论现代秘书的时间管理

李中华

摘要：时间管理对秘书而言具有特别重要的意义。时间管理的质量直接影响秘书工作效率的高低。因此，秘书必须努力掌握时间管理的艺术，切实提高工作效率和工作质量。秘书时间管理中通常存在着目标不明确、计划性不强、任务延期等问题，因此秘书要做好自身的时间管理，掌握有效的时间管理方法。

关键词：秘书工作；时间管理；原则；问题；解决方法

一、引言

时间，自古以来便是人们热衷于思考和探讨的一个问题。在我国古代就有“时者，金也”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”这样的名言佳句，很多哲人也不断提醒人们重视时间的价值，而时间的价值也折射出了时间管理的意义所在。秘书工作在各级党政机关领导体系和企事业单位中占有十分重要的地位，秘书工作又是一项综合性的工作，文件拟写、文书处理、调查研究、来信来访、会议组织、领导日程安排、档案管理、机要保密等等各类事务参杂其中，時间管理对他们而言显得尤为重要。这就要求秘书工作人员必须具备科学的时间管理能力，学习科学的时间管理方法。

“时间管理”是指对时间进行科学合理的计划和控制，以切实提高有限时间内的工作效率和工作质量。“时间管理”并不仅仅指要在最短的时间里，完成更多的认为，而且要分清事情的轻重缓急，有条理、有系统地工作，避免“本末倒置”。秘书工作事务繁杂，有些人能应对自如，而有的人却是疲于应付，不得要领。许多秘书成天忙忙碌碌，搞接待、写材料、组织会议、发工资、洽谈业务，若没有对时间做出科学的管理就会在工作中理不清头绪，分不清轻重缓急，不是顾此失彼，就是丢三落四、手忙脚乱，工作效率低下。“时间管理”将指引我们在繁琐的工作事务中，找到提高效率的切入点。

二、秘书应该帮助领导进行时间管理

作为领导者的参谋和助手的秘书，对时间的管理有两方面的含义：一是自我时间的管理；二是对领导者时间的管理。这里主要是谈秘书对领导者时间的管理和安排。

时间哲学观念影响，忽视时间价值的观念。具有这种观念的人，凡是没有惯例的就采取搁置、拖延的办法，不懂得时间就是财富，不把时间当作可以利用的资源，采取缓慢式的态度。而现代时间观念，必须是与时俱进，争分夺秒。在现代快节奏中，处处是战场。每一件工作，谁能抢先一分钟，谁就能取得主动权。二是客观原因。如组织原因、上级领导原因、环境原因等。组织原因包括：组织机构不健全，分工不明确，上下沟通不灵敏，内外信息传递不准确，以致造成工作拖拉、互相扯皮，工作无规划、无计划、无预见、缺乏制度、责任不清等等。领导原因包括：上级领导者时间意识不强，任意侵占下属的时间，造成会议多、报表多、指令多，要求千篇一律，讲排场、做虚功、图形式、做表面文章等等。环境因素包括：没有集中一段时间干一两件重要的事情，突发性、冲击性的事情太多，以致件件事受阻，终于一事无成。三是秘书部门自身原因。秘书部门不是主动地对领导进行时间安排，而是等待领导人下命令、作指示，致使领导人将大量的时间消耗在“消防队式的救火之中”。

秘书对领导人时间的科学管理不仅关系到领导者的工作时效，同时也直接影响到整个机关、单位人员的时间和效率。时间管理，是秘书的重要职责，也是改变领导者时间管理落后现状的迫切任务。

三、秘书时间管理的原则

秘书如何进行时间管理，科学地安排领导人的时间，没有也不可能有一个固定的模式，更没有什么金科玉律。但是，时间管理作为一门学问，也有其自身的一些规律，也即有一些基本原则。秘书遵循这些基本原则对管理时间有着普遍的指导意义。

（一）减少不必要的时间浪费

首先，要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“五分钟思考法”：最初一分钟——决定目标及课题，次两分钟——思考的扩张及探求，最后两分钟——应整理思绪，定出结论。如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。另外，秘书还应消除工作中浪费时间的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。

（二）掌握时间的有序性

所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理，不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去，要着重于机会而非着重于困难，要选择认定的方向而不轻易地受环境影响，要以创造性为先，而不仅仅追求稳当和易办。

（三）注意事情的轻重缓急

秘书在拟定时间计划表的时候，必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住关键性的工作，同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”，用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。

四、秘书时间管理中存在的问题

（一）工作目标不明确，缺少计划性

如果不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理时间是十分困难的。除了一些日常工作，秘书还有很多临时性的事务要处理，如果没有明确的工作目标，就好比无头苍蝇，整天忙得团团转，还不知道自己在干些什么，到头来一些重要的工作或是应该在某个时段完成的工作没有完成，影响了下一步工作的开展。

有些秘书的工作计划性不强，或者说没有计划，整天忙于应付，工作起来手忙脚乱，经常被日常工作搞得晕头转向，工作效率大打折扣，自己觉得很忙很累，其实不然。

（二）工作任务的延期

现代社会是一个高速发展的社会，办公室秘书工作不再是以前人们说的那样：一杯茶，一张报纸打发时间，而应该高速有效地运转，注重效能。由于秘书工作任务繁重，有些秘书做事总是拖拖拉拉，把应该马上做的事情一贯地往后拖，而每天又会有新的工作任务，新旧任务交织在一起，就可能导致工作杂乱无章，丢三落四。

（三）不会拒绝别人的请求

在工作中，经常会遇到这种情况，这个部门的领导要求你做这事，那个领导要你做那事。作为公司新人，不好拒绝他们的请求，只有全部揽下来。有时，甚至连自己的本职工作都没有做好。所以在工作中应学会适当的进行筛选，做到高质量高效率。

五、秘书时间管理的方法

秘书要明确工作职责和工作目标，要区分工作任务的轻重缓急，将工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类，以便于安排各项工作的优先顺序，要将工作内容交错安排，高效地利用时间，切实提高工作效率，秘书应尽量坚持回顾总结，认真分析自己利用时间的有效程度，哪些工作时间安排太过紧张，哪些工作浪费了时间，在经验的总结中不断调整与改进。

秘书还应该提高说话效率，言简意赅的表达自己，避免任何场合的罗嗦、离题和无休止的争执。在下班前10分钟，整理好自己的办公桌，每天只要用下班前时间进行简单整理，往往能取得事半功倍的效果。秘书要为处理突发事务预留时间，因为这工作中会出现意外的不确定性事件。秘书要确保工作的松弛有序。“时间管理”并不意味着所有的时间都安排得满满的，辛苦工作与享受生活并不对立。

时间管理是一项要求高的工作，而要做好时间管理工作，更是秘书工作的重中之重。因此秘书在工作过程中，一定要灵活掌握时间管理的艺术，这样才能在工作取得事半功倍的效果。

（作者单位：河南工程学院人文社会科学学院， 河南 郑州 450007）endprint