浅谈高校二级学院办公室日常事务管理

田园

四川理工学院

1 前言

我国开始进入全面建设小康社会，教育事业也迎来了新机遇与新的挑战，在大量的学生进入高等学校接受优质的教育的同时，也给高校带来巨大的压力与挑战。加之全球化信息化以及学生接受信息的渠道多样化，也对高校在新时期新阶段提出更高的要求, 同时也给高校管理带来变革时代需求。随着现代管理科学的成果包括世界顶尖管理思想都被运用到生产实践管理当中，高校二级学院办公室事务管理的有效开展也是非常必要的，这是能够完全改变以往从体力、技术、经验等单方面提高运营水平的状况，呈现出以合理的快速发展为支撑的竞争趋势，要想加强高校二级学院办公室队伍事务能力，必须探索并遵循高校二级学院办公室事务管理的原则。

2 高校二级学院办公室日常事务管理重要特征

目前高校二级学院日常事务管理重要特征是，高强度的运行与宽松的人文关怀管理相结合的模式。如学院办公室统筹承担着学院的财务、档案管理、国有资产管理、教学、科研、人事、会务安排等，各项工作要求在规定时间规定内容要严格执行，运行强度相对较高、压力较大、心理阻力较大；另外办公室人员工资待遇较低以及职务晋升较慢，所有员工在缺少必要刺激但是还得办理好各种琐碎、复杂、个体事务，所以员工在积极性上还得人文关怀，调动起员工积极性确保工作长效开展；具有很强的行政运行能力及工作交换平台如任务执行、工作的协调、人员的安排等；树立强烈的为教职员工服务形象和服务意识。如对外树立本学院对外服务形象提供、对内服务好教职员工；建立健全信息交换的平台及反馈机制，如收集广泛的信息来源及时处理与分析并及时的反馈到各个渠道上去、做好相关信息的保密工作等等，为管理层决策提供帮助和支撑。

3 高校二级学院日常事务管理特点

要想搞清高校二级学院日常事务管理原则首先要搞清楚办公室高校二级学院日常事务的特点，首先高校二级学院办公室中在学院部门占据了重要地位，是因为日常的事务处理中承担了大量的任务与协调安排工作，因此从工作内容的角度上来说也具有特殊性；其次高校二级学院办公室具有繁杂琐碎、复杂的特点，其涉及到的事务往往包含到二级学院整个运行的各个方面，不仅涉及到不同的人群，也会涉及到各种事务，从最基本的会务安排、访客接待与信息反馈、财务、国有资产管理、教学、科研、人事、档案管理、文件整理与归档到领导人员任务的执行、师生需求的协调、人员安排与组织等多方面工作，所以工作相对繁杂的特点比较突出；另外高校二级学院办公室具备良好的沟通协调能力特点，高校二级学院办公室因工作原因经常联系校外人员校外单位或者多个部门学院，因此在工作的执行中往往需要面对不同的校内外人员，其中涉及文化背景单位性质及个人素质高低差别，这就需要高校二级学院办公室能够具备良好的沟通协调能力，从上级的领导人员到普通的教师与学生再到校外人员，甚至到上级部门和同级别的二级学院及同级学院内部部门，高校二级学院办公室都需要能够在广泛的关系网络中理清思路，做好协调配合整合工作，将各类事务信息进行及时传达与落实到位。

4 高校二级学院日常事务管理原则

在搞清了高校二级学院日常事务的特点以后，对照到二级学院日常事务特点我们可以确定的有三大原则，首先要有大局观原则，校二级学院办公室中在学院部门占据了重要地位，是因为日常的事务处理中承担了大量的任务与协调安排工作，在协调安排工作时首先对所有开展工作的前提是必须以有利于国家、学校、全体教职工整体利益为根本出发点，在学校和学院年度目标任务的战略布为工作开展的基本原则，在局部的发展矛盾时不能不顾全大局，在日常繁杂琐碎的事务中会遇到一些突发性的事务，无论工作范围和服务对象来说都有不可确定性，就算面对复杂的情况都必须具备大局意识，要从大局看问题，正确地认清当前形势，时刻心系学校和学院的发展，以此指导工作开展工作，服务于国家学校和学院的发展这个大局，自觉在学校和全院总体工作目标任务下开展工作：其次服务的原则，服务是二级学院办公室工作的根本目的和宗旨，首先为学院领导班子做好服务做到到位不越位，其次为学院内部门做好服务确保各项任务有序落实推进，再次服务好学院教职员工做好财务职称评定工作量核对等工作，最后为在校学生、校友、校外机构、校外人员做好服务等，服务工作要热情真诚、积极主动、及时处理，通过高效超前的服务来赢得领导的信任、教职员工和同学的欢迎。只有准确掌握这两个基本原则才能做好二级学院日常管理工作。

5 高校二级学院日常事务管理方式

在搞清高校二级学院日常事务管理原则和办公室高校二级学院日常事务的特点后，对制定高校二级学院日常事务方式起到很关键作用，对照二级学院日常事务原则、特点我们可以运用两种管理模式；第一种管理模式为直接管理，主要涉及学院重大事件重要事务如财务、国有资产管理、聘任及考核、保密工作、重要会议安排、重要项目推进等等，第二种管理模式为间接管理如常规工作，对外联系、信息发布、准备职称评审、工作量核定、奖金发放、开具证明、办理证件、盖章等等，通过管理模式可以有效保证工作高效推进对学院有重要的意义。