“互联网+”思维下智慧档案建设途径

2018-02-08徐玲

郑州铁路职业技术学院学报 2018年2期

徐玲

(泉州经贸职业技术学院，福建泉州 362000)

传统档案管理对象为国家、社会大众重要活动的记录，其职责主要是对档案进行搜集与管理，对档案文化进行传播，促进档案事业的发展。智慧档案具备了“智慧”的相关特征。对“智慧档案”进行定义时还需要考虑到“智慧”层面，即在智慧档案中通过对新兴技术的应用，如云计算、移动互联网、大数据等，实现对传统实体档案和数字档案全方位、多元化管理，提供多渠道、高效率、全方位的共享化服务内容，具备相对独立的管理能力和运作能力，对国家社会、经济、人类档案进行存储、管理等。

一、智慧档案的主要特征

(一)深度感知

在智慧档案特征中感知功能居于首位，体现了档案管理工作拟人化的特点。感知主要包括档案本身、附着在档案上的信息、档案管理者、档案服务对象、档案所驻建筑等。当代档案管理的感知系统，是对档案管理中包含的人和物进行全面深度感知的结果。档案感知不仅仅是对局部信息感知，而是致力于实现感知全覆盖，克服过去档案管理碎片化的状态，将分散在各个角落的零碎信息整合到一起，再通过新兴技术全面使用所有信息。

(二)立体互联

档案管理不仅需要建立全方位的信息感知系统，还要实现网络化，将“互联网+”信息技术运用到档案建设中，充分发挥感知系统的作用，实现立体互联互通。

立体互联能够打破档案馆内部的模块化管理模式，实现馆与馆之间的互相连接，实现档案馆与其他社会组织之间的合作。物理空间的互联：档案之间、部门之间、楼层之间、计算机之间、仓库之间的互联互通，等等。虚拟环境的互联：档案工作人员与档案服务人员之间、人员与计算机、网络平台之间的互联互通，等等。

(三)无线联通

互联互通打破了信息壁垒，消除了信息孤岛的现象，在全覆盖互联互通和信息共享的基础上，将馆内外的信息充分共享在网络平台上，以供档案服务对象利用。这样，无论在什么地方、什么时间，任何人都能够充分利用档案信息，实现了档案信息利用的便捷性、随时性，方便了档案管理员和档案信息使用者。

(四)可持续发展

智慧档案是一个较为“开放”的管理模式，它将公民共享档案开放，提供公民自主性和互动式的服务模式，加深公众对档案知识的理解，而且也给公众监督档案信息提供了可能。这些对于促进我国档案事业发展和进步无疑带来了更多的好处。具备感知特性的智慧档案，能够感知档案的信息、人的信息及档案馆的整体运作状况，能够保证建筑内各种设备、资源利用的环保、绿色和安全，这与我国提倡的生态文明发展、可持续发展的观念是相一致的。

(五)以人为本的理念

智慧档案管理坚持“以人为本”的发展理念，将人的发展作为智慧档案发展的目标，坚持一切都是为了人的发展的理念。在充分利用信息科技的前提下，时时刻刻想着民众的需要，经常听取民众的意见。

二、“互联网+”思维下智慧档案的建设

(一)利用物联网技术实现智慧档案的深度感知功能

目前，通过物联网连接的数据采集端涉及的范围非常广泛，包括手机、电脑、射频识别(RFID)装置、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等。首先，通过物联网等技术对档案实体实行电子标签化管理，全面覆盖档案馆的感知信息，使传统档案馆内碎片信息感知集中于一体，并进行智慧化的整合和衔接，使档案工作者全面了解信息状态，这有利于实现档案馆工作的规范化管理，从而实现对信息的全面利用。其次，在档案馆建筑、档案馆内的一些设施安装相应的传感设备，通过物联网无线射频技术开展智慧型管理，使得没有生命和活力的档案馆主要设施变为一个具有感知功能的系统。再次，档案管理中清点馆藏档案数量是一项十分关键的工作，工作量很大，成本高，容易出错。新兴技术能克服这些弱点，实现自动化清点档案数量，减少了工作时间，降低了成本，提高了工作效率。当需要寻找具体的档案时，通过人工寻找是一件较为烦琐的事情，但是通过感知系统就能实现实时定位，提高了准确率，大大方便了工作人员，提升了民众满意度。

(二)运用大数据技术实现智慧档案的资源整合

大数据具有数据总量大、数据种类多、价值密度低、处理速度快等特征，给人类社会带来了巨大的变革。档案馆储存了海量的档案，存在种类增加、档案的利用与挖掘价值降低等问题。首先，档案馆可利用大数据挖掘技术将国土、卫生、环保、教育、公积金等民生档案进行选择、转换、提取等操作重新构建数据库，给数据挖掘提供信息的来源，实现各类民生档案数据的共享；其次，档案馆通过建设统一的线上查询平台，给民众提供“一站式”公共服务。

(三)云计算技术实现档案的智慧管理

云计算信息技术是经过网络将很多成本比较低的计算实体整合在一起，形成一个具备强大计算能力的操作系统，给用户提供了更加安全、低成本的云计算服务和管理。档案部门要借助云计算实现档案馆的管理与服务的延伸功能。利用云计算技术建立档案网络平台，构建“档案云”，把每一个地方的数字档案馆和各类民生服务都安排在“云端”，用户可以根据自己的需求，到云计算中去检索资源。这样就能打破传统档案馆存在的信息孤岛问题，而且提高了运作速度，大大降低了成本。各馆际之间可以共同打造云环境中数字档案资源库，实现不同档案馆之间的信息共享、互联互通，实现档案馆和其他社会组织之间的互联互通，实现各个不同主体之间的信息共享。建立云档案管理，还可以抗拒自然灾害、人为灾害对档案馆的威胁。

(四)基于移动互联网技术建立“掌上智慧档案”

互联网信息技术的飞速发展给很多行业带来了新的机会。档案馆也应该利用这次机会，根据本档案馆的特色，打造基于移动终端的公共服务网络平台，建立“掌上智慧档案”，给民众带来便捷性、即时性服务。改变过去查档案必须到档案馆的运作方式，积极将查询档案的功能移到互联网平台、门户网站上，以满足民众最终需求为目的。设计简洁、功能齐备、跨平台的移动APP客户端的界面，利于民众通过移动客户端实现档案在线查询、预约等。利用移动定位技术实现档案馆馆内外导航、指引。利用最先进的信息安全技术，保证档案数据的安全性，以防随便泄露用户隐私信息。

(五)利用人工智能技术实现“智慧”体验

用户的满意度主要来源于对智慧档案的直观感受，以及对用户和智能档案资源服务互动的感知。运用人工智能技术，可满足广大用户对智慧档案的个性化需求，实现“智慧”体验。应充分利用人工智能技术，整合传统档案资源和数字档案资源，依托网络信息技术建立档案，借助智能咨询信息系统，提供智能匹配、智能拓展、智能分析等智能化档案信息检索技术，提供自动筛选、自动分析、自动推理和自动应答等智能化档案咨询服务，增强智慧档案智能化服务水平和服务能力。系统应能依据查档人的个人信息和具体查阅记录，向用户推送他们也许感兴趣的档案资料，帮助用户更加准确、快速地查找到他们需要的信息资料。