高校推行网上预约报账的效率优化与管理创新

牛东武

【摘 要】随着国家对科研、教育的大力投入，高校各类教育、科研经费项目出现陡增的现象，财务资金核算业务量剧烈增加，“报账周期长、报账困难大、报账政策变”等问题日益突出。为根本解决效率难题，高校相继推行了网上预约自助报账系统，甚至利用人工智能协助财务管理网络系统，优化高校报账解决方案，借此提高工作效率、优化高校财务报账体验过程、提高报账效率。本文从高校推行和实践网上自助报账衍生的各类问题及解决方案等方面进行了详细阐述和分析，并提出优化建议和管理效率方面的创新。

【关键词】高校；网上预约报账；效率；管理创新

中图分类号： G647.5 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）30-0269-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.30.119

Efficiency Optimization and Management Innovation of Online Booking and Reimbursement in Colleges and Universities

NIU Dong-wu

（Department of Finance， Nanjing University of Aeronautics and Astronautics， Nanjing Jiangsu 210016， China）

【Abstract】With the vigorous investment of the state in scientific research and education， various kinds of educational and scientific research funds in Colleges and universities have increased sharply， and the business volume of financial fund accounting has increased dramatically. To fundamentally solve the efficiency problem， colleges and universities have implemented online booking self-service accounting system， and even use artificial intelligence to assist the financial management network system， optimize the solution of College accounting， so as to improve work efficiency， optimize the process of financial reporting experience， improve the efficiency of accounting. This paper elaborates and analyzes various problems and solutions derived from the implementation and practice of online self-service accounting in Colleges and universities， and puts forward suggestions for optimization and management efficiency innovation.

【Key words】Efficiency management innovation of online booking reimbursement in Colleges and Universities

隨着国家深化教育综合改革的不断深入，国家努力确保教育经费占GDP4%目标持续稳定的发展，高校规模化发展和多校区协同管理运行，高校教学经费、科研经费等资金来源渠道的多元化，高校经费资金数目的不断增多，报账困难的现象日益严重，迫切需要探索一种方便高效的财务服务模式，来应对新的挑战，适应学校内涵式发展、可持续发展的需要，实现管理效益和经济效益双赢的目标。伴随信息化进程的不断推进，网络智能化时代的来临，高校网络信息化平台的建设加快进行，高校财务也随着时代的要求不断完善和发展财务信息化平台，以求改善各方的协作关系，提高工作效率和管理能力。

1 高校财务网上预约自助报账系统现状分析

财务资金每年核算量以亿元为单位的增加，使得高校财务部门报账业务量剧增，在高校财务人员短时间难以扩容扩编的情况下，“报账周期冗长、报账任务繁重、报账政策多变”问题日益突出，报账人员和财务人员的工作矛盾日益突出和尖锐。一方面是工作量与人员编制的矛盾，出现因财务事项激增，财务工作对象的多元化，新业务的不断增加，财务人员配备不充足，导致财务工作者的工作压力随之增大，甚至不堪重负，造成专业人员流失；而另一方面，业务处理与服务体验的矛盾，报账师生需花费大量的时间和精力去处理报账事务，各个部门主管领导对于频繁琐碎的审批签字也很反感，因报销问题引起的矛盾日益尖锐。

2 总结高校推行网上预约自助报账的衍生的主要问题

网上自助报账这种新颖的模式对提升高校财务报账工作效率无疑起到了相当重要的作用，但是在实际的操作过程中也会存在一定的问题。

第一，部分报账业务退返率较高，影响师生服务体验。因部分业务审核时间长，报销难度大，如出国业务报销，涉及的管理部门与经费较多，往往出现很多问题不能一次性解决，报销师生多次来回无法一次性处理完毕，久而久之产生抵触情绪，这必然降低网上预约报账的便利性，影响了用户体验。

第二，报账人与财务工作者沟通不顺畅、不及时，影响工作效率。在很难进行面对面沟通的情况下，只能通过电话短信联络，时间上很难及时反馈，准确性也无法完全保证。加之审核人员多、电话分机多，经常出现几天甚至几周后才反馈回财务部门，这些都造成报账效率的低下。

第三，报账人员因为自己要提前核算原始票据，占用大量时间来粘贴原始票据，对此多有意见。但同时又因为种种原因粘贴情况不符规定，反而增加了财务人员的工作量，也造成了报销师生与财务工作人员的矛盾。

第四，网上自助报账业务量剧增，加之校园网网络设施等关联问题，容易出现集中访问而导致系统瘫痪无法使用得问题。客观上也因为财务系统管理员人员少、任务重，不能及时解决系统出现的新情况、新问题，并及时反馈。

第五，部分老师不适应网上操作，又不放心授权给其它老师或研究生，更依赖传统报账方式，易产生抵触心理，影响网报系统的全面推广。

第六，网上预约报账退单后，在票据、回执的传递过程中容易发生遗失风险。

3 剖析高校财务网上预约报账问题产生的原因

尽管各个高校财务部门想尽种种办法，但因每天财务部门所能处理的总体业务量有限，只能在排队时间和人数总量上稍微有所限制。财务预约报销“排队时间长、手续繁琐、下班时仍有师生不愿离去”导致报账人员办理报销业务时和财务人员的矛盾冲突频发，探究其根本原因：

一是部分报账人员不熟悉财务报销业务处理流程，容易出现业务分类错误；报销总量庞大，报账排队的等待时间过长，甚至部分报账人员在在经历各部门签批手续后，仍无法在财务部门完成报账，因此，问题和意见集中在财务部门爆发。

二是高校财务制度在执行过程中，会不断产生各种新的执行政策和要求，且许多财务事项均需相关部门协同进行签批。

三是财务工作量剧增与高校财务人员紧缺的矛盾。高校财务人员，尤其报账大厅的财务审核人员，均是长时间在高负荷、高强度、限时间紧张地处理财务业务，工作量大，工作要求高，承受的心里压力也很大，往往无法时时刻刻对所承接的审核业务进行仔细、审慎、专业的判断，容易出现疲劳和差错状况，导致业务处理失察、业务反反复复的情况。长此以往不但严重影响高校财务工作人员的工作热情及工作效率，财务风险也随之加大、财务工作的管理效率极大的削减。

4 高校财务网上预约报账的优化和完善思路

第一，增加报账单据的全程追踪系统，使传递过程清晰透明易于查找。报账人可以随时查看单据的现时状态，及时反馈無需电话咨询也不需要到财务柜台来，同时也避免了单据遗失的风险。

第二，继续加大宣传网上预约报账知识，使预约报销的流程趋向完善。不仅方便广大教职工，而且能够大大减轻财务人员的重复性工作量。具体方式有：一、报账大厅里循环播放具体的网上自助报账操作流程和财务报销制度与政策。二、联合部处、学院开展科研经费管理政策、使用原则、注意事项等。三、多校区定期开展报账系统知识培训，讲解政策的变化和新的财务规定。

第三、着力降低“单据退返率”，减少反复处理相同的业务。可采取如下措施：（1）加强初审要求，精益求精，逐一反馈问题，减少后续接连退单；（2）将特别注意事项已模块化的形式，逐条嵌入系统，（3）总结梳理不同财务报销业务发生退单的原因，预先防止多发问题。（4）利用微信公众平台、短信平台、校园网络平台等网络手段，推送和发布相关报销执行文件和对于的财务项目，供师生查阅。

第四，构建财务服务新体系——财务联络员（财务助理）服务新模式。以财务部门为核心，建立各学院各部处的财务联系人制度，定期组织培训一般的财务业务知识，便于迅速推广和执业。

第五，根据预约报账大厅情况灵活设置预约时间、预约额度。根据自身报销业务的数量和难易程度提前预约，避免报销师生过于集中在某一时间段。预约功能应凸显精细化，报销师生可直接预约到具体的时间段、报销数量、报销业务难易程度，以及剩余的报销名额。

5 结语

财务制度的刚性化要求和滞后性现实与多元化财务主体之间的利益需求之间的矛盾不断加剧，对财务管理的"不满意"情绪直接影响到了高校对国家财务制度的执行。财务网上预约自助报账系统，是高校财务信息化的必然道路，不仅能节约报账时间，提高报账效率，更能提升财务部门整体的服务水平，缓解财务部门人员编制的压力，解决了“财务管理难”、“财务政策执行难”和“经费使用难”等问题。但与此同时，新的问题也日益凸显，需要高校财务工作者在具体的实际应用中不断摸索、优化和完善财务网上预约自助报账系统，唯有这样，才能为高校内涵式、可持续发展提供高效、便捷的财务管理服务。

【参考文献】

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