浅谈如何加强委外维修项目管理的分析

黎越波

（广州地铁集团有限公司）

1 委外维修项目管理分析

在现阶段，随着广州地铁运营线网的不断扩大和“十二五”、“十三五”线路建设如火如荼的时期，截止2018年底，运营里程已达到513km，预计2023年达到843km。在各专业的委外维修业务量不断膨胀的现实环境下，促使了运营总部的委外维修项目管理工作也必须要有所变化和提高以适应现实要求。现行的委外维修合同一方面与专业统筹打包、高度集成大专业以及维修业务面不断扩大的实际情况不符，造成项目管理风险承担上的严重不平衡；其次，委外维修项目的合同范本需管控哪些方面、各专业、各部门接口关系等要素仍在摸索阶段；另一方面，在委外维修框架合同方式中由于承包商在某些方面或专业技术的原因，在合同履约过程中也比较强势。面对当前的实际情况，只有重视合同，重视项目管理，才能有效的降低框架合同的风险，保障企业利益，有效进行风险的防范，维护企业自身合法权益。

2 加强对现场设备设施的第一手资料收集并建立长期沟通机制

首先，设备设施的使用部门主要为各现场管理部门。在实际管理中总部管理部门等非现场管理部门存在对现场外延的边际关系、设备设施的真正使用情况及状态缺乏第一手资料。造成在委外项目实施评估、判断上容易出现不准确或不及时而产生一系列项目推进不畅或仓促上马的现象。需要加强对现场设备设施资料的收集并建立相关台账，在现有的设备设施维修维护的接口划分关系上，与现场管理部门建立有效沟通机制，互通有无。例如：定期通报委外维修项目的各方检查情况，承包商及现场管理部门也定期通报设备设施的运作情况及评估情况，及时给予委外维修业务开展的支持。同时加强设备设施的全寿命的过程信息收集，有利于更准确的判断设备设施的状态，做好委外维修的决策及管理。

3 组织梳理合同条款，加强合同风险防范意识

①合同双方都应该具有基本的合同风险防范意识。②在合同条款拟定和履行中，由于对合同条款分析、审核不严，容易造成一些合同条款缺失、双方权责不清，给企业造成了一定的损失。③合同风险防范不能一味的化解自己承担的风险，转嫁回避应由自己承担的风险，避免以包代管，造成合同显失公平，甚至无效。

3.1 防范合同条款拟定风险

（1）对于过往委外维修项目履行已经出现的问题，应组织有关人员进行总结，力争完善委外维修合同范本。由于委外维修的框架合同必然要涉及委外专业业务的方方面面，且属于框架性、方向性条款，后期根据实际项目情况细化完善合同专用条款。

（2）组织法务人员对合同管理风险的界定，对于合同履约要有预想和平等意识，充分考虑在委外维修合同履行过程中可能发生的风险，并提出风险承担的责任。

3.2 合同履约风险

委外维修框架合同由于投资大、合同周期长、安全风险高、人员劳动密集等特点，在合同履约过程中，往往会由于经济环境、货币政策、设备状况等的改变而引发合同变更，引起项目或者工程量的增加和减少等，这些都将会给双方带来一定的风险。为此，在合同履行过程中，充分利用合同范本规范合同履行，以科学的态度和方法去开展风险管理活动，采取各种积极有效的风险防范措施。

4 增强自身人员合同管理意识、能力

在委外维修框架合同过程中，有必要增强全员的合同管理意识和能力，才会达到预期的目的。为此，可以从以下几方面去加强项目管理意识：

（1）建立以项目管理为核心的管理机制，理顺各方关系，形成有机运行体系。在项目实施中，注重强化合同管理意识，认真研究、理解、运用合同条款，收集和整理各种现场签证、会议记录等原始资料及数据，做好项目档案整理、资料归集工作。

（2）注重项目实施阶段合同的交底。合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据。因此，项目管理有关成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。由于项目管理有关成员知识结构和水平的差异，加之合同条款繁多，合同语言难以理解。因此，在合同签订后，项目的合同管理、现场管理人员应熟悉合同中的各种合同条款及相关文件和资料的主要内容，明确框架合同履行过程中的风险、重点或关键性问题。

（3）保留自主维护能力。保留和发展委外维修专业的自主维修、维护技术，从而达到培养自有员工自修能力，具体方式可以有：

①培训和锻炼自有员工，防止专业设备委外导致自有员工实操技能退步；

②强化委外作业的质量监控及管理；

③适度划分自修区域或线路，保留技术力量发展空间。

5 增强合同履约过程控制意识

5.1 加强建设合同台账管理工作

目前企业OA系统因诸方面的原因，未能在框架合同实施前建立，增大了合同台账的管理难度和管理要求。为此，要加大力度抓好必要的手工的框架合同台账建立、登记工作。并加快信息系统的建设，匹配新模式下的项目管理需求。

5.2 规范检查程序和对关键环节的监管要求

通过组织履约检查，在事前或事中发现问题和疏漏，针对发现的问题和疏漏，制订防范风险的对策。为此，项目管理人员必须经常深入现场对合同履约和管理情况进行针对性的检查，形成规范的检查程序，通过检查反映出合同履约中的问题，提出解决的办法或提出解决的请求，通过整改使合同顺利履约得到落实。

5.3 抓好单价包干项目的现场签证、结算管理

在合同期内，现场签证、合同变更、计量等会经常发生，加强这一业务的监管是委外维修合同履行的重中之重，所以要做好以下审核、监管工作：

（1）把好单价包干项目合同管理的签证审核关，及时完成各项工作记录。

（2）单项项目必须以合同清单开项为依据，满足项目确认工作，必须在现场签证工作中进行落实。

（3）狠抓预结算的管理。对单价、费用标准及结算方法等，建立较为完善的管理标准、操作指引。

（4）严把结算关。以框架合同为基础，实行有效的审批制度，层层把关，严禁出现超额支付、提前支付的情况。

5.4 加强合同履行监管

项目变更和违约责任索赔是项目合同管理的一项重要工作，要制定严格的程序规定和时效要求，要求详细完整的证明材料，而且它与项目管理的其它方面有密切联系，涉及到质量、安全、材料设备供应、合同管理、生产运作等各个方面。为此必须提高合同履行监管意识，增强变更和违约责任确认工作的责任感和工作积极性，明确各单位的变更和违约责任处理职责，把工作落实到项目管理的全过程。

6 提高现场管理人员的合同管理水平

6.1 规范明确委外单位人员素质要素

委外单位人员来源相对复杂，相对难以把关。人员的政治素质、职业道德、技术技能是保证项目安全、质量的基础，素质不好同时也会带来劳动纠纷和综合治理不良事件风险，同样会干扰安全生产。

委外维修人员如果不稳定，经常辞退和补充，会造成较多的磨合期现象，维修人员对作业现场情况不熟悉、基层管理不适应，必然构成一定的安全隐患。

所以要在项目招标过程中明确并在项目管理制度规范承包单位的人员配置和基本要求，在相应的项目管理与考核办法中明确规定各层级人员的学历、资格证、技能等级、工作经验及其比例等关键要素。

6.2 合理匹配项目管理人力资源

由于地铁所涉及的设备专业多，项目多，技术更新快，培养自有人员关键技术岗位能力，能够发挥主观能动性是框架合同的绩效推动剂。如何最大限度地发挥员工的主人翁精神，降低企业生产成本，使企业利益最大化，是项目合同管理中，摆在我们面前的重要课题。

同时不同专业的社会化程度、技术成熟度以及专业程度不同，现场管理人员合同管理知识不全面，必定不利于降低项目成本，也不能适应急速扩张阶段的现实需求。这就要求我们设备管理要以全寿命周期成本控制为目标，合理分配总部已有的各类项目管理人力资源，以行之有效的管理方法来保证设备良好的运行状态，做好运营的有力保障。

7 结束语

采用专业统筹打包整体委外维修实施是十分有必要的，且随着委外维修的不断成熟和进一步深化，运营模式不断优化，日常常规工作逐步由委外单位独立完成，委外主办单位应逐步转变角色，由配合、盯控、检查、验收、考核向监控、抽查、定期验收、考核转变。加强现场基础资料管理、风险防范意识、合同管理意识、合同履约过程控制、提高合同管理水平等方面，才能有效履行专业统筹打包的框架合同，适应广州地铁运营线路不断拓展，降低项目成本，取得最大效益的有效途径。