独立学院教学秘书在教学管理中的发展困境与对策研究——以南京工业大学浦江学院为例

杜珍珍

（南京工业大学浦江学院，南京210003）

1 引言

独立学院是我国高等教育规模化发展过程中产生的新兴形式，它是由国家机构以外的社会组织或个人出资举办的高等学校。以南京工业大学浦江学院为例，是由正大集团捐资办学，不同于享受国家财政补贴的高校，独立学院自负盈亏。生源的数量与质量关乎着独立院校存亡，而生源质量很大程度上依托于教学质量，教学秘书作为教学质量保障体系的执行者，在学校各项教学管理中具有举足轻重的作用。

原教育部副部长周远清曾指出：“各个学校都要建设好一支高素质、高水平的教学管理队伍，要舍得把优秀人才选拔到教学管理的岗位上，还要制定有力的政策措施保证这支队伍的稳定和发展。”[1]教学秘书作为教学管理人员中最一线、最基层的群体，却在其职业发展过程中暴露出诸多影响“队伍稳定”的问题。重视教学秘书在其发展过程中遇到的困难，对于独立学院具有现实的意义。

2 以浦江学院为例管窥教学秘书发展现状

2.1 工作超负荷，岗位数量设置无章可循

根据浦江学院各类岗位数量核定方案，专任教师的师生比为18：1，辅导员的配比为200：1，按照这种计算方法，我们可以精确的计算出一个学院所需的专职教师数量和辅导员数量。而对于教学秘书岗位，制度中并无提及教学秘书岗位的师生配比。由于独立学院经费紧张，严格控制岗位数量，现在普遍的做法是不管二级学院的规模大小，统一为一个学院配备一名教学秘书，这就造成个别学院教学秘书与学生比例达到1：2000。教学秘书长期超负荷工作,事情杂,强度大,任务重,造成教学秘书身心俱疲。

2.2 工作职责不明，大小事务一手包揽

就浦江学院而言，教学秘书除了要承担在教学管理运行中的全部职能，还要承担学生工作以外的全部事务性工作，例如要兼任科研秘书、档案管理员、资产管理员、财务报销员、宣传联络员等等。不仅如此，教学秘书还要参与到专业申报、人才培养方案设置、学院发展规划等等工作中去。根据访谈调研，各学院的秘书每天要面对的事务性工作至少达到50件。此外，独立学院的学生素质普遍有待提高，绝大多数学生缺乏独立处理问题的能力，教学秘书每天需要面对来自学生的各种问题咨询和问题处理。由于岗位职责要求不明确，教学秘书俨然成为了一个“大管家”的角色。

2.3 个人成就感低，自我价值难实现

目前浦江学院共有14名教学秘书，其中具备研究生学历的秘书超过70%，然而教学秘书大量的工作都体现在具体的事务性工作之中，每学期每个阶段的任务都有明确规定,教学秘书在不同的时间段按照要求处理相应的工作，多数工作都强调时效性，教学秘书每天在执行教务处的各项通知，解决每一位学生遇到的各种教务问题已分身乏术，工作琐碎，时间长，几乎没有时间去研究创新的工作方式方法，进修学习提升自身能力，自我实现无法满足，长久以来，高学历低价值感的矛盾便凸显出来。

2.4 科研意识薄弱，缺乏创新能力

教学秘书的科研工作相当薄弱,在每年本科院校填报状态数据的统计之中，教学秘书的科研成果差强人意，主要原因是工作时间都被琐碎工作占据，没有时间和精力从事相关研究，教学秘书在高校一般走的是教育管理系列，学校对于管理人员也有一定的成果要求，当前的科研状态其结果必然影响教学管理工作的科学性和规范化,缺乏经验总结意识和创新意识致使教学秘书的教务管理工作很难提高到比较高的水平，最终影响到上级领导以及师生对这一岗位的价值认识。

2.5 晋升渠道不畅，职业前景渺茫

以浦江学院为例，教学秘书在行政序列并无晋升渠道。与同级别的辅导员相比,在职称晋升等方面都明显处于弱势,发展空间明显小得多。关于辅导员的发展，有教育部的《普通高等学校辅导员队伍建设规定》可供遵循,认定辅导员具有教师和干部的双重身份,辅导员可按助教、讲师、副教授、教授要求评聘相关学科的专业技术职务,在行政职务上可兼任学生党支部书记、院(系)团委(团总支)书记等相关职务,纳入高校师资培训规划和人才培养计划等。[2]其他行政部门的管理人员在达到一定的工作年限后，可以按照行政职级晋升发展。唯独教学秘书往往是默默无闻地做事务性的工作。到目前为止，我校还没有教学秘书得到提拔，副科级以上秘书人数为0。这种晋升渠道的反差造成教学秘书对该岗位的低期望，而低期望带来的必然是离职和转岗。根据我校教学秘书离职情况统计，3年来14位教学秘书已经离职或转岗了10多位。

3 独立学院教学秘书发展困境的对策分析

3.1 微观层面

①摸索提高工作效率的方法，减轻工作压力。在现任岗位的基础上，教学秘书减轻工作压力的途径主要有两种：第一是尽快精通教学管理业务，迅速掌握学校教学管理的相关软件以及办公常用设备的使用方法，能够根据工作经验对每个阶段每个周期的工作有预见性安排，能够把常规工作用书面形式制度化下来，形成一套自己的操作流程和工作方法。三是明确职责范围，把一些不该由教学秘书承担的行政工作分离出去，减少与其职责无关的工作，加强与辅导员、班主任的分工合作能力。②提高科研能力，提升职业价值。教学秘书的职业价值长期被低估与教学秘书的能力科研创新能力缺失是息息相关的，教学秘书要善于利用岗位优势，善于发现总结教学管理核心环节的问题，完成一定的教学研究任务，同时在完成日常的常规性工作之外,加强主动性工作针对学院办学发展方向、现行教学计划以及分级教学等提出一些建议和意见，以提高教学管理水平，为教学秘书队伍赢取更多的职业认同。

3.2 宏观层面

①建立适用教学秘书的晋升机制和人才流动机制。对教学秘书职业发展制定出合理的晋升制度是独立学院缓解教学秘书发展困境的主要途径之一。独立学院应当根据自身的特点，参考高等院校行政人员评职评审的相关文件政策，对教学秘书的职业发展给出明确的指引。同时在行政职级方面也应参考其他管理岗位的办法，确定相应级别的行政级别和工资待遇。初级职级根据学历和工作年限来定职,高级职级采用任职条件、选任程序进行,并引入竞争机制。此外，鼓励教学秘书“双肩挑”，给教学秘书未来晋升和转岗提供机会。只有设计出切实可行的可持续发展的职业生涯发展途径,才能激发其工作积极性。②合理设置教学秘书与学生配比。根据当前独立学院教学秘书数量配比可知其工作量是公办院校的若干倍，既然政策中有关于各类岗位数量设置的办法，也应增加一条关于教学秘书数量的配比公式，适当根据二级学院的学生规模，降低与学生的比例，否则这必然会影响到独立学院的教学管理质量。③建立有效的激励机制，提高工作满意度。在独立学院中，教学秘书的工作量缺乏量化的评价体系，但工作强度明显高于同级别的行政人员，独立学院应参照辅导员的岗位补贴办法，根据教学秘书所在学院的教师和学生人数规模，给予一定的人数津贴。同时对于承担教学工作和科研成果突出的也应该折算成一定的工作量，体现在报酬和评优方面，从而调动他们的工作积极性。