档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施

2018-02-13张英平

建材与装饰 2018年5期

张英平

（中山市土地房产产权档案馆广东中山 528400）

现阶段，档案管理工作已经渗透到各个领域。当前，新时代中国特色社会主义发展过程中，对档案管理工作提出了新的要求，这就意味着当前的档案管理方法已经无法跟上时代发展的步伐，只有不断地对档案管理方式进行更新，才能实现快速的对档案进行查阅，因此，档案管理现代化是当前我国档案工作发展的主要方向。

1 档案管理现代化的内涵

新时期，社会经济的发展，使得档案管理现代化已经成为一种趋势和方向，档案管理现代化并不是孤立的，它必须在发展的过程中将人的作用充分发挥出来，为社会主义现代化发展进行服务，因此，档案管理现代化也是社会主义现代化中的主要内容之一。同时，档案管理现代化是不断发展变化的，是随着时代的发展而发展的。因此，档案管理现代化就是指档案管理者要具有现代化的管理思想、意识以及知识，使用现代化的装备，将档案管理由以往的科学管理方向过渡到与时代能够共同发展的动态发展方向[1]。档案管理现代化的主要内容有三个方面：①管理现代化，就是在对档案进行管理的过程中，要将先进的管理学经验进行结合，将科学管理理论与档案管理的实际工作有机联系在一起，从管理方法上实现现代化；②管理人员知识现代化，对于档案管理工作人员来说，要不断的学习档案管理的现代化管理知识，使自身的管理知识和素质不断提升，使其成为懂知识、懂业务的专业管理人员；③技术现代化，就是指在对档案管理过程中，将先进的科学技术，比如网络技术、计算机技术等进行应用，使档案工作更加的高效、快捷。

2 当前档案管理现代化过程中存在的问题

2.1 档案管理现代化意识不高

很多的基层档案馆的老员工，一直以来都是用传统的方式来进行工作的，而且他们在日常的工作中都有着自身丰富的经验，而且自身的工作也非常的熟练，他们认为传统的管理方式已经很先进，不需要再进行改进。还有一些档案管理工作人员，虽然对档案管理现代化不抵触，但是对档案管理现代化的意识不高，普遍认为档案管理现代化，无非就是购买一些计算机、微缩机等，对于高科技的运用缺乏相应的意识和能力，认为档案管理工作就是将档案管好就行。而且对于档案馆来说，也没有对档案管理工作人员进行相应的培训，使得他们对档案管理现代化的知识了解不多、认识不足，使得档案管理现代化工作不到位。

2.2 档案管理标准化程度不高

档案管理现代化的一个重要基础就是档案管理标准化。而在实际的管理过程中，其管理体系复杂，而管理方式却很松散。同时，由于历史原因，不同档案馆在进行档案管理时，基本都是各自为政的，而且不同的档案馆管理水平有着很大的不同。而且档案馆之间的管理软件标准也没有形成一致，使得档案管理的标准化程度不高，存储的数据不够完善、准确，而且最重要的一点就是数据资源之间不能真正的共享，这对于档案管理现代化的实现是非常不利的，使得档案管理水平的提升受到阻碍。

2.3 缺少档案管理现代化人才

档案管理现代的前提条件就是人才的现代化。档案学这门学科的综合性很强，这就使得档案管理工作人员既要懂管理又要懂档案学。而从实际的情况来看，许多企业、事业单位的档案管理人员对于现代化的管理基本知识掌握不足，对于现代化设备的操作技术掌握不够。而且当前档案管理人员的流动性很大，很多都是以兼职的身份进行管理的，在结构和能力上都不足以满足现代化的需求。还有一些档案馆的档案管理人员年龄偏大，都在50岁左右，这些管理人员的知识更新速度慢，知识结构单一，是不具备运用现代科学技术进行档案管理的能力的。

2.4 档案管理现代化的基础工作不足

档案管理工作可以将一个地区的历史发展过程充分的体现出来，能够为地区的经济提供前提和基础。现阶段，我国很多地方的档案管理工作方面，收集文书的类型过多，然而专门的档案建设却非常缺乏，比如政治类的档案过多，而科研类的档案过少等，还有一些地区只将纸质档案进行收集，而对图片、视频等电子档案收集忽视了。在这种情形下，馆藏档案就会产生门类不全、资源单一以及信息存储过少等问题，对档案资源向生产力进行转化产生了阻碍作用。此外，很多档案管理部门的基础不高，卷宗管理无序，与档案管理现代化要求相差很远[2]。

3 档案管理现代化的改进措施

3.1 更新观念提升意识

意识、理念的现代化是档案管理实现现代化的灵魂。也就是说，档案管理想实现现代化，首先就要从人的意识、观念的现代化入手，倘若档案管理人员不具有现代化的观念，那么档案管理现代化的实现就无从谈起。没有现代化的管理理念、观念，就算是档案管理设备再先进，也不能实现档案管理现代化。也就是要求在实际的档案管理工作中，档案管理人员要从心理、思想上接受科学技术进步以及科学管理的理念，能够将档案管理的意识与时代发展的步伐结合起来，能够将以往的重管理轻利用、等客上门等理念进行彻底的摒弃，将档案管理由被动服务向主动服务方式进行转变，将封闭式服务向开放式服务进行转变，能够使档案管理工作与经济社会发展相适应。

3.2 档案管理标准化

档案管理标准化是档案工作秩序化的前提，是获得经济、社会效益的保证，也是推动档案管理理论发展的手段。在实际的档案管理现代化实施过程中，想要实现档案管理标准化，就必须有一套可行性、操作性强的实施标准，制定标准的过程中，要对相关的科学知识进行汲取，使档案管理科学更加丰富，这是最为关键的一项内容。此外，还要使各个档案馆之间的数据进行共享，使档案馆能够在工作时快速的得到第一手信息。

3.3 多种途径培养现代化人才

档案管理现代化的过程是动态的，是不断变化发展的，这个过程中，就需要现代化的人才，它与传统的档案管理人员只需要具有一定的技能就可以了，而现代化的档案管理人员一方面要有丰富的理论知识，另一方面还要有一定的技术水平和管理能力，此外还需要一定的创新意识[3]。在这种背景下：①要建立严格的选拔制度，将合适人放在档案管理岗位上，这些人的职业素养和道德水平要高一些。②可以开展多样化的培训，比如聘请专业的档案管理教授，以座谈会或讲座的形式，来讲授一些与计算机有关的知识，以及档案管理方面的技能等等。通过这些方式，可以使档案管理人员的能力得到提升，使他们的素质得到提升，逐渐向现代化人才方向发展。

3.4 加强档案基础工作

①将案卷进行普查，对一些没有价值的文件进行剔除，避免计算机管理时重复、低效。②对规范案卷进行组合，将案卷进行分类，将具有联系的文件分为一类，对那些无页码、目录的案例进行整理，对于无标题的案卷进行填写。③结合档案馆的实际，将著录工作进行规范，制定出适合本馆著录的工作细则。④进行统一分类号，使查全率得到保证，可以结合《中国档案分类法》对其进行分类，比如价格问题涉及的较多的，可以将其统一归为一类，再结合每一个文件的自身特点以关键词标识进行辅助，加以区别。这一过程要做到前后标引统一，同一类文件标引统一。