电子发票的全面推行与财务报销存在的问题及解决方法探析

陆菁

摘要：随着社会信息化的飞速发展，特别是互联网技术的革命与更新，电子商务新型模式已经渗透到各个领域，在经济新常态下的当今社会中扮演着愈加重要的角色。与此同时，也给传统的发票制度造成了革命性的冲击，此时电子发票应运而生，实现发票电子化是大势所趋、时代要求。本文就电子发票的开具及使用流程进行简单介绍，并对电子发票在财务报销中存在的问题进行深入分析，最后提出实践中的改进方法与建议。

关键词：电子发票 财务报销 问题 解决方法

电子发票是指在购销产品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的以电子形式存储的收付款凭证。电子发票与普通纸质发票一样，由税务局采用全国统一的防伪标识、统一编码，采用税务局的电子签名，与纸质发票同样可用于财务报销。采用电子发票的优势在于：①可以加快节约成本、保护资源；②加快数据流转速度，方便财务、审计、税务等各部门使用相关数据；③促进财务无纸化、自动化进程；④有效遏制假发票现象。我国自2012年在北京、浙江等22个省市开展电子发票试点后，国家税务总局于2015年11月发布了《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号），自2015年12月1日起在全国开始全面推行增值税电子发票，至今已有近两年的时间，在越来越多的行业和领域都不再开具纸质发票。现在看来，虽然电子发票给我们的日常工作带来了很多便利，但是弊端也在日益显现。本文将着重从电子发票的开具和使用流程发现其在财务报销中存在的隐患和弊端，并探讨解决方法。

一、电子发票的开具及使用流程

当经济业务完成后，开票方获取客户开票信息后，上传到税控开票系统形成电子发票数据接受税务部门监管，同时通过电子发票平台生成带有电子签名的电子发票，由电子发票平台自动推送电子发票给客户指定的电子邮箱、APP等网络途径以接收电子发票，或者由客户通过平台自行打印，或者由开票方直接将电子发票打印出来交给客户。在客户接受电子发票后，理想情况应当是直接以电子的形式归档。但根据2015年颁布的《会计档案管理办法》规定，同时满足一定条件的、单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存。对于大部分单位而言，并不符合仅以电子形式归档保存的条件。

根据现行的《会计法》有关规定，报销票据应当是纸质票据。也就是说，如果要报销，电子发票就应当打印出来。实际工作中，大部分单位尚停留在纸质票据的报销层面。由于没有全国统一的电子发票监管平台，发票来源众多，单位财务人员并不具备统一管理的条件。

二、电子发票在财务报销中存在的问题

（一）信息安全性

电子发票从开具到获取均需要在网络上完成，这就造成了无论是开票方还是客户的信息极有可能会被泄露，在网络科技日益进步的今天，尤其是黑客技术不断发展的今天，如何既能实现电子发票的有效使用，又确保企业的商业机密不被泄露？对于信息安全这将是一个严峻的考验。

（二）发票真实性

我国长期处于纸质发票报销期间，直到现在，一般单位的报销仍然规定必须使用纸质票据。这就是说，电子发票并不真的具备“电子”的功能，依然要被打印出来方可报销。对于传统发票，会计人员可以通过手感、打印效果等依职业经验判断其真伪，但是对于电子发票，则必须在规定期限内通过国家税务信息系统查询。如果报销滞后，或者由于业务繁忙，会计人员来不及一一查询的情况下，就极有可能给单位财务管理造成很大困难。传统的职业判断在电子发票的真假判别中没有丝毫作用。

既然电子发票必须打印出来才可以报销，那么对于电子形式的票据，发达的PS技术、修图软件就大有施展之地，完全可以做到修改发票上的任一内容。如何确保发票的真实性，对于会计人员来说，又将是一个巨大的考验。

（三）报销唯一性

电子发票既然是全文打印出来的，那就可以重复打印，即使在打印出来的票据上是有标注第几次打印，也会存在多次复印报销的风险。对于开给个人的发票，更加可以复印多次在多家单位重复报销。

在电子发票未全面普及的时候，财务人员可以通过严格规范发票要素、建立EXCEL表格的电子发票备查账筛查已报销过的电子发票。但是，一旦将来电子发票铺天盖地，每张发票均由财务人员手工录入表格不仅极大增加了工作量，而且也容易造成差错，从而影响整个企业的财务核算工作。

（四）操作便捷性

国家推行电子发票的初衷是简化报销环节、节约成本。但从实际操作层面上来看，原先销售方开具发票现在变成了销售方开具后还需要客户自己打印出来；原先纸质发票报销，绝大部分发票通过财务人员经验判断即可分辨真伪，现在需要财务人员先在税务系统里辨别真实性，再辨别第几次打印，还要建立EXCEL表格，每张发票手工录入区分是否为首次报销，手续繁杂，任务艰巨。不仅无法简化报销环节，也并未达到节约成本的效果，反而增加了发票接收方经办人和财务人员的工作量，与推行电子发票的初衷背道而驰。

那么，既然电子发票的推行有如此多的弊端，是不是就没有必要进行下去了呢？显然不是。在大数据的今天，电子发票的存在将会是大势所趋，在做好相应的防范监管措施后，电子发票的管理便捷、方便统计等优势就会显露出来。当然，这需要时间，但是可以相信，随着法律、技术的不断发展进步，一定会很快实现。

三、电子发票使用在实践中的改进

（一）建立国家层面的电子发票监管云平台

在大力推广电子发票的今天，不能把随之带来的问题推给财务人员自己想辦法解决。国家应从制度到监管建立一系列切实可行的方案。例如在肯定了电子会计档案存在的法律效力之后，是否可以制定电子票据使用管理规定，从法律层面禁止利用电子发票的推广为个人谋取利益。

其次，虽然已经存在第三方电子发票服务平台，但尚不具备权威性和唯一性。在钓鱼网站广泛存在的今天，财务人员急需具备国家层面的统一、唯一的电子发票监管云平台，该平台可以基于税务、工商等登记信息，将所有在册企业统一纳入，以信用代码识别。在此平台上，可以直接实现所有企业的电子发票开具、查询、打印、监管，只需要录入信用代码就可以自动识别企业，先生成发票代码，发票接收方经办人可以持此代码由财务人员直接从该系统打印出电子发票。这既减少了经办人打印电子发票的工作，也杜绝了复印发票多次报销的风险。由财务人员亲自在平台上打印发票，既可以同时确认发票的真实性，也可以防止电子发票被修改的情况。只要发票注明第几次打印，还可以避免手工录入电子发票票号的繁重工作。同时，该平台的服务方除了开票方、接收方、税务、工商部门，还可以纳入审计、会计师事务所等监督方，简化和精确社会监督作用。建立统一的平台也可以有效保护企业信息安全。endprint

（二）建立企业层面的信息网络

要想真正将电子发票的作用发挥到最大，仅有国家层面的电子发票监管服务平台是远远不够的，大量的工作存在于电子发票的开具和接收方的财务人员方面。在确保电子发票的真实、准确、唯一性之后，如何利用电子发票简化财务工作、保证财务工作的准确性非常重要和关键，也是电子发票存在的更大意义。这就需要企业建立完善的信息网络，将从平台上下载的电子发票直接运用于企业内部，与企业现行内部系统、财务系统信息对接，实行网上报销、网上审核、自动做账、智能分析，这将大大简化报销工作，甚至既减少财务岗位、又增强了财务信息的准确性，真正实现了办公无纸化、电子化、精确化。

除了可以将财务工作简化、精确，利用企业信息网络还可以将电子发票中的信息最大化利用，例如对于当年经费使用统计、供货商统计、供货商分布，甚至供货商的规模大小均可以统计分析，将会大大有利于企业管理。

（三）财务人员提高自身业务水平及管理理念

任何变革最后都会作用于人，任何系统、平台的最终使用者也是人。作为新时代的财务人员，尤其是财务管理人员应当主动接受新事物、学习新思路。一方面，应当提高个人业务素质，学习掌握电子发票的相关知识，作为开票方，需要注意保护销售数据的流出，确保财务信息安全；作为接收方，需要有效快速辨别电子发票真伪，對于一些真发票假业务也要时刻保持高度的职业敏感。另一方面，应当改变传统观念，积极学习先进的信息化财务管理系统，为企业内部改进财务工作流程提出切实可行的优化建议。

四、结语

电子发票的运用推广，是财务大数据实现信息化的必经之路，如何走好这条路，是每个企业、每位总会计师需要考虑的重要问题。使用好电子发票，可以提升企业的管理水平和实现财务工作的高效运转；反之，如果固守传统的会计模式，拒绝数字化，将会给企业管理和财务管理带来巨大灾难。总之，会计核算的智能化、自动化必将成为电子发票被广泛应用后的美丽前景。

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（作者单位：江苏省体育科学研究所）endprint