ERP系统在固定资产管理中的应用

运玉贞

摘要：本文以H上游水电开发有限责任公司（以下简称“H水电公司”）为例，分析水电企业固定资产管理的现状、存在的问题，从ERP系统总体设计、具体操作两方面出发，探索水电板块固定资产管理中的信息化应用，为企业应用ERP系统打造全新的固定资产管理体系进行有益探索。

关键词：ERP系统 固定资产管理 应用

一、概述

（一）研究背景

随着水电企业的快速发展，加快转变固定资产管理理念，创新管理方式，实现固定资产的全过程、精益化管理势在必行。随着信息化水平的提高，ERP等先进的信息化管理手段逐渐融入企业管理。利用ERP管理系统实现资产等各环节的透明化管理，完成从计划采购到财务核算的对接。H水电公司作为黄河上游大型的水电开发企业，固定资产占全部资产总额的比例大，所以总结ERP系统应用经验，对实现ERP系统在公司的全面推广具有重要意义。

（二）研究意义

推行基于ERP系统的企业固定资产管理，进行固定资产全过程管理，有助于实现从职能管理向流程管理的转变，充分发挥资产在各个阶段的效能和效率，最大限度实现资产综合效能，对企业管理水平的提升发挥重要的推动作用。为实现公司的固定资产的高效管理提供有力支持，提高公司的专业化管理水平。

（三）研究方法

本文采用文献研究法与实证研究法相结合的研究方法，分析利用ERP系统进行固定资产管理的可行性与优越性。

二、现状分析

（一）没有形成固定资产全生命周期管理的意识

固定资产随着企业发展不断发生着变化。固定资产实物管理部门进行的固定资产等业务管理，只有当其单据流转到财务部门时才能够得以反映，存在着严重的滞后。实物资产管理意识薄弱，缺少运营意识，资产信息变动与实际脱节，管理方式过于粗放。同时，本应从固定资产进入企业直至退出都采取全生命周期管理，但目前H水电公司固定资产管理中更关注采购、大修、技改等环节，对资产报废处置、残值回收等环节关注不够。

（二）技改、大修后固定资产的入账价值难以确认

由于固定资产价值管理相对比较粗放，未按资产部件细化建立固定资产卡片，存在将主要设备与辅助设备合并建立为一张资产卡片的情况。后期进行技改、大修时，本应在原资产卡片基础上扣除被替换部分的账面价值之后新增大修、技改设备价值，但因合并建立的资产卡片无法明确大修、技改固定资产中被替换部分的账面价值，账务处理时往往是直接增加固定资产价值而不扣除被替换部分账面价值，导致固定资产价值计量不准确，一定程度上存在资产价值虚增。

（三）固定资产责任追究机制不健全

由于管理层重视企业的效益和安全生产状况，对固定资产更强调使用价值上的管理，所以对经济价值的管理比较薄弱；由于涉及部门多、生命周期长，量化考核较为困难，对固定资产损坏丢失，使用时间过短等尚未建立详细的责任追究机制；固定资产管理的奖惩机制不够健全，难以调动资产管理人员的积极主动性。

（四）实物管理与价值管理衔接不紧密

目前各部门管理人员均从本部门职责的角度出发对资产进行管理，不仅管理过程相互独立，而且管理的侧重点也不尽相同。这样的管理模式就会造成没有从“全系统”角度来考虑问题，没有完整的固定资产管理流程在生产与财务之间进行流转。

（五）缺乏通畅的信息共享平台

各个分、子公司业务性质类似，故购买和储备的物资也存在很高的相似度，使某些固定资产得不到有效配置和充分使用，造成资产的综合利用效率不高。

三、基于ERP进行固定资产管理的总体框架

（一）基于企业文化、管理制度的总体框架设计

随着公司的不断发展壮大，对固定资产管理提出了更高的要求，传统的管理方式已经难以满足公司的发展需要，为了解决当前固定资产管理过程中存在的各种问题，提高固定资产管理效率，H水电公司落实集团公司管控一体化总体要求，以水电板块为切入点积极推进ERP系统，以企业文化为基石，不断整合和完善管理流程，依托ERP系统在公司内部建成以业务流为驱动，形成流程处理闭环的财务业务一体化、数据统一共享的信息系统。

（二）ERP系统管理流程及各模块的相互关系

1.ERP系统管理流程

ERP系统中的业务处理是以流程为导向的，业务流程是业务处理中步骤、角色和职责的载体。建立科学合理的ERP系统管理流程，有助于规范下属各企业的业务流程，提高整个公司业务处理的效率。

2.ERP系统各模块的相互关系

ERP系统是多种模块的集成，它可以实现不同业务的关联和管理，就固定资产全生命周期管理来说，从项目模块开始进行工程项目的立项、开工，其间通过物资模块、应付模块进行工程项目成本费用的核算，然后将全部费用归集到项目模块完成资产转固，项目完工转固后再通过资产模块对固定资产进行管理，这使得项目管理与资产管理紧密结合，实现了从项目到资产的有效对接。

四、固定资产管理各阶段重点内容

（一）规划设计阶段

项目规划设计包括技改项目、资本化的信息化及科技项目、零购项目以及小型基建项目。不通过项目立项直接在“资产模块”中增加的包括基建暂估及公司内部划转等。各核算单位申报年度项目需求后，计划审批部门要严格按照制度规定进行项目可行性和必要性论证，充分了解公司现有资产运行状况、生产需求、技术条件，在此基础上结合企业发展战略和自身专业知识严格把关。对确定实施的项目，会同有关部门开展项目标準修订、预算编制，实现项目的全程管理和统一协调。

ERP系统中的操作流程，首先由各基层单位实物资产管理的前端业务人员根据计划在“项目模块”中依照模版新建工程项目，通过搭建项目的WBS结构（工作分解结构）归纳和定义项目的整个工作范围，以项目成果为导向将项目分解为详细的工作任务，编制工作任务节点。以项目财务分析为中心建立FBS结构（财务分解结构），将一个项目的价值构成或核算分类层层细分形成分解结构，以规范项目的整体管理。FBS结构是项目预算成本及项目实际成本追踪的基础，同时也是采购与生产模块的基础数据，其设定后，要求项目物资采购、项目工单策划等均按照该结构进行关联，以方便项目决算、资本化及项目成本归集和查询，从源头上实现项目实物管理和价值管理的标准化、可控化。endprint

（二）采购建设阶段

项目采购时严格遵照H水电公司物资分类采购管理范围的规定，实现企业的资产价值最大化。项目建设时，严格按照录入ERP系统的项目计划进行工程进度管理，对项目建设进度进行实时控制，准确核算项目的初始成本支出，做好事前预控，重点解决设计、物资材料、质量监督等环节的问题，在保证施工质量和施工工艺的前提下最小化项目建设成本。在采购、建设环节需建立全生命周期成本评价决策机制，以及基于良好信息反馈的项目管理决策机制。

具体到ERP系统中的操作流程，项目实施过程中如操作人员未按照项目既定时间节点完成相关业务或项目支出超过预算，ERP系统就会发出预警信息，提醒项目管理人员进行维护。使用者应根据项目进度在ERP系统中及时更改实施状态，准确反映项目进度，实现工程项目的全过程管理。同时，应付模块进行发票审核入账和账款支付，材料模块进行材料出入库和成本归集。待工程项目完工结算时，再由资产会计审核前端业务人员维护好的资产信息，确认资产分类、费用分摊后完成项目转增资产。

（三）运行与维护阶段

运行与维护阶段是固定资产管理的重要环节，这一阶段的主要任务是确定固定资产运行维护成本。通过建立全面完善的风险管理体系和模型，对影响资产管理业务目标的潜在风险进行识别、分析与评估，确定具体风险及其影响程度优先级，制定控制措施。将资产风险评估的结果和与资产运维成本评价相结合，应用于资产投资、设备检修、技改、退役等重大运维决策。

具体到ERP系统中的操作流程，项目申请立项以后，首先进行工单的申请，再依据工单提请物资计划，从项目到工单再到物资，通过明确责任部门和责任人，使项目费用可以实现逐级审核、分级预控，当项目实施情况偏离既定目标时，ERP系统会发出预警信息，提示相关操作人员及时采取纠正措施，将预算、项目、工单关联起来，实现项目的标准化、流程化控制。

（四）退役报废阶段

当固定资产进入退役报废阶段，需要依据资产退役报废鉴定标准，来判断资产是否满足退役报废条件，对于满足退役报废条件的固定资产，按照公司业务流程严格履行审批手续，及时完成账务处理。

具体到ERP系统中的操作流程，各基层单位组织实物管理部门提出报废申请组织技术鉴定，并填制固定资产报废鉴定表，交由管理部门进行审核。审核部门依据批复文件负责在ERP系统中对报废申请进行相关的信息审核，在ERP资产模块完成资产报废处理。

五、基于ERP的固定资产管理成果

（一）形成全新的固定资产管理模式

ERP系统的建设使得资产管理流程中的各个部门重视固定资产管理，从而实现了项目、物资、财务、设备管理一体化，为实现资产的整体优化打下坚实的基础。

管理人员可以从源头开始监控企业固定资产的投资情况、运行情况和退役情况等，严谨的业务流程管理取代了原来孤立的职能管理，真正实现了从整体角度整合企业资产，提高企业管理能力，最终实现固定资产管理标准化和规范化。

（二）固定资产实物管理和价值管理同步

通过ERP系统的建设，将设备系统和资产系统进行集成，理顺了业务流程，把原来的资产实物管理职责和资产价值管理职责进行整合，各固定资产管理部门使用一套系统，共享信息，减轻了工作量，保证了数据的一致性和准确性。

（三）实现固定资产全生命周期管理

依托ERP系统，整合了固定资产管理各个阶段，真正实现对固定资产总成本的有效控制。利用系统掌握固定资产的使用情况和主要性能，根据系统数据对固定资产使用做出正确的判断，对已经丧失生产能力的固定资产进行报废处置，避免资源浪费，提高固定资产整体使用效能。

（四）提供固定资产信息共享平台

通过ERP系统中内部采购信息的共享，规范物资采购价格，逐步实现同一物资同一价格体系，从而建立规范有序的价格体制，降低项目采购成本，进而降低固定资产成本。统一的资产编码为全公司建立了一个大集中的资产数据库，各单位资产状态实时展示，为实现资产内部调拨奠定基础，有效盘活公司资产。

（五）奠定固定资产精细化管理基础

为提高固定资产精细化管理水平，公司各单位、各部门与ERP实施紧密协作，按固定资产部件细化拆分固定资产卡片，细化拆分后，更加准确地反映资产价值，有助于解决技改、大修后固定资产入账价值难以确认的问题。

六、如何提升ERP系统应用水平

H水电公司作为国家电投集团首批ERP系统试点单位，通过不断优化ERP系统操作、扩展系统功能、开发相关报表等，水电板块ERP系统应用取得了一些成绩，提升了资产管理水平。但要进一步发挥ERP系统的固定资产管理优势，利用ERP系统提高固定资产管理效率，优化资产成本效益，还需从以下三方面不断完善改进，为更好地实现ERP系统的全公司推广提供条件、奠定基础。

1.尽快转变管理理念

企业领导要转变原有的管理理念和管理手段，积极推广全新的管理模式和管理流程，管理人员要尽快适应全新的管理模式，通过对ERP系统的学习，了解管理流程的设定，各管理部门应明确业务流程中涉及的岗位职责，尽快转变传统管理思想。

2.提高前端业务数据录入质量

前端业务部门需加强资产价值管理方面的知识学习并与财务部门紧密配合，做好知識的相互转移，推动固定资产管理端口前移，提高数据质量，建立标准管理。

3.实现资产管理的四码关联

四码关联是指在ERP系统中建立KKS编码（电厂标识系统）、物资编码、设备编码、固定资产编码之间的关联关系，以编码为关键词实现相互穿透查询。四码关联是一项重要的数据基础工作，初期可实现固定资产、设备、物资主数据的逐层穿透查询，未来可基于获取的海量信息资源进行集成性数据挖掘，逐步实现诸如固定资产使用效能分析、设备预知性维修策略评估，以及辅助备品配件安全库存制定等跨模块综合绩效评价功能，对企业前瞻性地组织固定资产管理、设备管理、物资管理具有重大意义。

（作者单位：黄河上游水电开发有限责任公司）endprint