加强独立院校教学秘书队伍建设的思考

路 璐

（中国矿业大学徐海学院，江苏 徐州 221008）

我国高等教育正由外延发展向内涵转变。提高教育教学质量、满足师生日益多元化的诉求，对于包括独立院校在内的高等学校一线教学管理人员提出了新的工作要求和挑战。重视并加强独立院校教学秘书队伍专业化建设，对于独立院校深化教学改革、提高教学教学质量，全面推进独立院校的发展具有重要意义和作用。

一、独立院校教学秘书的职能与作用

教学秘书是高校最基层的教学管理人员，主要职责是做好学院的教学管理工作。其工作主要内容包括（1）负责本系（专业）课程编排、选课、教材征订、考试组织、学评教等日常教学管理；（2）督责学生学籍管理、教师工作量统计、时间教学等工作；（3）负责学院的教学检查、教学基本书籍资料收集、教学相关档案管理等工作；（4）协助学院的培养方案制定、教学计划落实、教学管理相关制度的修订、专业建设、课程建设、教学改革、教学研究等组织管理工作；（5）及时准确传达学院各项政策，收集上报和沟通反馈各方的意见建议；（6）完成领导交办的与教学管理相关的工作任务。其服务对象包括学生、教师、教学管理部门即教务处管理人员、学院领导和其他教学管理人员等四大群体。

从教学秘书的工作内容和服务对象来看，教学秘书的工作几乎涵盖了教学事务的方方面面，是高校教学管理得以顺利运转的中枢神经。其主要职能作用体现为以下方面：

1、纽带和桥梁作用。教学秘书既要负责把上级的各项政策和制度及时准确地传达给相关系部和师生，还要及时地发现教学管理过程中的问题，各方面的意见建议向上级反馈。且由于大部分独立学院很少有自己的专任教师，外聘教师数量多且来源复杂，保持与外聘教师畅通的联系与沟通是教学秘书重要工作之一。因此，教学秘书是学院和系部、师生间联系的桥梁，也是学院与外聘教师之间相互沟通的纽带。

2、组织和协调作用。一项教学计划和任务实施是否到位有效，需要教与学的各个主体的相关配合。教学秘书不仅要对教学计划和任务负责做出具体安排，还要负责把具体环节和工作组织落实到位。此外，教学秘书还要有效地发挥沟通上下、协调左右的职能，组织协调好各项教学事务，保证部门、师生等每一个主体在每一个教学环节有机地配合运行，进而保证各项教学工作的顺利进行。因此，教学秘书是整个教学管理过程中重要的实施者和辅助者。

3、监督和检查的作用。教学秘书参与教学活动的全过程，是了解教学活动实施和完成情况最直接和最全面的关键角色。教学秘书不仅要按教学大纲要求进行检查和监督教学实施情况，组织开展教学评价活动，还要及时向教学管理部门和院领导反馈教学管理中的问题，为有针对性地推进教学改革提供重要参考，因此，教学秘书是高等院校教学质量的检查员和监督员。

4、信息管理和服务的作用。教学活动中产生的各类信息是上级制定决策、做出工作指导的依据。信息的及时性、客观性、全面性和准确性影响着教学管理工作的效率和质量。教学秘书通过对教学资料和信息的收集整理和汇总分析，对总结教学方法和经验、发现和解决问题、推进教学改革、改进和提高教学质量能够提供重要决策参考依据。因此，教学秘书是高等院校教学管理的信息员和参谋员。

二、独立院校教学秘书队伍建设中存在的问题

虽然教学秘书的重要作用众所周知，且大部分独立院校均设置了“教学秘书”这一工作岗位，但受各种因素的影响，许多独立院校的教学秘书队伍建设还存在着一些亟待解决的突出问题。主要体现在：

1、院校层面：对教学秘书队伍建设的重视程度不够。领导重视是进行教学秘书队伍建设的前提。大部分独立院校更重视专任教师队伍建设。有的领导甚至认为教学秘书的工作只是简单的业务劳动，不需要专业技能，什么人都可以干，对教学秘书工作的重要性普遍缺乏足够重视。主要体现为对人员数量配备不足、选聘随意性较大、缺乏技能培训、为其职业发展给予的晋级和深造机会少。这一方面导致教学秘书队伍稳定性不够，另一方面也严重挫伤了教学秘书主动开展工作、创造性开展工作的动力，从而严重影响到教学管理工作效率和质量。

2、个人层面：教学秘书自身综合素质仍需提高。目前，教学秘书队伍的来源多样，学历层次普遍偏低，很大部分人员没有教育学和管理学相关专业的学习培训，主要靠其他教学秘书或教务处工作人员的传帮带来熟悉和学习业务，此外，由于教学秘书工作量较大、内容繁杂、责任重权力轻，导致有些教学秘书工作状态为“工作等计划、事事等通知”，仅仅满足于完成学院或教务处的规定任务和重复性任务，缺乏对工作的思考与创新，也导致有些教学秘书因忙于繁杂的日常工作而没有精力去进行业务能力提高或管理研究。这些因素都严重影响了教学秘书综合素质的提高。

3、制度层面：专业化规范化管理程度不够。独立学院成立之初多是由普通本科高校与社会力量合作举办，相比较一二本院校来讲，在办学管理的制度建设和运行机制方面还没有达到规范化专业化的程度，还需要不断地健全和完善。对教学秘书队伍制度建设而言，还存在以下问题：一是在选聘制度方面，缺少对教学秘书岗位分析和定位，没有规范的聘用机制；二是在岗位职责界定方面，由于独立学院受办学成本约束，普遍的做法是实行管理岗位人员“一岗多责”制，对教学秘书岗位而言工作职责范围界定模糊不清；三是在薪酬待遇制度方面，教学秘书岗位待遇普遍不高，学习培训机会较少、职级职称晋升渠道偏窄，队伍缺乏稳定性；四是缺乏科学的考核评价机制，教学秘书职业倦怠、服务意识不强、缺乏创新的现象容易发生。这些制度层面的问题一定程度影响了教学秘书的主体作用和能动作用的发挥。

三、加强独立院校教学秘书队伍专业化建设的建议

随着独立院校办学管理体制机制改革，独立学院办学自主权进一步扩大，管理重心逐步下移，建设一支结构合理、素质能力高、服务意识强的专业化教学秘书队伍尤为重要。

1、要充分认识并高度重视教学秘书专业化建设的重要性。要推进独立院校内涵建设，首先，独立学院要克服“重教学轻管理”的错误观念，充分认识到教学秘书在管理中的重要作用，把教学秘书队伍专业化建设摆在提高教育教学质量工作的重要位置加以重视；其次要充分认识到教学秘书工作是一项科学性、知识性和实践性很强的工作，要理顺学院、教务处和系部之间的管理职责与权限，充分调动教学秘书工作积极性和能动性。

2、要重视并加强教学秘书队伍专业化素质建设。要实现教学秘书由经验型、事务型向专业型、研究型转变，需要进一步提高教学秘书的专业化职业化素质。既要注重培养教学秘书自身的“职业意识”，如责任意识、服务意识、参谋意识、计划意识、管理意识、创新意识、评估意识、信息意识、档案意识、法制意识等，还要加强“职业能力”培养，如学习能力、研究与设计的能力、沟通与协作的能力、执行能力、表达能力等。为此，独立院校要不断拓宽教学秘书学习新技能、专业化培训的渠道，教学秘书个人也要树立终身学习意识、创新意识、服务意识，将自己打造成综合业务能力过硬的复合型管理人员。

3、要重视并加强教学秘书专业化管理制度建设。一是要建立规范化的选聘制度。要按照按需设岗、人岗相适的原则，对教学秘书岗位进行科学分析和定位，合理设置教学秘书岗位和数量，规范设定选聘标准和流程、科学界定工作职责与内容。二是要建立常态化的学习培训制度。要把加强教学秘书培训工作作为提高人才培养质量的重要抓手，把对他们的业务培训、学习进修和学历提高纳入师资队伍建设规划，明确培训目标、培训内容、培训要求和培训经费，建立常态化、规范化的学习培训制度。三是要建立实效化的激励约束制度。要以调动和发挥教学秘书工作主动性和能动性为目标，科学设定教学秘书岗位薪酬体系，建立有效的绩效考评制度、打通职级职称晋升通道、通过目标考核、正向激励、负向约束等方式，提高管理水平和效率，提高教学秘书工作的工作质量和效率，进而提高整体教育教学质量。