先，档案管理具有大数据的特征。随着大数据时代的来临，为档案资源的管理赋予的新的特征：一是，档案数据资源整体量大且增长较快。目前我国的单个档案数据库能达到PB级别的不多，但档案室的资源综合缺失海量的。而且随着每年资料爆炸式的增长，档案资源管理需要有序进行。二是，档案数据的类型多样且复杂。档案涉及到政府金融机关等多个行业，每个行业的档案数据都不同，有纸质文档、图片、音频等方式，此外格式等特征也呈现多样化，形成了大量的异构数据。三是，档案资源的价值高。有些档案是作为国家的核心资料保存的，价值极高。同时，使用人数多也能增加档案的价值。第二，大数据时代为档案管理工作带来了机遇和挑战。一是，有利于挖掘有价值的档案，随着全国档案馆的数据化推进，可供分析的电子档案正在急速的增长，需要利用大数据提供的挖掘档案价值的有效手段。二是，有利于资料的分享。大数据技术的应用为资源共享提供了技术支持，它能让档案馆之间进行信息资料的整合和贡献，构筑信息共享空间，将大量资源彼此联系到一起。三是，为档案数据的储存带来了挑战。档案需要进行整理、分析和储存等工作，面对新时代下的大量数据，传统的数据库无法处理TB级别的数据，因此对储存能力带来了不小的挑战。

2 探索档案管理思维方式的转变

2.1 网络化的服务思维转变

所谓网络化思维就是在人类在网络化时代的背景和虚拟现实中的思维方式，具备全球性、超越性和动态性等特征。大数据时代下的档案管理工作的开展就是利用互联网等技术手段，进行数据的分析和挖掘工作。大数据的引用和应用话可以挖掘出用户感兴趣的资料信息，并进行分类有针对的推送信息，从而改变以往复制、粘贴、阅览的方式，增加服务过程的确定性。所以，档案管理部门可以借助先进的数据分析技术在海量的信息中进行挖掘，向用户进行主动推介服务。搜索有价值的信息和知识，这样可以使得预见性和精确性大大增强。当今，时代发展使得服务照相多元化和开放化发展，这就要求档案服务以客户的需求的指导，制定个性化的解决方案，提供网络化和智能型的推送服务，以满足用户多样化的需求。

2.2 信息化的思维转变

所谓信息化思维的转变就是依托信息技术、借助技术人员和依靠技术进步实现的发展模式。要求在档案工作中利用信息化的手段发现、分析和解决问题。在大数据时代下，档案管理部门可以借助计算机技术，建立安全、高效、便捷的档案管理系统，服务于社会的发展。首先，档案数字化的建立是必要的，它可以借助数据库技术、数据压缩技术和高速扫描技术等手段，将纸质、音频、图片等档案进行归档保存，组织有效的数据库。将原有的档案资料全部进行数字化进行储存，实现网络传输共享，并借助先进的计算机系统进行管理，实现档案的快速查找。第二，数据化。数字化的图像只有借助人的阅读才能实现他的价值，所以信息管理部门要加大对数据内容的建设，为档案管理服务奠定坚实的基础[1]。

2.3 技术性思维转变

技术性思维曾经推动科技的发展，它是建立在标准化模式之上的，已是极限最佳效率和利益最大化的思维方式。大数据时代下，档案管理部门需要发挥技术性思维优势，利用合理地数据分析手段进行储存数据的分析，从而提取有价值的信息。同时，要加大数据技术的应用，推动档案管理的技术化发展，提升管理水平，实现档案资源和用户需求的双向控制。例如，档案管理的资源挖掘，让数据分析成为档案知识服务体系变革的重要支柱。随着市场信息服务竞争的加剧，促进者档案馆工作向广度和深度发展，借助人工智能和机器学习等发掘潜在的价值，让传统的档案管理朝着数据分析方向发展所以，技术性思维能满足档案工作在大数据时代下的发展和要求。

2.4 共享性思维转变

大数据时代下最显著的特点就是借助档案数据信息化可以实现信息共享。档案信息资源的共建是信息共享的前提，让国家和地区的档案信息链接成为一个整体，是实现各个档案馆之前的合作，共同实施信息整合工作。档案资料馆的信息资源共享是为了满足新时代下客户需求而设立额，要求贯彻信息服务于人们和社会的理念。目前的档案信息资源共享工作的建设存在着数据的孤立和分散问题，力实现横向和纵向的平台搭建相差甚远。因此，一方面需要建立健全的数据资源共享平台，围绕原始记录性这一档案数据的核心价值来建设，促进云计算和数据挖掘等技术发展，为社会提供有力的服务。另一方面，可以建立网站。随着互联网时代技术的发展，全世界不同区域的档案馆可以实现科学的连接，用户借助计算机就可以访问国内外的网站，浏览想要的资源。所以，档案管理工作者要认识到大数据时代下自身的发展优势，积极运用大数据技术实现资源整合，打造完善的数据资源平台[2]。