数字化背景下高校声像档案管理存在的问题及对策

周 丹

（湖南工学院，湖南 衡阳 421001）

高校声像档案能直观、形象地再现高校教学、科研、学生管理、学校发展等各个方面的工作，记载着高校发展的历史，是学校重要的档案资源和宝贵财富。随着数字技术的发展，声像档案数量和种类在不断增加，但也存在着一些问题，直接影响了高校档案工作的管理质量和发展态势，全面规范声像档案管理意义重大、刻不容缓。

1 数字化背景下声像档案存在的问题

1.1 声像档案长久保存难

众所周知，纸质档案的保存时间短，数字化档案是用数字化技术进行保存，虽然比纸质档案的保存时间长得多，但由于诸多因素的影响，还是存在不能永久保存的问题。一方面，一般的硬盘存储的数据在不动用数据的情况下，可以保留三四十年。但是高校声像档案需要经常读取，由于硬盘的损耗等物理因素，硬盘的存储期限会大大减少。另一方面，在人员工作交接的时候，由于一些人为的因素，也会存在档案资料丢失的可能。

1.2 声像档案专业化管理难

目前，很多高校档案专业人员稀缺，从事档案工作的人员老龄化日益严重，很少有年轻的专业人员来从事档案工作。在数字化档案处理中，对专业化要求非常高，如对数据的录入、数据的处理、数据的保存等，需要专业知识的专业人员进行处理，并且还要求专业人员有足够的耐心，做事要细心、谨慎。许多现任档案人员不懂信息技术，没有接受过专业培训，导致档案数据录入、处理及保存存在这样或那样的问题，档案资料的存档形同虚设。

1.3 声像档案充分利用难

高校数字化声像档案建设程序复杂、工作繁琐，并且还需要耗费较大的人、财、物等资源，但是大部分高校档案利用都比较少，有人甚至不知道有数字化档案存在，到用的时候还会去以前的档案室找纸质档案。加之很多高校领导不重视，老师不精通业务，也导致数字化档案的利用率一直偏低。很多高校教师和学生在查阅声像档案时，嫌麻烦，又不愿意用网络查找，加之每次查找都需要有专业的人帮助，导致很可能难以找到自己所需要的声像档案资料。

1.4 声像档案制度保障难

在一些高校，由于思想认识不到位，没有充分认识到声像档案管理工作的重要性，导致高校在实际工作中对声像档案的管理存在一些漏洞。一是声像档案管理制度不健全。许多高校没有制定关于声像档案管理的规范性文件制度，没有实行统一规范管理，声像档案分散在学校各个二级学院（系、部、处、中心），而这些部门单位的档案管理人员对档案工作的认识模糊、收集管理意识谈薄，有的同志和部门单位甚至认为声像档案属于个人作品，不应整理归入学校档案，导致很多声像档案没有及时归档管理，散存于学校相关业务部门单位和个别老师学生手上，使这部分声像档案一直处于分散、凌乱的“无家可归”状态，甚至可能损坏、丢失。二是有的高校虽然建立了相关管理制度，但由于制度执行不严，甚至根本没有执行，导致声像档案的管理极不规范，随意性很大，声像档案管理事故时有发生。

2 数字化背景下高校声像档案管理的对策

2.1 在硬件上注重提标升级，力求档案保存的永久性

目前数字档案记录载体有磁性、光学性、磁光性等几种类型。一般而言，我们不会使用软磁盘来作为数据的载体，而是选择光盘或者磁带。我们对于永久性这个问题，可以对数据进行分类，把那些特别重要的数据分为一类，将他们放在较好的载体中。另一方面，由于对存储环境的要求比较高，数字化档案的存储空间要防尘、防磁、避高温、避潮湿。还有就是要有专业人员定期进行检测数据的情况，能及时发现数据的变化，看是否存在损坏、丢失的现象。一旦发现损坏丢失，应立即采取专业措施，进行防范或者补救。比如，数据重新录入，改变数据的载体，改变载体的环境等等。此外，数字化声像档案管理还需要利用云存储功能，将所有的档案资料上传到云数据库中，利用网络就能够实现数据的上传和下载，实现档案保存的长久性。

2.2 在队伍上注重选优配强，力求专业人才干专业工作

高校档案管理工作是一项专业性很强的工作。提高档案管理人员专业素质，选优配强高校档案专业人才队伍，是做好数字化背景下高校声像档案管理的关键所在。在人员配备上，要尽量选用档案理论知识扎实、能精通计算机使用、年龄在30岁左右、做工作细致有耐心的人。在逐步增加档案专业人员队伍的基础上，高校还要着力解决档案管理队伍稳定性差的问题，除了要改善档案人员工作条件和福利待遇外，还要多方面关注关心他们的成长，比如，要定期不定期开展业务教育培训，不断拓宽渠道，打通档案管理人员的职称晋升通道和政治上升空间等等。

2.3 在技术上注重数字化管理，力求档案得到充分运用

首先，要对档案进行数字化采集。对于声像档案中的照片、图表、影像视频资料，可以利用扫描仪、计算机硬件设施，将照片图表等资料全部输入到专用电脑中，并对所有的资料进行编码、保存。同时，对于数码胶片类型的声像档案，可以利用转换设备，装换为数字格式，存于专用电脑，实现数字化采集。其次，要建立档案数据库。建立数据库，是为了检索、使用的方便快捷，为了更好地对声像档案进行分类管理。各高校可以根据实际情况，对数据库进行分类，如教学数据库、科研数据库、教师学生个人信息数据库、学校重大活动数据库等。最后，要对档案数据库进行编目。编目工作是声像档案管理工作的重点难点，只有管理人员有效做好著录编目工作，利用者才能方便快速检索到所需的资料，真正实现数字化管理的意义与价值。比如，我们要建立学生档案，就可以通过学生的年级、学生所在学院、学生的学号等方面来进行分类编目。

2.4 在制度上注重常态长效，力求档案管理规范科学

高校档案部门应建立健全声像档案管理制度，其中，重要的制度要以学校名义下发，确保制度的权威性，使声像档案的收集、整理、保管及开发利用等工作规范、有序开展。一方面，要健全声像档案管理制度，包括收集归档制度、整理保管制度、开发利用制度。要在现代数字技术条件下，对声像档案的即时归档、整理保管和开发利用等工作进行细化、提出明确要求，确保声像档案信息来源真实有效，对涉密资料要严格按照有关保密工作的法律法规进行，确保涉密档案资料安全。另一方面，要建立声像档案管理工作检查考核制度，把该项工作纳入各业务部门单位的管理绩效考核内容，可根据各部门档案工作任务轻重等实际情况，适当增加或减少分值，确保考核权重科学，督促学校其他业务部门单位重视该项工作，有效发挥考核“指挥棒”的作用。同时，学校档案管理部门每年要对学校声像档案资料的收集、整理、归档等工作开展情况进行检查，发现问题，要督查有关部门单位进行整改，确保声像档案管理制度落实落地。