浅析工程档案在重大工程项目安全管理中的作用

王晨瑜

（辽阳石油化纤建修公司，辽宁辽阳111000）

1 引言

随着我国经济的不断发展，现代化建设不断完善，许多地区都在进行各项工程项目建设，一些综合性较强、对一个地区经济发展有重大影响的工程项目也纷纷实施。安全是工程项目建设中的首要理念，工程档案记录工程项目立项以来的审批、勘测、施工等全过程，既是重大工程项目的及时反映，又是影响重大工程项目的重要部分，对重大工程项目安全管理起着至关重要的作用。

2 工程档案的简介及其特点

工程档案管理主要包括纸质档案的工程管理和电子档案工程管理，纸质档案工程管理中由于工程企业的部分工作人员的档案管理意识薄弱，归档工作存在不足，企业相关工作人员对工程档案的监管力度较小，防范措施不完善等多种因素造成工程档案内容的缺失，电子工程档案是通过网络进行传输，但是由于网络的共享性，使电子档案的安全存在隐患。工程档案的特点主要包括五方面：完整与系统性、广泛与流通性、专业与复杂性、庞大与细致性、滞后与完善性。

3 工程档案在重大工程项目安全管理中存在的问题

3.1 纸质工程档案在重大项目安全管理中存在的问题

3.1.1 档案管理人员的安全意识不高

从我国现代化工程纸质档案的管理现状来看，在工程纸质档案重大项目的档案管理中还存在着很多的问题，安全管理意识不高，就是当前纸质工程档案管理中存在的一个重要性问题，由于相关的档案管理人员没有明确档案管理的重要性，因此在档案的管理中存在着档案安全管理意识不高现象。

3.1.2 档案管理的机制建设不够完善

档案管理机制是档案管理中比较重要的一项管理要素，但是在我国现有的工程档案管理机制建设中，由于缺少专门的档案管理机制，导致档案在管理过程中存在着较为散漫的管理现象，同时在档案的管理中，由于档案机制的建设不够完善，因此会出现档案管理秩序混乱现象[1]。

3.1.3 员工档案归档能力欠缺

档案管理人员的归档管理能力是直接影响档案管理的因素，在我国现有的工程档案归档管理中，由于档案管理人员的归档管理能力较差，因此在这种背景下就会出现档案管理的能力欠缺现象，同时也会出现档案管理的流程混乱现象，在这种情况下，出现档案管理的借阅逾期现象是较为常见的。因此在这种背景下，必须要加强对档案管理人员的管理能力提升，这样才能确保档案管理的安全。

3.2 电子工程档案在重大项目安全管理中存在的问题

3.2.1 电子工程档案传输过程中的信息安全问题

电子工程档案的传输形式是一种运用磁盘、光盘、硬盘等形式进行传输，另一种是利用计算机网络技术进行传输，与纸质工程档案相比，电子工程档案可以超越时间、空间的限制，传输速度也快于纸质工程档案，但电子工程档案在网络中进行传输时，档案信息容易被盗，不利于工程档案的保密性建设。

3.2.2 电子工程档案归档过程中的信息安全问题

电子工程档案在归档过程中，工程档案经过修改加工之后，存在档案管理工作人员的归档文件字体与设计人员档案的字体不同的现象[2]。

3.2.3 电子工程档案保管过程中的信息安全问题

部分工程企业由于工程档案管理经费有限，将保存电子工程档案信息的磁盘、光盘存放在一般的档案柜中，但电子工程档案容易受到磁性载体的影响，导致存储信息失效，不利于电子工程档案的安全性建设。

4 解决工程档案在重大工程项目安全管理中存在问题的具体措施

4.1 提高工程档案安全意识，加强工程档案安全教育

在工程档案管理过程中，企业应该对员工进行工程档案安全教育，不仅要加强工程档案工作人员的安全意识，还要加强一般工作人员对工程档案的安全意识。工程档案管理工作不仅仅关系到重大工程项目的安全工作，甚至关系到党和国家的利益[3]。工程档案管理工作人员要加强自身的档案安全意识，在日常工作中认识到工程档案在重大工程项目安全管理中的重要性，保证工程档案的完整性，确保重大工程项目的顺利实施。

4.2 重视纸质工程档案归档工作，健全工程档案安全机制

在工程档案工作管理过程中，企业领导应该重视工程档案管理工作，在重大项目发展规划中，建健全工程档案安全机制，明确档案管理部门的职责，并将档案管理部们与问责制联系在一起，形成严明的奖惩制度，一定程度上保证了工程档案的安全性，形成安全管理制度，保证工程档案工作人员按制度工作，形成档案管理安全机制，保证重大项目工程档案的安全性，确保重大工程各项工作顺利进行。

4.3 强化工程档案收集与整理，加快纸质档案的数字化管理

工程档案管理工作主要是档案收集工作，做好工程档案收集工作，保证工程档案在重大项目中的安全作用，档案管理人员应该严格检查归档部门提供的档案资料。检查资料是否缺失，提高档案管理工作的准确性[4]。随着时代的进步，计算机技术的不断发展，档案管理部门应该加强纸质档案的数字化管理，将纸质的档案进行扫描存档，保证工程档案的安全性，提高重大项目的安全系数。

4.4 规范工程档案的利用机制，强化档案安全管理工作

规范工程档案的利用机制，应该制定档案管理整个过程的管理规定，包括档案的借阅管理，档案室的责任制，库房的管理制度等。企业在档案管理过程中应该加强档案管理的借阅制度，借阅的工作人员在一定时间内必须返还工程档案，保证工程档案的完整性[5]。工程档案工作人员离职或退休时，应该将工程档案管理工作进行全面交接后方可离职或退休。加强档案管理入库出库登记工作，对电子工程档案设立专门的安全保管场所，保证电子工程档案的安全性，有利于突出电子工程档案在重大工程项目中安全管理的作用。

4.5 加强电子工程档案的信息化，保证电子工程档案的安全性

在电子工程档案管理过程中，应该加强电子工程档案的信息化，保证电子工程档案的安全。电子档案的管理应该依据相关的法律法规，工程档案中的非公开档案信息不得上外网，在管理过程中，采用身份认证的方式，进行人员管理的登记，利用防火墙，备份重要档案的安全保护措施，保证电子工程档案信息的安全，使工程档案在重大工程项目安全管理中发挥重要作用。

5 结语

在此次研究中，主要分析了工程档案在重大工程项目安全管理中存在的问题，提出了提高工程档案安全意识、加强工程档案安全教育，重视工程档案归档工作、健全工程档案安全机制，强化工程档案收集与整理、加快纸质档案的数字化管理，规范工程档案的利用机制、强化档案安全管理工作等具体有效措施，这对工程档案在重大工程项目的安全管理有重要的指引作用，望此次研究对工程安全管理提供指引，确保重大工程项目各项工作顺利实施。