烟草商业企业PDCA闭环型财务内控体系构建探讨

李琳琳，刘佰卿

（山东日照烟草有限公司，山东 日照 276800）

1 引言

当前，烟草行业正处在转型升级的重要节点，财务内控体系建设显得尤为重要。在行业近年的财务审计工作会议上，将财务风险防控和规范建设放在了重要突出的位置，扎实深入开展财务内控建设，对于促进烟草商业企业高质量发展具有重要意义。

2 PDCA闭环型管理方法概述

PDCA是管理学中的一个通用模型，是实现全面精益管理、促进企业标准化的重要理论方法。该方法将管理的全过程划分为计划、执行、检查改进四个过程，这四个过程循环往复运行，形成闭环式运行模式[1]。计划，主要是分析现状，找出存在的问题，在分析原因基础上制定管理目标和措施；执行，根据已制定的管理目标和措施进行实施；检查，主要是检查执行结果，明确效果，找出存在的问题；调整，对成功的经验进行肯定，并予以标准化，对存在的不足进行总结，没有解决的问题提交下一个PDCA循环解决，促进管理水平不断提升。

3 企业财务内控体系存在的问题

近年来，烟草行业牢牢把握严格规范生命线，持续优化财务内控体系，严控财务风险，财务规范管理水平不断提升[2]。但在实际管理过程中，仍有一些不足，主要表现在：

3.1 财务风险意识有待提高

生产经营过程中，存在重经营轻管理的现象，更关注生产经营效益和效率，而对财务内控和规范管理重要性认识不足，风险意识相对薄弱。

3.2 内控制度不够健全

财务内控制度是确保内控工作落实执行的前提和基础。而一些单位对国家和行业制度规定仅停留于文件的转发，未能结合本单位实际制定贯彻实施办法、具体操作规范，制度规定未能有效落地，或者制度未能及时根据国家和行业规定进行修订，制度建设存在滞后性。

3.3 预算管理缺乏前瞻性

部分业务部门和基层单位对生产经营各项工作开展缺乏前瞻性和计划性，被动开展工作多，主动开展工作少，存在为预算而预算的现象，管理相对简单粗放。

3.4 监管部门协作不够到位

提升内控管理水平需要职能部门的共同努力，仅凭财务或者某一个部门难以实现。而实际工作中，存在部门之间沟通协作不顺畅，难以形成共同行动目标和监管合力。

4 PDCA闭环型财务内控体系构建

PDCA闭环型财务内控体系构建可以分为计划、执行、检查、改进四个部分。

4.1 计划-实施财务预算

企业应根据发展规划实施财务预算管理。在财务预算管理中，应充分贯彻“审慎理财、适度从紧”的原则，抓好成本费用支出的源头控制：一是开展预算定额标准建设。财务部门应与成本费用归口管理部门深入对接，在熟悉了解费用管理特点基础上，制定费用管理标准。比如，对业务接待费、差旅费等与生产经营密切相关的费用，可采取与业务量挂钩方式下达，不人为设置基数，体现业绩导向原则；对车辆燃油费，应根据不同车辆车型核定车辆百公里油耗值，根据车辆年均行驶里程和燃油单价，测算燃油费用；对办公费用，可参考业务量情况，按照办公耗材、办公用品等明细项目进行分解，剔除不合理项目，测算单位日常办公费开支标准，从源头上抓好成本费用控制。二是要求预算执行单位将预算按月分解，并与资金管理相挂钩，对无预算或超预算项目不予拨付资金，形成预算与资金管理合力。三是制定预算管理考核办法，对预算执行单位提报的预算编制基础数据有误，改变费用项目申请资金，成本费用超预算支出等情形严格考核兑现，维护预算管理的严肃性，提升预算管理成效。

4.2 执行-实施内控体系优化

4.2.1 优化财务管理流程

对所有收支项目进行归类，应对所需报账资料全面梳理，规范事前审批、报账管理、资料审核、资金结算各个方面，从根本上解决该不该开支、怎样开支的问题。对属于“计划管理”的事项，包括投资计划、采购计划、会议计划、职工培训计划、科技项目计划、烟叶生产投入计划等，需经本单位预算管理委员会研究并报上级批复后组织实施。属于“重要事项”管理的，比如资产处置、基本建设、土地性质变更、对外捐赠、经济纠纷赔偿及大额开支项目等，实施前还需办公会议研究同意方可办理；不属于大额开支、重要事项管理的项目，可实施简易审批办理，提升工作效率。

4.2.2 强化部门协作

应突出事前审批作用，年初，开支需求部门应向采购管理部门提报采购计划，并向预算管理部门提报年度预算，经归口部门牵头充分论证实施必要性的基础上，纳入年度采购计划和年度预算。在年度预算范围内，项目实施前，报销时需由归口管理部门审核实施金额和标准，由财务部门对报销单据合规性进行审核，再根据审批权限经相关领导审批后报销。

4.2.3 深化财务岗位控制

应严格贯彻《会计法》《会计准则》《会计基础工作规范》及行业相关会计制度，合理设置会计工作岗位。会计工作岗位的人员要符合内部控制的要求，确保不相容岗位相互分离，包括货币资金的支付与审批；会计凭证信息的录入与审核；实物的保管与盘点清查；货币资金及有价证券的收付与凭证审核、会计档案保管；货币资金及有价证券的收付与收入、成本费用、债权债务的核算及管理；银行存款余额调节表的编制与审核；信息系统的授权与业务操作等。

4.3 检查-形成痕迹化记录

4.3.1 建立内部审核痕迹化记录

可以在财务部门内部从财务稽核-负责人审核-资金支付-核算处理-复审5个节点层层把关，通过各环节《审核记录本》等形式登记审核中发现的问题。对各环节报账资料发现的问题，主管会计登记，部门负责人审核后由责任部门认可并整改，将审核记录情况纳入绩效考核，确保报账资料的完整。审核过程中，可以对审核存在问题进行梳理，对经常出现的问题进行分析，并找出原因，确保不出现类似问题。

4.3.2 建立重点费用执行痕迹化记录

应建立车辆运行、房屋设备维修等管理台账，详细登记费用支出时间，支出项目，维修部位等内容，有条件的可以同时附有维修前后图片对比，根据费用发生情况定期进行分析，查摆财务内控和费用管理中存在的薄弱环节，找出问题原因。

4.4 改进-形成内控体系动态管理机制

对财务内控体系检查的结果进行处理，将好经验予以标准化，对效果不理想的进行总结，并提出改进意见。如因预算目标不合理，应研究探讨修订预算目标；如因财务内控制度不完善或未及时修订，影响内控效果，则研究及时完善内控制度，以适应当前管理需要。若因台账记录不完善，影响预算编制准确性，可以将台账记录登记情况纳入考核，以考核督促健全各类管理台账。若因人员素质影响内控执行效果，应制定培训方案，征集培训需求，开展针对性培训，提高队伍综合素质。

在总结经验与不足的过程中，应充分调动领导、部门负责人、职工代表参与积极性，集思广益，形成完善建议，并明确下一年度要解决的主要问题，形成闭环式财务内控管理模式。

5 结论

总而言之，PDCA体系是一种科学有效的财务管理方式，对于现代企业而言，将其引入到企业财务内控体系建设中，可促使财务内控体系不断完善。企业应从P（计划）、D（执行）、C（检查）、A（改进）四个过程出发构建完善的闭环财务内控体系，及时消除财务内控不足，提升财务内控建设水平，以规范助力企业可持续发展。