企业文书档案的收集整理工作要点分析

陈玉飞

摘 要：文书档案是企业人事、运营等一系列活动的产物，对企业的实际工作有一定影响，也关乎企业的未来发展。基于此，笔者以当前企业文书档案收集整理工作的不足作为切入点，简述收集整理意识、方式方面的问题，再以此为基础，重点论述相关工作的要点和具体措施，并给出各要点和措施的具体内容，以期明晰实际问题、完善理论内容，为后续工作提供参考。

关键词：文书档案；收集整理意识；工作流程；企业

一、前言

当前信息时代下，各类数据信息被认为是推动企业发展的核心力量之一，这要求企业重视信息收集和分析工作，内部文书档案的收集管理也应在现有基础上引起更高程度的重视。总体来看，由于我国引入市场经济体制的时间尚短，各地企业的竞争意识略有不足，因此文书档案相关工作没有得到足够关注，管理手段、框架的问题则进一步恶化了实际情况，分析目前相关工作的不足、要点、措施有一定的实际意义。

二、当前企业文书档案收集整理工作的不足

（一）对文书档案进行收集整理的意识不足

自20世纪中后期以来，我国各地经济发展速度明显加快，企业数目持续增加，尤其是中小企业，这些企业提升了地区经济、整体经济的活力，但在管理方式方面存在一些不足。就文书档案收集整理而言，相当一部分中小企业对该工作不够重视，没有对文书档案的价值形成清醒的认识。针对河北地区的调查表明，超过54.7%的小企业没有完备的文书档案管理系统、超过22.3%的中型企业没有进行专门的文书档案管理，这对于中小企业的发展存在不利影响。

（二）对文书档案进行收集整理的方式不当

文书档案的收集整理，并不是文件的简单累积，应在科学的方式方法下具体进行，目前来看，相当一部分企业并未对文书档案进行科学管理，使实际工作流于形式，难以发挥作用。在此次调查中，调查人员发现约有41.1%的中小企业进行文书档案收集整理时不重视分类保存，导致调用、查看困难；有19.8%的中小企业存在文书档案破损、丢失问题，使实际工作的效果大打折扣。

（三）文书档案收集整理缺乏标准化框架

标准化框架对于实际工作有明显的指导价值，就文书档案收集整理工作而言，由于各类文书档案数目大、类别多，并且是持续产生的，不可能通过一次工作一劳永逸的解决，应以标准框架确定收集方式、整理方法、归类标准等，在实际工作中，有超过25.9%的企业文书档案管理缺乏标准框架，各类文件的处置带有明显的随意性，导致丢失、破损等问题。

三、企业文书档案收集整理工作的要点

（一）文书档案收集整理的完整度

文书档案往往涉及企业多项工作，包括人事工作、经营工作、生产工作、销售工作等，这意味着其类别多样、数目也可能较多，因此在进行收集整理时，为确保其能充分发挥价值、保证信息全面性，应注意文件收集整理的完整度。如某企业进行销售相关文件的收集，时间跨度应涵盖至少5年，各部门、门店、分公司的销售状况也应得到充分考虑，脱销、业务中断、固定客户等影响销售水平的情况也应加以注意，确保文书档案收集整理的完整度，使其发挥更大作用。

（二）文书档案收集整理的规范性

规范性的工作有利于提升效率，也便于进行追责、工作交接、管理。就文书档案收集整理而言，作为信息资源，文书档案的产生往往带有明显的规律性，如大部分企业会在每个月、每个季度进行一次总结，带有较高价值的文书档案也会在这一时间节点上形成。企业可以作出规定，要求每个月月底生成一次月度报告，涵盖本月的销售、人事、业务拓展等内容，并细化各个条目，要求给出对应内容，使整体工作规范化，能持续有效的进行。

（三）文书档案的分类与保存

对文书档案进行分类非常重要，可以使文件的查看、调取、管理更加有序，如人事档案和仓储档案，如果随意堆放，在查看时必然存在困扰，分类存储则能保证调取的方便性。文书档案的保存则直接体现了管理水平，应确保各类文件完整无缺，为后续工作提供支持。如纸质文件的保存要避免高湿度环境，还应注意虫、鼠破坏等。

四、完善企业文书档案收集整理工作的措施

（一）落实具体工作

为求改变企业不重视文书档案收集整理工作的情况，要求要扭转意识，而扭转意识的主要措施之一是将工作责任具体落实，实现“专事专管”，这一举措既有利于提升工作成效，也有利于進行问题追责。具体而言，企业应选择具有文件管理经验或者文件管理相关专业的人员负责该项工作，并在具体工作开展前明确人员的权力和责任，确保档案管理与文书处理的水平，人事部门和管理部门则应抽调人员负责文书档案收集整理工作，在负责人的领导下成立办公室，建立层次化的工作体系，按规章制度进行归档整理，并将实际工作与考评体系挂钩，进一步强化人员对工作的清醒认识。

以层次化的体系为例，层次化体系是指在总负责人的领导下，设置若干执行人员，每位执行人员负责一个固定部门的文书档案收集管理，只对分内工作负责。如某大企业共有15个部门，各部门在实际工作中会产生大量的信息、档案、文书，不可能依靠一名工作人员实现所有文书档案的收集整理工作，在层次化的体系下，共由18名人员具体负责，其中15名人员负责各个部门的文书档案收集整理，另有总负责人一名、负责人助理两名，以两级层次构建工作体系。工作与考评体系挂钩，主要目的是确保人员对工作的足够重视，如对人员收集、整理的文件质量进行审核，出现问题则给予一定处罚，类别清晰、工作质量较好的人员则给予薪资奖励，以此鼓励人员不断完善文书档案收集整理工作。

（二）给定规范化的工作流程

文书档案收集整理工作应在现有基础上进一步规范化，从而确保工作质量和成效，也便于进行管理。具体而言，要求企业结合自身状况，分析文书档案的产生渠道，并针对各个渠道分别建立文书档案收集流程、管理办法，明确细则，同时选取行政部门的负责人对文书档案收集整理工作进行监督，督促工作人员的实际工作发现并指正错误。endprint

以某制造业企业为例，该企业的文书档案来源包括人事部门、原料部门、销售部门、仓储部门、外联部门以及行政部门等，各个部门产生文书档案的方式存在差异，档案类型也不尽相同，如人事部门的文书档案主要为人事档案、薪酬表、考勤表等，收集、管理方面要求在各类文件生成后一个工作日内完成分类，并以每个月为间隔，进行同类档案的集中保存，将不同类别文件分别进行存储，避免保存的混乱。在完成每个月收集整理后，执行人员要将成果上报给负责人进行汇总。在监督方面，为保证实际工作以及考评制度的有效性，应建立独立的监督体系，该体系单独向管理部门负责，监督分为两个层次，第一层为负责人层次，第二层为执行层次。负责人层次可以安排1～2位行政人员，以每个月或者每周为间隔，对文书档案的收集整理情况进行审查，了解工作的进度以及不足，并生成报告，作为对负责人进行考评的基础。执行层次可以安排2～4位行政人员，以每个月或者每周为间隔，对文书档案的收集整理情况进行审查，了解工作的进度以及不足，并生成报告，作为对执行人员进行考评的基础。规范化的工作流程有利于完善企业文书档案的收集整理工作，实现管理效率的提升。

（三）优化分类与保存工作

分类工作与保存工作的优化，是保证企业文书档案收集整理工作成效的核心措施之一，尤其是在文件的使用过程中，有利于高效查看、调用、分析。具体而言，分类工作应以年份为基准进行总体区分，再以季度、部门为标准进行细化分类。

在保存方面，要求对不同类别文件分别进行存储，并采用电子信息和纸质文件双向存储方式保证文件的安全性。在分类方面，以某装修公司为例，该公司的文书档案主要包括客户方面、材料方面、业务方面等，在分类时，以每个年度为基础，每个月进行一次总体收集，收集完成后，再以各个部门为划分标准，分别进行存储，重点客户、优秀业务员相关文件需分别建库，将相关文书档案独立进行二次存储，以便于查看和分析。保存时，先建立纸质档案库，在对纸质档案进行分类的同时生成信息资料，存储分类与纸质档案分类模式相同，要求一名人员进行信息输入，一名人员进行核对，避免出现信息遗漏和错误，优化分类与保存工作可以提升企业文书档案收集整理的成效。

五、结语

通过分析企业文书档案的收集整理工作要点，了解相關基本内容。企业文书档案的收集整理工作对企业运营有一定的影响，应加以重视。目前来看，相关工作存在意识不足、方式不当等问题，该工作的要点是确保文书档案收集整理的完整度、规范性，并注意分类和保存，在此要求下，要做到落实具体工作、给定规范化的工作流程、优化分类与保存，深入了解上述内容，有助于提升企业文书档案的收集整理工作水平。

参考文献：

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