浅谈如何做好实验室档案管理

张玉玉

合肥供水集团水质检测中心，安徽合肥 230000

1 档案管理工作的重要性

1.1 体现整体社会意义，是未来发展的需要

档案在形成初期，是服务于某个单位或者个人的，具有局部价值，满足当前工作的需要。也就是说做好档案管理工作，可以为当下单位的各项经营业务服务，或者为个人提供档案查询和利用服务，具有一定的现实意义。同时，如果从长远的角度来看，在档案形成较长一段时间后，档案管理人员将具有长远价值的档案信息整合起来，成为社会发展的文化财富。能够真实地反映历史面貌，使得国家的历史文化传承下去，具有一定的历史意义。此外，档案管理工作的性质决定了它是一项服务性的工作，所以可以为党和国家各项建设事业，包括企业的经营生产、事业单位的管理、机构的科学研究和宣传教育等服务，从而解决社会经济问题，提高经济效益和社会效益。所以说，档案管理工作能体现整体的社会意义，是为当前工作和未来发展服务的，为我国历史和文化的传承发展做出一定贡献。

1.2 档案管理工作能体现企业的管理水平和工作业绩

档案管理工作是企事业单位管理工作的一部分，实验室档案管理可反映实验室管理水平和检验质量，从而体现企业整体管理水平与工作业绩。如果对档案管理工作不重视，档案就会出现不完整、信息不准确等问题，从而影响企事业单位各项经营生产活动的进行。而对企业各项业务的影响则会阻碍企事业单位在其他方面的管理，从而降低企业整体管理水平。此外，档案作为国家机构、社会组织和个人过去一切活动形式的记录，是对社会实践的一种原始记录，具有原始性、凭证性，是原始的技术凭证和法律证据，也是开展调查研究的重要依旧，所以实验室档案管理是企事业单位管理者建章立制的基础。领导在制定决策时都要以档案内容为重要凭证，这样才能建立和完善工作制度，保证各项业务活动的顺利进行。如果档案文件丢失，一方面会给工作造成困难，另外一方面档案作为一种管理工作便无法充分发挥其管理价值，从而降低工作效率，降低企事业单位的管理水平。

1.3 具有宣传教育和维护合法权益的作用

档案文件作为一种原始性、直观真实性、历史性的文件材料，具有宣传教育的重要价值。比如企事业单位在宣传企业历史文化，在宣传某种思想意识的时候，通过档案文献，以影像、图片或者书面的数据来展示，会给工作人员留下深刻的印象，从而更容易形成某种思想。党和国家或者社会组织在向公众宣传某种价值观念或讲述某件重要历史事件的时候，通过生动的档案材料对人的心灵冲击更大，从而使人感同身受，能更好地发挥宣传教育的作用。

2 新时期档案管理工作面临的主要问题

2.1 基础设施问题

实现档案数字化网络管理的基础是拥有完整的基础设施和计算机硬软件设备，现阶段虽然大多数企事业单位和机构已经开始实行数字化管理档案，但在基础设施建设上还有很大的提升空间。这主要是因为管理人员对于数字化档案管理的认识不足，对网络化管理档案的重视程度不够，所以部分档案管理的计算机软硬件设施还是无法满足现代社会发展的需要。随着档案需求的增大以及档案数量的增多，很显然使用传统的档案管理方法已经不可行，而加强更新计算机软件系统，加强硬件设备建设才是提高档案管理的关键。

2.2 管理人员问题

在信息化发展的背景下，档案管理工作者不仅仅是档案的管理者，更是档案信息内容的收集者、整理归纳者以及信息的分享和传播者。也就是说在新时期档案管理人员的职能范围扩大，从单纯的管理者变成了信息服务者，要为企事业单位所有工作人员或社会公众提供服务。但是一方面由于档案管理人员本身专业能力不足，对信息化档案管理的认识不够，因而无法适应档案管理的发展。管理人员对计算机信息技术的掌握程度低，缺乏档案信息系统的管理方法和经验，所以也会对实现高效的档案管理产生阻碍。另一方面档案管理人员的待遇往往是实验室工作中最低的，工作人员工作积极性和责任心不强，领导对于实验室档案管理人员并不重视，没有意识到档案管理的重要性。所以需适当提高档案管理人员的工资待遇，将档案管理的思想灌输到全体员工中，使每一名员工都能感受到档案管理的意义。

2.3 管理范围和管理制度问题

企事业单位和机构的信息档案内容繁多，包括各种基础性资料、财务资料和管理资料等，这些资料的收集和管理部分单位或机构还没有明确管理范围，哪部分资料应归哪个部门管理，管理人员的具体职责未完全确定。如果管理范围和管理职责不明确，则会出现管理混乱的问题，甚至可能出现档案丢失的情况。此外，实验领导虽关注检验检测工作，但是由于不重视档案管理工作，所以许多实验室还没有建立起完善的档案管理制度，档案人员一般都身兼数职，每一个科室自己管理自己的档案，科室之间缺乏联系，档案管理水平参差不齐。

2.4 信息安全问题

尽管我们国家一直在加强网络信息安全管理，在不断研究和开发防入侵防病毒系统，但对于大部分单位或机构来说，其在进行网络化管理档案时还缺乏有效的信息安全措施。这是因为一方面计算机软件和计算机网络本身就存在不完善和不稳定的情况，另一方面对于黑客的入侵和病毒的入侵防不胜防，一旦攻入到单位的网络系统则会给单位造成巨大的损失，导致档案信息无法被高效利用。

3 对新时期实验室档案管理的基本要求

3.1 依据准则制定档案管理标准操作规范

档案管理的目的是提供档案信息为实验室检验检测服务，根据《检验检测机构资质认定评审准则》的规定，检验检测实验室必须要建立相关文件控制程序，评审客户要求、标书和合同的保持程序，对这些内容进行档案资料管理可解决档案分散零乱的问题。任何单位机构的实验室档案管理工作，为保证工作顺利开展，都必须要先建立操作标准和规范。在制定档案管理操作流程规范时应该参考档案管理方面有关的国家标准和行业标准，然后结合机构实际的工作特点来进行，使得档案管理操作规程符合相应准则。比如，按照准则要求制定实验室资料接收、归档、借阅和归还程序；在人员管理方面制定人员出入档案室程和人员档案管理程序；在仪器设备方面制定相应的归档程序和事故损失修复程序；另外还要制定档案的销毁程序，按照严格要求进行档案销毁。

3.2 对档案管理人员的要求

档案管理人员首先不管是在专业档案管理知识上，还是在业务能力上都要满足机构单位实验室档案管理的要求，在上岗之前要按照程序，遵循准则对其进行系统的培训，在考核通过之后必须是由单位或机构通过书面文件任命才能够正式上岗。对于单位或机构来说，为确保实验室档案管理工作正常进行，试验机构的负责人除了要配备档案管理人员外，还应该特别指定候补档案管理人员，这样可避免由于档案管理工作人员空缺，无法履行职责而影响档案管理工作。

4 加强数字化档案管理的对策

4.1 加强基础设施建设

为了使数字化网络化管理档案更加有效，提高档案的利用率，首要做的是加强基础设施建设，比如重新布置网络和网线，更新档案管理软件系统，引进技术含量较高的计算机硬件设备等。但是在满足当前档案管理发展需求的同时，还要考虑到单位或机构自身的未来发展，所以在进行基础设施建设时还应该确保这些基础设施可以适应单位或机构整体事业发展特点。具体来说，基础设施包括抽样工具、物品制备、数据处理和分析等检验检测设施，所有设备设施的技术指标和功能都要满足要求，对设备仪器进行跟踪检测和维护，保证检验结果的准确性，通过数字监控手段对实验室的环境进行监督和记录。

4.2 提高管理人员服务能力

人员档案管理是实验室检验检测质量的保障之一，实验室关于人员的档案包括各种工作人员如抽样和检测人员、操作设备人员、技术人员等档案内容，对人员的资质、能力、教育培训等进行记录确认。在档案管理人员能力提升上，首先是要改变他们传统的管理理念，使他们充分认识到利用互联网技术进行档案管理的必要性和重要性。其次，丰富管理人员的专业知识，提高他们在档案管理方面的专业能力。

4.3 明确管理范围和具体职责

为了避免档案信息因管理不当而出现丢失、损坏等问题，单位或机构有必要建立一套档案管理制度体系，通过制度来提高实验室工作人员的积极性，约束档案管理人员的行为，提高他们的责任意识，明确自己的工作职责。其次，应对档案内容进行合理的分类归纳，确定每一类型的管理范围，并及时收纳和补充新的档案信息。另外，实验室应建立专门档案管理部门，进行全面质量管理和档案管理的系统化教育培训，一线检验检测科室需要配合档案管理的工作，档案人员不仅要对资料文件进行管理，还要充分了解实验室的工作流程，减少实验室各个科室间的重复性工作。

5 结语

档案管理工作不管是对企事业单位或机构各项业务工作的展开，还是对经营决策的制定，对于个人、国家和集体权益的维护，对于整个社会经济的发展都具有重要的作用。在新时期，要做好档案管理工作，则需要加强管理制度方面的建设、加强信息化管理并做好信息安全维护工作，科学规范的档案管理体现的是一个单位或机构的管理水平，也能实现档案的最大价值和档案管理人员的自身价值。

[1] 范立荣.档案管理基础[M].北京：中国人民大学出版社，2013.