浅析信息时代下档案管理工作的创新

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(临沂职业学院)

一、档案管理信息化的概念与特点

1.相关概念

信息化档案管理的概念主要是指，在档案管理机构的规划和组织下，将先进的计算机技术和信息技术，全面落实到档案信息收集到提供服务的整个过程中，进而提升档案管理的针对性、有效性以及科学性。档案管理实现信息化的本质就是促使以往实体档案管理向数字化以及现代化管理模式的转变。

2.主要特点

首先，信息化档案管理所遵循的政策和法规主要是由行政部门所制定；其次，信息化档案管理主要是以电子文件和电子档案为主要表现形式，其是企业、政府以及其他社会主要机构实现信息化管理的关键标志和重要途径；最后，信息化档案管理可以充分发挥信息资源的优势，真正实现档案管理网络化、数字化以及规范化，对提升档案服务质量和管理效率具有积极意义。

二、档案管理信息化建设的主要内容

1.标准规范

档案管理实现信息化的基本原则是标准规范建设，各个档案管理部门需要在立足自身实际需求的基础上，按照我国档案管理的通用规范和方针政策，完善自身的管理标准规范，在满足实际需求的同时，提升档案资源的共享程度，真正做到服务社会、造福社会。

2.基础设施

基础设施是实现档案信息化的关键途径和重要前提，同时也是提升档案信息化程度的基本保障。在信息时代下，为了促使档案信息化平台建设，相关档案部门要按照我国既定的基础设施要求开展建设，进而保证档案资源的高效共享。

3.管理团队

信息时代下，人才是开展一切生产和科研活动的基础和保障，因此，档案部门要注重档案管理团队建设，通过针对性的培训和教育，提升管理人员的专业素养、职业道德以及计算机水平，为档案信息化奠定人才基础。

4.信息资源

为了更好的体现档案资源的社会价值和使用效率，我国要积极开展档案信息资源平台建设，构建符合时代特点以及我国国情的公共档案资源库、数字档案馆以及信息资源库，提升档案资源的共享程度。

三、信息时代下实现档案管理工作创新的相关途径

1.创新思想观念

思想观念是人们的行为准则，当前，受到传统管理思维和观念的影响，很多机构在开展档案管理工作的过程中，依然沿用以往的思想模式，导致档案管理观念落后、模式陈旧。在信息时代下，想要实现档案管理的创新，首先需要创新思想观念，摒弃以往的陈旧思维，扩宽管理视野和工作思维，将档案管理与信息技术充分结合，真正做到开拓进取、与时俱进。同时，创新的精髓在于新意，要勇于挑战传统、突破常规，改变以往的档案工作状态，切实提升管理效率和质量。创新要自足于根本和实际，不断探索、积极钻研、改变以往的思想观念，结合组织的实际需求，制定具有较强操作性和针对性的档案管理方案，进而实现管理创新。

2.创新服务手段

档案工作本身就具有较强的服务性，其可以为使用者提供资源搜索和查询等功能，因此，在信息时代下，档案部门要积极创新服务手段，挖掘档案管理潜存的服务价值，遵循以人为本的理念开展创新。首先，要重视电子文件资源的收集和上传。电子文件与纸质文件存在本质的区别，重视其收集和上传可以有效提升管理质量，通过计算机技术能够完成电子文件的自动收集与上传，实现电子资源的自动归档。其次，在线服务是实现档案管理信息化的必经之路和重要体现。以往的档案服务需要使用者到档案部门亲自查询，而这种服务不仅耗时耗力，使用者也无法及时获得想要的信息，导致档案服务效率低下。通过在线服务可以促使使用者利用互联网完成档案资源查询，使用者不需要亲自进行登门查询，只需要通过网络就能够完成信息获取，有效提升了档案工作的效率和质量。同时，档案部门还要积极建立数字档案库，将各类文件和数据进行分门别类的整理和归纳，进而为使用者提供便利条件。

3.创新服务领域

在信息时代下，我国社会环境出现了明显的变化，使用者的观念意识也随之改变，人们希望可以通过有效的途径而快速的获取信息资源，进而完成知识的更新与信息的收集。因此，档案管理也要结合时代特点以及使用者的需求，在实践中不断创新服务领域，进而满足社会和使用者的需求。档案管理需要进一步拓展其服务范围，提升档案信息的针对性，进而为使用者提供更加丰富、完善以及周到的信息服务，进而体验信息的价值与功能。档案人员还要积极了解行业最新动态以及前沿知识，整理、筛选以及收集具有价值的档案资源，在经过加工和处理后，促使信息更加具有价值性和实效性，可以促使使用者在获得信息、吸取知识的同时，完成资源的开发和共享。为了拓展档案服务领域，档案部门还要利用网络技术积极构建网络互动平台，为使用者提供交流的空间，并且根据使用者的需求开展平台建设，促使档案管理更加现代化，在实现与人们交流互动的同时，赋予档案管理以趣味性和动态性。

4.创新管理工作

档案是我国经济与社会发展中所形成的重要资源，具有较强的参考价值和利用价值。因此，档案部门要在实际工作中积极创新管理模式，转变陈旧的管理理念，造福公众、造福社会。首先，档案管理实现现代化。创新档案管理的基础是与时俱进，在信息时代下，档案管理要完成知识文档管理到电子文档管理的转变，引进先进的信息技术和管理系统，加速档案管理的网络化和信息化建设，真正做到顺应时代发展、满足社会需求。其次，档案管理实现数字化。在档案管理中引进数字化技术，可以改变其管理模式、提升服务质量，建立数字化档案管理平台，能够实现多个渠道的信息收集与共享，进而提升档案资源共享的实效性。

四、结语

档案作为一种关键的信息资源，其对促进我国经济与社会的持续发展具有积极意义，而在信息时代下，传统的管理理念、管理手段和管理模式已经难以适应时代和使用者的需求，因此，档案部门要在工作中积极创新，引入先进的信息技术，为档案管理活动的有序开展提供技术支撑。同时，在档案管理实现信息化的过程中，还要保证档案资料的完整性与共享性，不断扩展服务领域、提升服务质量，进而发挥档案的使用价值。