资料管理在建设工程监理工作中的作用

文/ 贠相前　聊城市鸿泰工程项目管理有限责任公司　山东聊城　252000

1、建设工程的监理资料管理的必要性

1.1　对于建设工程文件的简要概述

我国相关法律法规对于房建工程资料的形成有明确的规定，要求在房建工程中对准备文件、施工文件、监理文件和竣工图等要有明确的信息记录。这些信息记录对建设项目进行了全面的描述，为项目的管理和建设提供了坚实的理论依据，促进了整个建筑行业的规范化管理。对于房屋建筑工程监理资料，除了纸质资料外，还需要电子数据。近年来，随着信息技术的发展，电子档案的应用越来越普遍，已成为住房建设项目监理信息管理的有效手段。

1.2　建设工程的监理资料管理的特点

在监理工作中，需要对一系列工程准备资料进行审核，不但包含立项、招标、审批等文件，还需要对建筑设计活动的图纸进行详细的审核。这些过程中产生的许多文档都需要管理。只有保证建设工程的质量监督管理信息的真实性和有效性，以确保产品的可追溯性和使用价值，对房屋的建筑质量、安全、进度和成本控制，确保结果满足施工合同和设计要求，实现项目管理的目标。住宅建设项目监理数据管理的真实性和全面性是必要的。在工程建设过程中，需要根据工程实际情况进行记录，才能保证数据的有效性和可靠性，并加以利用。此外，房屋建设项目的监理数据也要保证其综合性，为合同纠纷的工程检查、评估、结算和调解提供全面的依据。对于房建工程监理资料的管理，需要保证真实性和全面性。 房建工程监理资料还需要保证其全面性，并安排专业人员进行管理，从而实现对房屋建筑工程项目的监理资料管理的规范化运作。

2、建设工程资料的定义与分类

建设工程资料是建设活动主体，在从事建设活动过程中（如项目建议书、可行性研究报告、招投标、地质勘察、初步设计、施工图设计、施工总承包、监理工作、物资设备材料采购工作、竣工验收、竣工决算、项目移交、项目调试与准备、项目运营等），建设活动主体与主体之间因工作关系（如审核审批、交接验收、验工计价等），按照相关规范所编制的纸质文件，该纸质文件应由经办人、审核人、审批人签字确认，并加盖相关单位公章。签字确认与加盖公章的目的在于具有法律效应，签字人与盖章单位应对建设工程资料的完整性、真实性和规范性负责。建设工程资料根据建设活动主体可分为建设单位工程管理资料、设计单位工程管理资料、施工单位工程管理资料、监理单位工程管理资料、勘察单位工程管理资料、分包单位工程管理资料等。建设工程资料根据建设工作程序可分为项目建议书资料、可行性研究报告资料、招投标资料、地质勘察资料、初步设计资料、施工图设计资料、施工阶段资料、监理工作资料、物资设备材料采购工作资料、竣工验收资料、竣工决算资料、项目移交资料、项目调试与准备资料、项目运营资料等。建设工程资料根据工程规模可分为整体建设项目工程资料、单项工程建设工程资料、单位工程建设工程资料、分部工程建设工程资料、分项工程建设工程资料、检验批建设工程资料等。

3、建设工程资料管理工作

各参建单位应高度重视建设工程资料管理工作。如前所述，建设工程资料由建设工程主体单位编制并盖章，其余各相关单位有关人员填写并盖章，由建设工程主体单位主送和抄送各相关单位。存档的建设工程资料必须为手写签字，且盖公章的原件，通常情况下建设工程资料为一式多份。建设工程资料存档的目的在于具有可倒查和可追溯性，如某项工程发生安全质量事故时，即可通过查阅相关建设工程资料检查建设工程程序、工作是否符合要求，且建设活动主体是否称职或失职。在主送和抄送建设工程资料时，应建立相关资料台账清单，以及所有资料的签收表，此目的在于建设工程资料管理的规范性，避免后续工作在追查时发生扯皮推诿等现象。我国各直辖市、省份、自治区的建设工程资料有所差异，通常情况下由省级建设行政主管部门规定建设工程资料的表格类型、表格内容、填写规范要求以及主送抄送单位等。针对建设工程资料管理工作，除纸质文件存档外，还包括建设工程资料管理软件，如筑龙建设工程资料管理软件、慧通建设工程资料管理软件，专业技术人员与资料员可通过建设工程资料管理软件填写并导出相关标准格式资料，将填写完整的建设工程资料自动打印出进行手写签字及加盖公章。在建设工程资料管理软件中，除了以上功能外，还可利用软件查阅最新的相关技术规范，以便在检查验收、填写资料时参照规范内容进行编制，如《建筑地基基础工程施工质量验收规范》、《砌体工程施工质量验收规范》、《混凝土工程质量验收规范》等。此外，在工程竣工验收合格之日起7日内，建设单位将竣工验收报告、消防验收报告、环保验收报告等报送建设行政主管部门备案。所有建设工程资料除各参建单位保留存档外，还应专门留存一整套由建设单位在竣工验收通过后报送工程所在地的城建档案馆存档。

结论：

建设工程的安全控制、质量控制、成本控制、进度控制、以及合同管理、信息化管理都需要建设工程资料作为工作记录和工作证据，故建设工程资料应保证其真实性、完整性、可靠性和可追溯性。工程竣工验收通过后，应由施工单位、监理单位、设计单位、地勘单位、分包单位等将其所有工程资料统一移交至建设单位，建设单位组卷归纳完整后统一报送至城建档案馆存档。各参建单位应重视建设工程资料管理工作，对其真实性、完整性、可靠性负责。

参考文献：

[1]杨海峰.基于公路工程监理与项目管理关系的思考[J].中国新技术新产品,2016(21):143-144.

[2]史隆芳.浅论加强工程建设资料管理的措施[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2016(11):47-48.

[3]杨骏.监理企业开展工程项目管理服务的实践和探索[D].东南大学,2016.