关于提高档案管理有效性的若干问题思考

王晓雁

【摘 要】近年来，随着我国社会经济的不断发展，人们对于档案管理有效性需求也越来越大。鉴于此，论文从多角度出发，对档案管理的重要性进行分析，并针对当前档案管理存在的问题展开研究，进而提出提高档案管理有效性的几点优化策略，以期为促进我国档案管理有效性的发展贡献绵薄之力。

【Abstract】In recent years， with the development of social economy in China， there is a growing demand for the effectiveness of archival management. In view of this， this article from the points of view， analyzes the importance of the archives management， and researches the problems existing in the current archives management， then puts forward the optimization strategy for improving the effectiveness of archives management， hoping to promote the efficiency of China's archives management.

【关键词】档案管理；有效性 ；经济建设

【Keywords】 archives management； effectiveness； economic construction

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）12-0088-02

1 引言

档案管理的有效性，对于社会经济的建设和发展具有重要作用，是社会实践活动的固化信息形式，是推动社会进步的重要文献资料。但当前我国档案管理活动中，普遍存在重视管理档案而忽略利用档案的问题，降低了档案管理的有效性。因此，本文对提高档案管理有效性的研究，无疑对于提高我国档案利用有效性和促进社会经济稳定发展具有重要意义。

2 档案管理的重要性

档案管理即是对档案的信息、实体进行管理并利用的各项管理工作的总称，是统计、鉴定、保管、整理、收集、提供利用的活动，包括了档案提供利用、档案编辑研究、档案统计、档案检索、档案编目、档案保管、档案价值鉴定、档案整理、档案收集等管理内容。档案管理的科学性和规范性是一个单位管理水平和业绩的重要评估指标，是记载了一个单位发展史的资料，也为研究一个单位发展史提供了一手资料。为了做好档案管理的工作，促进我国社会经济的发展，应不断更新管理理念，用于探索和创新管理手段，从而真实、全面地反映社会经济发展的情况和经营成果[1]。

另外，将单位经济的管理与档案管理成果有机融合，能够体现出该单位的资源配置模式，并有利于促进单位制定未来的发展规划和商业版图，具有发展的战略意义，同时对于提高单位经济管理效益具有重要的影响。同时档案管理也是单位经济同步发展的无形资产，在单位的各项工作中积极的发挥出了其应有的作用，促进了党的工作顺利完成。由此可见，建立一套科学的、规范的、适用的档案管理体系，对于促进单位经济的发展具有重要意义，并且对于单位经济信用信息有效性也具有重要作用[2]。

3当前档案管理存在的问题

3.1档案管理模式较为落后

传统的档案管理模式以保存原始信息工作内容，实现档案信息保存为目的。但当今信息技术发展迅速的情况下，档案管理模式已逐渐实现了现代化自动管理，传统的人工档案管理也逐渐向信息化管理模式发展。另外，由于部分个体经营、企业、单位的档案管理设备不齐全，严重影响了档案管理工作的效率和质量。

3.2 档案管理人员专业素质有待提升

档案管理工作具有科学化的特点，要求管理人员需要具备较高的专业素质和能力，并且对档案管理工作进行一个科学的、合理的规划。但在档案管理实际的工作中，由于档案管理人员结构和招聘不均匀、规范，并且管理人员工作职责也并未明确，多数管理人员年龄较高，没有经过系统的培训，对档案的管理要求、重要性、装订、限时归档等业务不是太熟悉，导致出现管理工作的混亂、管理水平不高和管理手段滞后等问题[3]。

3.3 档案管理制度有待完善，档案管理意识不强

虽然多数个体经营、企业、单位都建立了较为完善的档案管理制度，但仍然有部分个体经营、企业和单位并未建立完善的档案管理制度，在档案管理的过程中，出现了放任自流，随意性较强的现象。具体表现如下，首先，档案管理部门收集的材料和文件不齐全，导致保存资料的不完善；其次，经常利用的资料和文件任意放置，管理不严；最后，对于上级下发的资料和文件并未及时整理和存放，造成管理滞后。难以发挥出档案管理应有的作用，降低了档案管理的有效性。另外，由于档案管理工作者并未意识到档案管理的重要性，同时在日常档案管理的工作中，上级领导对档案材料不够重视，档案管理意识不强，对档案工作不闻不问，得过且过。部分人员甚至都不知道档案是什么，未能发挥出档案管理应有的作用，降低了档案管理的有效性[4]。

4 提高档案管理有效性的优化策略

4.1 改变管理模式，采用信息化管理模式

随着信息技术不断发展，档案管理工作也应与现代信息化管理接轨，因此需要不断改变管理模式，采用现代信息化档案管理模式。首先，应建立档案管理数据库，对档案进行动态管理，例如：先人工整理好资料，利用软硬件技术和设备，并结合计算机和扫描仪等设备，将资料记录到档案管理数据库中，实现计算机管理档案。其次，建立网络化的档案管理机制，根据档案管理的区域进行档案管理划分权限，实现网络化管理，严格控制档案信息录入计算机等环节，确保档案信息的完整性、真实性和实效性。最后，建立电子档案管理体系，实现自动化管理[5]。endprint

4.2 提高档案管理人员素质，健全人才培养制度

提高档案管理人员素质，有利于提高档案管理工作的质量，提升档案管理的有效性。首先，应树立现代化的管理理念，例如将管理的人生目标与岗位紧密结合，鼓励员工树立积极向上的人生理想，从提高员工内在意识着手，改变员工的传统工作思想，从而改变员工工作的行为，激发员工工作的主动性和积极性。其次，建立完善的激励体系和绩效考核机制，不断建立和完善公正、公平、公开的企业绩效考核与激励体系，使得制度不断健全和完善，才能有效提高我国档案管理的水平。最后，健全人才培养制度可以从全国各地不断引进先进的管理人才，个体经营、企业、单位应与高校建立人才培养输送计划，并通过培训过程中的考核评估，为员工制定出清晰的晋升道路，从而有效提高员工的心理知识、相关知识、业务知识、工作方法等方面的水平，进而提高我国档案管理的质量。

4.3 健全档案管理制度，增强人员档案管理意识

在《档案法》的基础上，根据自身的实际发展情况，建立符合自身的方案管理制度，使得档案管理的工作满足标准化和规范化的要求，使之有章可循、有法可依，形成完善的檔案管理制度。与此同时，还需要增强人员档案管理意识，个体经营、企业、单位的档案管理人员应深入学习《档案法》，增强管理人员对档案管理工作重要性的认识，充分意识到档案管理工作与自身的经营发展有着密切联系，深刻认识到档案管理能为维护自身合法权益和为经济活动发展提供可靠的依据，从而有效增强档案管理的意识，提高档案管理的有效性[6]。

5 结语

综上所述，本文对档案管理的重要性进行分析，针对当前档案管理存在的问题提出了采用信息化管理模式、提高档案管理人员素质，健全人才培养制度和健全档案管理制度，增强人员档案管理意识等优化策略。研究结果表明，当前档案管理依然存在着档案管理模式较为落后、档案管理人员专业素质有待提升和档案管理制度有待完善，档案管理意识不强等问题。因此，在未来的工作中，还需加强对档案管理有效性的研究，从而增强档案管理的有效性，为提高我国档案管理的质量做出更大的贡献。

【参考文献】

【1】王雪莹.试论新时期人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性[J].西部皮革，2016，12（02）：143.

【2】杨金红，王姣云，徐莎.试析档案管理工作中存在的问题与应对策略[J].中国卫生产业，2017，05（19）：16-17.

【3】薛洪敏.关于加强和完善电算化会计档案管理工作的几点思考[J].才智，2014，11（16）：342.

【4】张晓红.提高档案管理科学化水平的路径探讨[J].办公室业务，2016，10（07）：92.

【5】苏磊.提高档案归类效率方法有效性的研究[J].办公室业务，2013，11（23）：46.

【6】周雪眉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016，10（07）：43-44.endprint