基于网络环境下企业档案编研的实施策略探究

冯静

（航天科技集团有限公司，北京 100048）

1 引言

所谓的电子档案编研工作，就是对电子档案的内容研究分析，并且进行加工，整合以各种各样的形式开展的工作内容。随着信息化技术的发展，电子档案编研工作已经成为现在发展的方向，但是在具体电子档案编研过程中还存在一定的弊端，需要相关人员进一步探讨研究。

2 网络环境下企业电子档案编研存在的弊端

2.1 电子档案编研内容狭隘

目前电子档案编研工作是一项比较高深的工作，但是对于企业来说，这项工作的开展只是在企业内部业务部门，这样就会出现编研内容比较狭隘的问题。基于网络环境背景下，档案种类丰富多样，载体也呈现多样化，这样的情况就会使得传统编研内容更加狭隘。

2.2 电子档案编研侧重点掌握不到位

编研工作侧重点掌握不足主要有几个方面，第一，重视电子档案而忽略电子文件。一般企业经常将一些归档保存的档案作为重点编研内容，但是对于电子文件却是经常忽略的内容。第二，企业在发展中经常是看重专门档案，对于综合档案不太重视。大部分企业的编研工作都是停留在会议简介，或者是基础性专门材料的编写上面，对于综合性质的档案却不重视。第三，看重编写工作，看轻编研工作。这个工作重点就是编写原始资料，但是对于原有的资料没有加工挖掘信息，这样就会降低编研工作的整体质量[1]。

2.3 投入价值与产出价值通常被忽视

随着信息技术的不断应用，网络走进千家万户，这是一个看重效率的时代，企业发展也是希望可以少投入然后得到最大的收益，档案工作也是如此。当编研成果被企业使用的那一刻起，就会为企业发展做贡献，但是有些企业受到各种因素的影响，不能很好地控制投入和产出之间的关系。比如，某一个企业在进行档案编研工作中，材料与人力都十分有限，所以就会模仿他人的编研成果，而没有考虑过这种成果是否适合自己企业的发展，导致编研工作与现实生活是脱节的，编研成果未得到充分使用，对于企业发展编研工作起不到应有的作用。

2.4 对编研成果知识产权保护意识不强

电子档案编研工作是一项比较复杂的工作，并且需要高深的技术，所以对于编研成果的知识产权归属问题就是现在急需解决的问题。但是编研人员只重视电子档案的编写、整合，在这些方面投入了大量的时间和精力，对于编研成果知识产权问题认识不足，觉得是无关紧要的问题，没有处理好保密和利用二者之间的关系，这些都是违反相关规定的行为。

3 基于网络环境背景下电子档案编研策略

3.1 在企业方面电子档案编研工作策略

3.1.1 完善企业资源结构，为编研工作奠定基础

电子档案的编研工作离不开资源，这是编研工作的基础和源泉。所以，在企业档案编研工作的初期，应该加大企业资源量，丰富各种资源建设。同时重视企业外部信息，做到内部与外部结合，这是现在档案工作的重点内容。

3.1.2 重视企业合作，重整档案信息资源[1]

企业档案编研工作不是脱离企业单独存在的，应该结合企业之间各部门，或者是企业和企业之间的联系，应该加强这些联系，把编研工作结合起来有效开展。

3.2 从编研人员的角度提升编研效率的策略

档案编研过程中需要专业的编研人员，这就需要从专业人员的视角出发，在选择题目和材料等基础方面，做到平衡的心态，严格把关投入和产出，提高工作效率[2]。

3.2.1 基于平衡编研下科学的选题选材

在进行选题时，需要从以下两个方面进行，首先，以档案室现存的档案史料作为原始基础，并在此基础上进行选择。其次，当史料出现不完整的情况时，可以通过对本档案室，或者是去上一级机关档案室中查找相关史料，从而保证材料的全面性，并且还要保证不准确的资料不进行引用，缺少部分内容的档案不进行存档。同时，还可以借助互联网、专题数据库等检索资料，进而保证选题范围符合要求。此外，在进行编研选题时，一定要对企业自身特色进行明确，在确定选题的基础上，查找相关符合的文档资料，从而保证所编辑的工作方案、规划与研究成果等满足要求，具有特色化。在进行编研工作时，要确定编研主体，要包含电子档案的电子文件，充分利用和兼顾档案编研，始终秉持实施求是的态度，充分发挥已有资源的作用，从而为企业、市场等领域进行服务。

3.2.2 提升编研人员的素质水平

随着网络时代的发展，对于编研工作也提出了更高的要求，为了更好地进行档案编研，需要编研人员不断提升自身素质水平，从而提高编研工作水平。首先，要求编研人员能够熟练掌握计算机，拥有良好的操作能力，这是因为档案编研需要依托计算机和互联网进行，所以不仅需要编研人员将纸质文档装换成电子文档，还需要对目录数据库的结构以及存储、检索等进行掌握。其次，编研人员还要具备一定的文字功底，对档案进行编辑、排版，从而进行更好地进行档案编研。

3.2.3 让编研人员和使用者多交流，以满足用户要求

随着信息技术的不断发展，计算机网络成为现在交流的重要渠道，成为现在编研人员和使用者之间的纽带。编研人员通过各种媒体中介，展示编研计划，以及编研成果等，用户可以使用留言板或者QQ的方式提出自己的意见和建议，编研人员结合这些用户建议展开工作。另外，编研人员在工作中应该关注社会热点信息，关注一些热门话题，进行专题性编研工作。比如，一些感动中国、马航事件等这些热点问题，需要对人事、科技进行全方位了解，最后进行档案编研工作。

3.3编研成果视角

编研成果视角就从编研成果内容以及成果形式方面出发，目的是强化对编研成果产权的保护，编研成果技术应用，所给予的视觉感受以及传播效果等。实际表现如下：

3.3.1 强化安全措施，提升知识产权保护意识

电子信息自身具有流动性，以及易复制性，所以在对电子文件进行编研期间，一定要注重对知识产权的保护，并采取有效的措施对材料选择和产品传播进行有效控制。例如在技术方面，可以使用数字签名技术、水印技术以及身份识别技术等，有效保证电子档案信息的真实有效性。而随着档案法的进一步完善，依法治档工作越发受到各界关注[3]。因此在进行编研工作中，需要按照相关法规、制度进行编研工作，同时还要求工作人员自身树立法律意识，明确保密和利用之间的关系，从而提升对编研成果的保护水平。

3.3.2 科学进行规划包装，有效对视觉进行优化

这里所说的包装是保证编研成果内容以及形式不发生改变的情况下对编排形式进行一定的创新和改变。例如，可以对排版方式与风格进行改变，对封面进行创新等。同时还可以采用独特的设计吸引访问人员的注意力，使其产生视觉愉快感，提升访问次数。

3.3.3 应该具有营销观念，加大传播范围

企业内部通常都会有库存资料，我们需要将这些库存资料看成原材料，把企业内部各个部门看成是销售市场，这样我们的编研成果就是产品了。我们需要按照用户的需求，宣传不同的产品，关注使用者的状态，希望可以适合。

4 结论

综上所述，基于网络背景下的企业电子档案，不单单是记录企业日常的活动，还应该包括企业的发展历程和业绩成就等方面的记录。在企业内部开展企业电子档案编研工作，将编研成果进行利用和宣传，这是现在网络背景下，企业发展的必经之路，在企业发展和建设中起着至关重要的作用。