浅析自考生考籍档案管理的问题及意见

◆李同涛

(济南市教育招生考试院)

在自学考试领域之中，考籍档案发挥着非常重要的作用，不仅是自考生学业水平的重要评估依据，也是自考生毕业资格审核的主要材料。但自学考试生源的复杂性、科目的多样性以及自考生数量的庞大性，均给自考生考籍档案管理工作带来的诸多难度。面对这样的情况，必须加强对自考生考籍档案管理的研究，正确认识、高度重视自考生考籍档案管理中存在的问题，并积极采取有效的措施予以解决，才能切实提高自考生考籍档案管理水平。

一、自考生考籍档案管理的问题

1.制度方面存在的问题

通过对我国各个地区的自考生考籍档案管理现状进行调查分析发现，现阶段我国在制度方面存在着很大的问题。在自学考试考籍档案方面，没有建立完善的、健全的制度体系，导致一些地方考试机构为谋求经济利益，出现了私自贩卖考生考籍档案信息的现象。如陕西省某县2013年出现的自考生考籍信息泄漏事件，严重影响着该县自考考试工作的正常开展，也给自考生带来了诸多困扰。除此之外，制度体系的不健全，也给档案管理人员的工作积极性造成了一定的影响。

2.方法方面存在的问题

在我国，不同行政级别的考试机构，如省级教育机构、市自考办、区(县、地级市)自考办等，在高等教育自学考试档案管理工作中均有着各自的分工。因此，其所采取的考籍档案管理方法也存在一定的差异。就现阶段来看，我国诸多地区在自学考试考籍档案管理方法方面有着一定的问题，一些考试机构依然沿用传统的纸质档案管理方法，而没有建立电子化的自考生考籍档案，一些将自考生的考籍档案、人事档案混合在一起进行管理。这两种现象的存在，显示了考籍档案管理方法的落后性、错误性，不仅增加了相关部门的工作量，也给自考生考籍档案的调动带来了一定的阻碍。

3.人员方面存在的问题

就现阶段来说，我国在自学考试考籍档案管理方面所采取的模式是，以省级行政区为单位，实施省级教育机构、市自考办、区(县、地级市)自考办三级档案管理体制。对省级教育机构、市自考办、区(县、地级市)自考办的现状进行调查发现，考籍档案管理人员的综合素质整体较低，主要体现在以下两个方面：第一，考籍档案管理人员对自考生考籍档案管理工作不够重视，认为自考生的能力较差，没有必要进行自考生考籍档案管理，秉持这种错误思想，导致其在档案管理中工作积极性较差，也不够仔细、认真，甚至会出现档案信息错误、丢失的现象；第二，考籍档案管理人员的业务水平较差。大多数是其他部门人员兼职自考生考籍档案管理，自身工作任务繁重，没有精力、时间来做好自考生考籍档案管理工作，或者是由领导的家属来担任自考生考籍档案管理人员，这些人员的专业能力较低、业务水平较差，在考籍档案管理工作中，有着较大的随意性，这就给自考生考籍档案管理造成了严重的影响。

二、自考生考籍档案管理水平的强化措施

1.健全规章制度

就我国自学考试考籍档案管理工作现阶段的实际情况来看，在制度方面依然存在着很大的不足，健全规章制度是提高自学考试考籍档案管理水平的重要前提与基础。首先，对于省级教育机构来说，在制定规章制度时，必须全面调研、综合考虑各个地区自学考试考籍档案管理的实际情况；其次，对于市自考办、区(县、地级市)自考办来说，应根据自身现状，制定符合实际情况的规章制度与管理体系，明确人员招聘原则、考籍档案管理办法、档案保密制度以及人员奖惩机制，并要做好考籍档案管理相关细节的规划设计，将其纳入到规章制度之中。除此之外，还要加强监督力度，省级教育机构可以组建一个专门的监督小组，定期检查下属单位的考籍档案管理工作实际开展情况，市自考办、区(县、地级市)自考办也要成立一个监督小组，来加强对考籍档案管理工作的监督力度。健全规章制度，能够为自考生的考籍档案管理工作提供有效的参考依据，也有利于约束档案管理人员的行为，确保自考生考籍档案管理的顺利开展。

2.促进自考生考籍档案的电子化管理

信息化时代下，自考生考籍档案的电子化管理，不仅是自学考试主管部门的自动化办公需要，也符合自学考试规范化、系统化、科学化管理的客观要求。自考生考籍档案的电子化管理，有效改变了以往人工操作劳动力多、工作量大、易出现人为误差等不足，大大提高了自考生考籍档案管理的效率与效果，有利于考籍档案的及时更新、分类管理，也给自考生考籍档案的调动提供了很大的方便。基于此，各级考试机构应积极致力于促进自考生考籍档案的电子化管理，给予充足的资金支持，来购买相关软硬件设施，并要聘请专业的考籍档案电子化管理人才，以确保自考生考籍档案电子化管理效果。

3.加强考籍档案管理队伍建设

考籍档案管理人员的综合素质，给自考生考籍档案管理工作的有效性产生着非常大的影响，为实现自考生考籍档案管理水平的提高，就必须加强考籍档案管理队伍建设，提高考籍档案管理人员的综合素质。对于省级教育机构来说，应从“211”“985”等优质高校中挑选优秀毕业生担任自考生考籍档案管理人员；对于市自考办、区(县、地级市)自考办来说，在聘请自考生考籍档案管理人员的时候，应加强考核，选择工作经验丰富、专业水平强、综合素质高、思想觉悟高的专业人才，并要给予适当的培训，重点培训一些自考生考籍档案管理的新知识、新政策、新技术，坚决杜绝“关系户”“走后门”等现象，确保考籍档案管理队伍的整体水平。除此之外，也要针对自考生考籍档案管理人员，定期举办培训活动，并要适当地进行考核，及时处理考核不合格的人员，以达到提高自考生考籍档案管理人员综合素质、增强自考生考籍档案管理人员责任意识的目的。

三、结语

综上所述，随着市场经济的迅速发展，我国各行各业均取得了巨大的进步，市场对人才的需求量不断增加、对人才的要求也在不断提高，这就给自学考试提供了良好的发展机遇与广阔的发展前景。但是，自考生数量的不断增大，也给自考生考籍档案管理工作带来了新的挑战与新的问题。新形势下，应采取有效的策略，不断提高自考生考籍档案管理水平与有效性，才能更好地为推动社会经济发展提供人力资源支持。

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