不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策

文/林举伟 山东省烟台市不动产登记中心牟平分中心 山东烟台 264100

不动产登记档案是不动产统一登记工作不可或缺的重要部分，直接关系到登记工作能否顺利开展、登记信息能否方便查询、登记结果的社会公信力等问题。国务院公布的《不动产登记暂行条例》，对不动产登记机构、登记簿、登记程序、登记信息共享与保护等做出了详细规定，为不动产档案管理提供了参考依据。本文阐述了不动产登记档案管理的主要特征，对加强不动产登记档案管理的主要作用及其措施进行了分析。

1、不动产登记业务档案数字化的作用

不动产登记工作要坚持服务大局、服务民生的原则,加快实施不动产登记业务档案的扫描,推进数字化建设,建立不动产登记档案管理系统,消除纸质档案安全隐患,切实保障纸质档案和电子数据安全,充分发挥档案利用价值,提高服务效率、服务能力和服务水平。

2、不动产登记业务档案数字化管理的现状分析

2.1　缺乏健全的法律法规体系

随着经济的快速发展，房地产行业发展的速度十分的迅速，不动产登记档案管理中存在的问题，会影响房屋产权的归属对整个房地产行业的发展有很大的影响，对于不动产产权登记管理现状还是处于以物权法为基础，同时还由相应的行政法和地方法律、规章制度形成房屋产权法律体系，但是不动产产权法律体系并不是十分的完善，其中还存在规定不详细、界定不明确的问题，不动产产权登记工作人员的规范力度很小，还有就是不动产产权公共性很多，导致不动产产权登记的过程中出现一些行政干预行为，使得产权登记中有很多的问题。

2.2　缺乏健全的管理制度

对于不同区域的不动产登记中存在很多的问题，其中不动产登记档案管理制度不健全表现的十分明显，导致不动产产权登记的时候会出现各种审查不严格的情况，这种情况直接导致不动产在产权归属于登记信息等存在着问题，使得不动产产权登记产生很多不必要的纠纷，还有就是不动产登记档案管理工作开展的时候缺乏健全的机制，使得登记缺乏必要的指导，尤其是现在的房屋代理登记管理市场十分混乱，对房屋产权权利人的合法权益造成威胁。

2.3　不动产登记业务档案数字化管理工作所涉历史任务重

登记信息共享率不高,工作效率较低。目前的不动产登记业务档案管理工作普遍存在任务繁重、共享程度不高等问题,不断增加的城市用地、房屋交易导致档案管理的强度和难度日益增强。另外,在不动产的登记过程中,涉及到诸多业务部门的整合、业务分工调整、登记交易量,工作强度加大这些因素促使不动产登记业务档案信息化管理工作力度加大。与此同时,一些不法分子冒名顶替、伪造证件等,也给不动产登记安全带来很大隐患,影响整体工作效率的提高。

3、有关不动产登记业务档案数字化管理的有效措施探讨

3.1　制定严格的规章制度,完善现有的法律法规。

面对不动产登记业务档案数字化管理工作中缺乏制度保障的问题,相关管理部门需要及时出台合理的法律法规,明确规范工作职责,做到责任到人,避免责任追究无制度可循;同时有关不动产登记业务档案的数字化管理必须要有统一的评价标准,确保参与相关工作的每个部门的工作达标,避免信息透漏等现象。只有有法可依,有制度可循,不动产登记档案的数字化管理工作才能互惠互通,不动产的登记工作才能顺利开展。

3.2　提升不动产登记档案管理信息化水平

信息化建设是不动产登记档案管理的关键环节，通过信息化建设不仅仅可以极大地提升不动产登记的速度，同时在查阅、使用不动产登记档案方面会更加便捷。目前很多地区在不动产登记档案管理信息化建设方面还存在较大的不足，这影响到了不动产登记档案的管理水平。考虑到不动产档案管理信息化建设的重要性，不动产登记部门需要在档案管理信息化建设方面加大投入力度，构建全国联网的不动产统一登记平台，实现不动产登记档案信息联网。

3.3　提升不动产登记档案管理人员的素养

不动产登记档案管理本身是一项非常复杂的工作，对于工作人员的专业素养要求极高，因此提升不动产登记档案管理人员的素养，这是做好不动产登记档案管理工作的重要基础。当前不动产登记档案管理人员的素养还有待于进一步提升，不动产登记管理部门要进一步加强档案管理人员的培训，结合不动产档案管理人员工作中存在的不足，制定相应的培训方案。培训内容层面，除了做好岗位工作方面的培训，同时也要包括职业道德的培训，全面提升其岗位胜任力。

3.4　高瞻远瞩，加大投入，完善档案管理基础设施

按照国家相关规定，建设高标准的不动产登记档案馆，确保不动产统一登记档案的安全，满足不动产登记档案长久保管的需求，为公众提供良好的档案信息服务，更好地维护公众合法权益。不动产登记档案在保存期与其他专门档案相比具独有特性。一方面是由于不动产登记档案必须与其所对应的不动产物权实体共存，其价值作用的实现更多地体现在其“长久性”，即一旦不动产登记档案所对应的不动产物权实体消亡，不动产登记档案的作用效力也将随之减弱甚至完全丧失；另一方面是由于不动产登记档案作为建立国家不动产登记制度的必然产物，目的是为了更好地保证交易安全，这就决定了不动产登记档案发挥作用效力具有“即时性”。从方便社会公众利用的角度出发，不动产登记档案只有在不动产登记机构妥善保管，才能及时地满足社会各方面对不动产登记档案的利用需求。

结语：

综上所述，不动产登记暂行条例的出台，标志着我国不动产登记档案管理步入一个新的阶段，以往分散着在国土、住建等部门的不动产登记职责被集中到了不动产登记部门，面对艰巨的不动产登记任务，唯有做到切实提升不动产登记档案管理水平，才能够使得不动产登记工作又快又好地开展。

参考文献：

[1]徐颖.浅议不动产登记档案管理的特点与作用[J].黑龙江史志,2011(3).

[2]柯燕萍.浅析新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].办公室业务,2016(15).