房产交易档案管理与信息化建设之我见

■姜 伟

临沂市房产交易管理中心

房产交易档案是房产管理部门在实施房屋权属登记等房产管理工作中形成的有保存价值的历史记录，具有专业性、动态性、真实性和法律凭据性，一般以手工处理的纸质档案或单击用户信息化档案居多。近年来，随着城市化进程的加快和住房保障体系的建设完善，房产交易档案数量激增，利用率也大幅度提高，并日益暴露出效率低下、查阅不方便、共享困难的弊端，旧的档案管理模式已不能适应房产工作的发展需要。因此，各级房产管理部门借助于信息网络技术，逐步把房产交易档案基础业务建设的重心向信息化、现代化倾斜，建立集房产交易档案信息收录、检索、利用等多功能于一体的房产交易档案信息系统，以最大限度地提高房产交易档案的利用率。

1 房产交易档案管理信息化的含义

房产交易档案管理信息化是指在房产交易档案管理活动中全面应用计算机、扫描仪、数据库和多媒体存储等现代信息技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。即是指房产交易档案的管理模式从以面向纸质档案等实体保管为重点，向以房产交易档案资源的数字化信息向社会提供服务为中心的转变，建立一个有序的房产交易档案数据库，将各类房产交易档案资源以电子信息的形式进行存储，以网络的形式进行共享，利用计算机系统进行管理，实现资源共享。

2 房产交易档案管理信息化的优点

计算机网络、信息数字化的普及和应用，动摇了房产交易档案管理工作的传统观念，为房产交易档案管理信息化建设搭建了一个良好的平台。房产交易档案管理信息化技术日臻成熟，与传统的档案管理模式相比具备更多的优点。

第一，实现房产交易档案数字化存储，将各类房产交易档案资源转化为能直接被计算机识别和处理的数字化电子信息，将纸质档案实体和日常工作利用分离开来。档案实体一般被作为原始凭证入档案馆保存，从而减少了对纸质档案实体的利用率，便于对档案实体的存储和保护。

第二，实现房产交易档案信息化管理，建立数字化档案数据库，借助计算机可以对数据中的每一个产权要素进行检索，为房产交易档案的查询、利用带来了极大的便利，实现了传统手工调阅查询信息向计算机查询信息的转变。

第三，实现房产交易档案网络化管理，建立房产交易档案信息系统，借助互联网进行信息传递和交流，在县市区房产管理部门之间实现房产交易档案资源共享，极大地提高了工作效率。

3 房产交易档案管理信息化的现状

房产交易档案管理信息化这一概念由来已久，房产交易档案管理部门并不陌生。一般情况下，档案管理部门都配备了计算机等软硬件设备，建立了相应的房产交易档案信息系统，但并不完善，有的仅仅局限于对房产交易档案进行计算机单机辅助管理，详细的查阅仍以纸质档案为主。有的虽能利用互联网将房产交易系统产权信息归集整理到房产交易档案信息系统，但不能实现资源共享。由此可见，房产交易档案管理信息化建设由于受各种条件的限制，实现得并不理想，亟待改进和完善。

4 对房产交易档案管理信息化建设的建议

实践证明，房产交易档案管理信息化建设是正确的，是符合房产发展需要的。它不但将高新技术引入房产交易档案管理工作，更新了房产交易档案管理模式，还将房产交易档案推上了互联网，实现了房产交易档案资源的共享。房产交易档案管理信息化建设必须长期坚持下去，并逐步地提高和改善。

4.1 对房产交易档案信息化建设给予高度重视

首先，要从思想上充分认识到房产交易档案管理信息化建设的重要性和必要性。房产交易档案管理信息化是解决房产业务日益增多，档案利用频率加快等问题，实现办公自动化、工作程序简化的必要手段。其次，在工作实践中要重视房产交易档案信息系统基础设施配套建设，确保房产交易档案管理信息化建设的软硬件设施符合要求。

4.2 建立完备的房产交易档案信息归集系统

完备的房产交易档案信息归集系统是实现房产交易档案信息化管理的基础和核心。现有房产交易档案一般可分为两大类，即文本档案和图片档案。房产交易档案信息化就是要对这两大类档案进行数字化归集处理，一方面要将房产交易系统中的房屋产权信息自动归入房产交易档案信息系统，另一方面要利用扫描仪、数码相机等设备将图片资料以电子信息的形式归入房产交易档案信息系统，两方整合后，方能形成房产交易档案数据库。

4.3 奖励高效的房产交易档案信息检索系统

有完备的房产交易档案信息归集系统还远远不够。房屋交易产权要素多，涉及面广。根据不同业务的不同特点，查询者对房产交易档案的信息要求也不尽相同。如何快速有效地获得所需信息是房产交易档案管理信息化建设的另一项重要工作。

4.4 打造高素质的房产交易档案管理人员

房产交易档案管理信息化建设需要不断优化与完善，这是一项长期而系统的工程。这就要依赖于档案管理人员知识结构的调整和工作素质的提高。因此，需要对档案管理人员进行全面、系统的档案专业知识培训和档案信息系统操作培训。

5 房产交易档案管理改进意见

随着房地产市场的繁荣发展，房地产权属档案日益增多，不少城市的房地产权属档案管理面临着内容增长快而库房空间紧的难题。

5.1 非属归档文件大量充斥。根据 2001 年建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》第八条规定 ：下列文件材料属于房地产权属档案的归档范围。

（1）房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件，包括 ：① 房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等 ；② 建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等；③ 房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠予书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等；④设定房地产他项权利的有关合同、文件等。

（2）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，包括：房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。

（3）房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括：房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。

（4）反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括：统计报表、摄影片、照片、录音带、录像带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。

（5）其他有关房地产权属的文件资料，包括 ：房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。

鉴于房地产评估报告、房产测绘报告不属于房地产权属档案归档范围，笔者建议，房地产权属档案管理机构不应当予以归档保存，应该分别交由估价机构、测绘机构自行妥善保管；其他类似的文件、资料，档案管理机构认为没有保存价值的，也可不予以归档保存，或做销毁，或作为资料备查。