中小企业存货内控存在的问题及应对措施

丁燕岚

（浙江工商大学,杭州310018）

1 引言

在市场经济不断蓬勃发展的大背景下，企业间的竞争愈发激烈，为了争取更多的成长机遇并能在市场竞争中脱颖而出，创立并健全内部控制显得尤为重要。国家更加充分地认识到加强内部控制对我国企业的重要性，并出台了内控基本规范等一系列法规。在制造业企业中，存货是企业最为重要的流动资产，它占比高、存量大。由于制造业市场竞争激烈，中小企业经常出现存货大量积压，材料贬值损失严重的现象，因此存货内控的设计和实施更应得到公司治理层和管理者的重视。

2 制造企业存货内控存在的问题

2.1 缺乏科学的采购计划

采购部门在采购前需要得到各个部门提出的物资需求计划，再进行汇总统筹安排采购。而在实际操作中，一方面，各个部门提交的物资需求没有根据其实际情况；另一方面，在存货采购过程中，采购员应根据生产经营需要合理采购物资但是采购员并未做到或者不按采购计划申请采购。比如做采购计划的时候没有综合考虑产品的更新换代，对于老产品的零部件还做不必要的采购造成资金的浪费。在供应商的选择上单一，没有进行多家比较力求价格最低质量最优，而是单纯凭借个人偏好或领导规定进行采购，一定程度上加大了企业的采购成本。

2.2 存货的保管制度不合理

制造企业存货品种繁多，数量巨大，在保管时应非常注意各种品种、型号、批次的归类放置，对于有腐蚀性的材料应当单独放置，与其他材料隔离。实际中许多企业的保管人员把各种材料随意堆放，这样非常不利于定期的盘点活动，很可能造成盘点数量与实际数量不符，进而影响采购部的采购活动以及财务部的核算等。另外，如果是通过手工做账或者用表格来记录存货的收发情况，经常会造成存货数据更新不及时，不能够实时提供，还会出现数据出错，或者种类互串等问题。这样在一定程度上加大了相关人员的核算工作量，也不利于各个部门及时地掌握各类材料的库存信息，给生产和经营活动造成负面影响。

2.3 控制活动执行力不够

中小企业的存货的日常管理工作比较混乱。第一，就企业所设立的制度本身来说，尽管有很多企业按照国家的规定制定了存货内控制度规范，但是它的内容只是对国家政策的内控制度的照搬照抄，未想到应针对各个单位的实际需求来设立。因此很多企业所设立的内控制度严重偏离单位的实际，不够科学合理，应当做出适当改进。第二，内控制度的有力执行是保证。控制活动的执行者是员工，可大多数企业缺乏对员工的长期的系统的培训，导致制定好的制度未被有效执行。

2.4 各部门信息流通性差

存货内部控制涉及各个部门，这就需要部门之间的互相了解以及信息沟通。但各部门职责划分不是非常清晰，经常会出现采购部的员工去管理仓库，而财务部还兼管出具材料入库发票，销售发票等。这种一人多职的现象常见于一些本身规模就小，员工数量不足的小型私营企业。另外，缺乏一个信息共享的平台让每个部门的数据能够实时提供给其他部门，由此可能造成各个部门对存货情况的理解不够充分，从而影响到各自业务的开展，不利于企业的长期发展。

2.5 内控控制监督职能失效

按照国家规定，上市公司应当设立内审部门，而那些非上市公司中，出于节省开支或者多一些操控余地的目的，绝大多数没有设立内审机构。即使也有一小部分私营企业设立了监督机构，但大多数也是为自身利益着想，而不是出于对内控有效性的审查和评价。具体表现在内审工作的内容和监督的形式上：内容通常是对会计账目数据的核对，监督往往是当企业出现一些问题时才进行监察，因此无法起到预防监督并反馈的真正作用。

3 存货内控问题的解决措施

3.1 建立健全存货采购计划

采购计划是采购业务的基础，采购人员从仓库获得库存清单，并向负责生产计划的人员了解生产需求之后，并考虑到一些已购项目的在途情况，合理制定具体的采购项目数量以及规格。这里需要采购部门与生产部门，仓储部门等进行沟通联系。具体而言，每个部门应该按照自身的物资需求填写请购单，并交由采购负责人。采购部门在拿到物资需求计划后，制定采购计划，统筹购买所需物资。另外，企业需要对采购项目进行预算管理，在此基础上做出相应的采购计划，并按规定的权限即通过相关负责人审批后，根据规定程序执行[2]。

3.2 改进存货收发及内部稽核制度

为了保证存货在企业内部流转时安全完整，企业应当设置合理科学的存货收发审批制度。在领用材料时，申请部门应持有相关部门负责人的核准凭证向仓库部门认领一定数量规格的材料，仓管人员应对领料单进行审查，拒绝没有经过批准盖章的领料请求。在发放存货后，仓库人员应当及时做好各个物资库存存量的增减记录，登记有关账目，做好备查工作。内部稽核人员应当对领料单进行审核，对仓库的出入库凭证进行审核，检查仓库结存数量，以保证存货安全完整，账簿记录准确。

3.3 建立完善的存货盘点制度

为了保证盘点工作合理有效，企业应当建立科学完善的存货盘点制度。存货在保管过程中可能出现缺失和报废，因此需要仓库人员定期进行盘点，及时提供在库材料是否完好以及具体数量和分布的信息。仓管员应在盘点前制定存货的盘点表并交由相关部门批准，然后进行盘点工作。对于盘点数额与账面数额出现的差异应当做出分析和处理意见。最终生成的存货盘点表应当由相关负责人或者部门签字或盖章确认。

3.4 加强部门之间的沟通

存货的内控涉及多个部门，每个部门都有各自的职责界限，都不应越权干涉或者参与处理其他部门的业务实施进程，但部门之间的联系也是普遍存在的。采购部门根据生产部门的物资需求计划以及仓库部门库存清单制定采购计划。采购入库后，仓储部门需要追踪记录存货的实物流转并定期对仓库存货进行盘点做好账实核对工作。产品销售后仓储部门做好出库记录并制作出库单，财务部门需要根据各类票据进行会计处理。从存货的购入到加工再到销售，每一个环节都需要各个部门之间的配合和相互监督，加强各个部门之间的沟通联系有利于保证资产完整安全，提高存货管理的效率[3]。

3.5 提升对内部审计的关注

内审部门的职责在于通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进企业目标的实现，其最终目的是帮助企业实现增加价值和改善经营管理。当前内部审计机构的设置对非上市公司尤其是小型私营企业尚不具有强制性，因此，内部审计在中小民营企业中的开展和实施进展得非常缓慢，内审的缺失或失效给企业带来的风险是十分大的，因此中小企业也应当重视内部审计，充分发挥内部审计的职能，推动提升企业内控的有效性，最终实现企业目标。

4 结论

我国中小制造企业普遍存在存货内部控制问题，这些问题可以通过合理设置相关内部制度来防范和解决。建立健全企业存货内控制度越来越成为公司提高存货管理效率的保证。合理的存货内部控制制度使管理人员能把握住业务进行中存在的风险点并反馈给相关部门加以防范。我国各方面的制度规范仍处于不断完善之中，内部控制制度存在更为灵活多变的前景和更为广阔的改善空间，而具体到存货领域的内部控制的研究更是一个需要不断摸索，不断改进的过程。