工程总承包企业合同台帐管理

文/杨洋、孙彦来 中国核电工程有限公司 北京 100840

1、引言

台账管理是企业日常工作记录的主要形式，是指公司业务管理部门通过台账的方式对工作过程中发生的文件、资料进行管理、统计的工作统称，现代企业多采用电子台账进行管理，部分信息化程度高的企业已经实现了台账信息化的管理手段。

作为工程总承包企业的合同管理部门，业务范围涵盖工程、服务、物资等多种采购类别，采购发包频繁，分包商数量众多，涉及合同类别、合同金额、结算数据、供应商信息等数据信息量巨大，台账管理的重要性尤为突出。

合同管理台账日常管理的目的是达到信息的实时共享。目前，作为工程总承包企业，特别是信息化发展较为落后的企业，仍会出现对合同台账管理不够重视，设立的合同管理台账不同程度的存在记录不及时或不完整的问题。无法实现实时共享的目的。工程总承包企业如何切实提升合同台账管理水平，将是本文探讨的重点。

2、合同台账管理原则

2.1 记录完备

信息的完备性是台账管理的首要条件，基础数据的真实可靠完整对于台账管理来说至关重要。

2.2 更新及时

台账管理是个长期持久性的工作，数据更新是否及时直接影响台账数据的可利用性，对统计决策等将产生影响。

2.3 责任明确

合同台账管理应做到分工明确，避免遗漏、重复、混淆等问题出现，需责任到岗到人，以保障合同台账清晰明了。

2.4 权限管理

合同管理部门和其他职能部门不同，作为商务工作的核心部门，合同管理业务包括总包及分包等多种合同类别，涉及合同信息、承包商信息等采购相关商业信息。合同台账管理应针对不同的数据，部门或公司人员需要有不同级别的权限用以使用、录入、维护，做到分级管理。

3、合同台账管理策略

3.1 机构健全、权限明确

机构健全、权限明确、岗位职责清晰是搞好合同日常管理的前提，是合同台账在日常管理中发挥作用的保障。

3.2 标准化台账清单梳理整合

（1）根据部门职责梳理台账种类

合同管理过程将涉及到合同发包、合同签约、合同变更、合同索赔、合同支付、合同结算、供应商评价等流程。

（2）将台账分类汇总合并

可根据业务发生阶段对合同业务进行归类，比如合同发包、合同签约都属于合同签订前的工作；合同变更、合同索赔、合同支付、合同结算都属于合同执行期间的工作；供应商评价属于合同关闭后的工作。

同一阶段的业务如果分别设立台账，则台账会出现较多重复的信息，且多个台账表格不利于信息筛查，如不同台账更新频率不同容易造成导致信息不匹配。因此需要对同一阶段业务台账进行梳理规范整合。例如将合同发包、合同签约台账合同并，将每个合同所针对的发包信息（包括发包方式、发包时间、开评标时间、预算价格）及签约信息(包括签约时间、合同价格、合同编号、承包商名称、合同负责人等主要信息）统一在一个表中。

（3）创建标准台账清单及台账模板

为了合同台账管理的标准化，合同管理部门应根据自身业务，编制合同管理标准台账清单。

为方便查询和检索，应建立标准台账模板，且要在在不同台账中设置相同的基本检索信息，如合同名称、合同编号，以对不同台账信息进行匹配。

（4）根据部门职能变化定期维护跟新

合同台账管理应与时俱进，根据合同管理部门工作流程变化进行调整，但要注意和历史台账的兼容性，尽量保持历史台账的操作习惯。

3.3 明确台账管理要求及使用规则

建立合同台账管理制度是提高公司项目管理水平的一种有效途径，台账管理是否规范，直接反应一个公司标准化管理的水平。

台账的管理是公司管理提升的需要，台账管理应制定规则，具体应包含一下几个方面：

1）合同管理台账信息的录入要做到及时、准确；

2）合同管理台账最好专人专岗录入；

3）商务信息分级管理，相应的分级授权才能查看、拷贝台账信息；

4）专人定期对台账数据进行核查维护，保证数据的准确性、及时性和完整性。

3.4 台账管理与信息化

台账管理是信息化的基础，信息化是提高台账管理效率的工具。只有通过理顺管理流程，达到机构健全、权限明确、岗位职责清晰，台账精细化管理，信息化才能锦上添花，进一步提升管理水平。

4、意义及展望

完整有效的合同台账，为完善合同签订流程、规范签订合同制度的实行和搞好集中采购与管理提供了保障。同时有利于信息查阅的便利，能够及时了解合同的订立情况，需求计划的执行情况，提供物资采购价格走势、合同履约结果与款项承付情况，为合理评价供应商或客户信誉状况提供基础资料。

良好的合同台账管理有利于合同签订与管理达到签订程序化、监督具体化、审批标准化、归档规范化的作业需求，及时编制管理报表，满足各层次需求，降低人工成本，提高工作效率。同时在台账资料的记录、整理和积累过程中能够起到自我督促、强化管理的作用，是企业管理提升的迫切要求。