企业部门沟通机制如何有效发挥作用

王秀英

摘要：对当代社会而言，人们在自己的日常生活中必须要掌握沟通的相关技巧，一个人的交际能力已经成为当代人才评价的一项重要标准。从企业的角度来说，各个部门之间需要建立起长期和积极的沟通，这已经逐步演变为企业追求与强化的一项文化理念。本文通过对企業部门沟通的作用介绍，表明了部门之间进行有效沟通的意义，然后分析现今部门之间沟通不足的主要原因，并且根据各种沟通中存在的问题提出进行有效沟通的相关建议，并以此希望能够对企业各部门之间的有效沟通发挥出一定的积极作用。

关键词：企业管理；有效沟通；内部协作；潜在客户

一、沟通在管理中的作用

对于企业来说实现良好的协调组织的主要因素为信息的及时交换，各个部门相互之间的沟通交流能够促进企业的发展与创新能力的增强，并且通过有效的沟通能够促进企业的工作质量的提高。随着企业规模的逐渐扩大，在其内部需要建立的不同功能的部门数量越多，由此部门相互间的有效沟通也就变得越来越重要。

对于企业自身来说，在企业的创建和发展过程中，团队的之间的相互协作与配合一直都是至关重要的，所以对于一个较为优秀的企业来说，有效的部门沟通必定是及其完善的；对于企业的外部因素来说，有效的沟通可以实现不同企业相互之间的交流协作，达到互相学习与互相补充的作用，因此工作人员需要具备一定的谈判以及沟通协作的相关技巧。

想要实现顺利有效的沟通，首先需要对交流的对象有一定的了解，在掌握了对象的一些基本特点之后，根据不同的对象来进行针对性的沟通交流从而实现自己希望达到的目的。这样方式相对而言比较复杂，需要专业的技术人员通过实践来对其进行长时间的实践与积累，并且不断的进行创新，这样才能够达到顺利进行有效沟通的目的，并且这对于企业的长期稳定运行具有较为重要的作用。

对于现在的企业来说，其客户可以被划分为内部与外部客户两个主要的类别，内部客户是指那些为企业的发展服务的众多员工或者那些和企业建立了合作关系的其他企业或者事业机构，而外部顾客这主要代表那些购买企业相关产品的一般客户，企业希望能够满足自己客户的要求，就需要同时尽可能的实现内部以及外部客户的期望，并且这两个部门具有相互促进的关系。只有充分达到了客户满意的要求，这样才能够更好地完成产品的生产以及创新能力的提高，这样企业才可以不断的提高自身经真理，从这个角度来说，进行有效的部门问的沟通协作，掌握不同部门和外部客户的需求，对于企业的发展具有重要的意义。

健全有效的沟通方式，能够实现部门问信息的高效传递，所以，企业需要建立起更加完善的内部与外部的相关客户的沟通渠道，对于不同客户提出的各种问题必须进行重视并且进行及时的解决，这样才能够保持沟通的持续通畅。对于企业自身来说，进行有效的沟通使其快速以及健康发展的催化剂，能够及时解决企业内部与外部出现的矛盾，这样才能够促使企业团结成为一个整体，充分的利用好有效沟通的重要职能，才能够为企业带来更多的实际利润。

二、部门沟通与协作中存在的问题

1.沟通途径不足

企业各个部门之间进行沟通交流的方式不足。得到的信息往往不够全面，这样很可能会造成当企业出现某一问题时，不同部门之间分别对用人、工作量以及不同职责的多次讨论，但是其进行讨论的结果却无法及时进行交流，这样就会造成成本的浪费。从现在的情况进行分析，虽然进行有效沟通的方法与过去相比增加了很多，但是其整体沟通方式仍然不足，需要继续进行研究和增加。

2.暴露问题的力度不够

在企业各部门进行沟通时，往往需要解决多种不同的重要问题。但是许多部门的工作人员却不希望讨论的气氛过于尴尬，因此会故意隐瞒许多已经面临的问题。但是对于企业的发展而言，各种暴露的问题，尤其是其中的一些难以察觉到的问题往往是解决重要问题的突破点。

3.部门的基本职责不够明确

各部门的基本职责需要进一步明确。比如销售部门、财务部门、信息部门等在企业中责任较重的部门，对于数据的记录方式是不是科学，能不能对解决问题起到实际的帮助作用，进行的信息公开是不是能够帮助企业更好的发展。从部门之间进行信息与数据交换的角度来说，其中采用的方式需要进一步研究和探讨。没有科学依据或者对于企业未来的发展起不到任何帮助的信息统计基本上是无效的，在进行沟通的过程中进行这些信息的传递甚至会导致企业走入误区。

4.部分管理制度需进一步完善

企业各部门的岗位分工、内部的管理制度等各项规定还不够明确。虽然从整体来看企业的管理系统较为完善，或者说对于企业目前的发展规模而言这种管理方式仍然能够发挥一定的功能，但是如果企业如果希望能够发展壮大，那么就需要对这些管理制度进行改善，进行不断的优化调整。

5.部门之间信息传递脱节

目前采用的部门沟通方式只能够进行较短时间内信息传递与协调。这种沟通方式能够实现的主要是对当前矛盾的解决，但是却无法从根本上解决问题，这样可能会造成问题的隐藏，在未来逐渐酝酿成更加严重的矛盾，所以采用这种沟通方式完成协调的目的，具有很强的局限性。

6.其它原因

除了上面所提到的集中原因以外，造成企业部门之间沟通不畅的原因还有许多，例如企业相关工作人员的性格因素，如果员工的个人性格较为腼腆，不善于或者不主动和其他人进行沟通，这样也可能会导致有效沟通的难以实现；并且如果文化的差异较大，那些文化或者学历相对较高的员工与其他人进行沟通时往往会表现的更加自信，而文化水平较低的员工就相对难以进行有效的沟通，并且如果所学的专业不同，也可能会导致沟通的差异化甚至沟通难以实现的情况；除此以外，人本身具有的畏惧感、挫折感等不同的负面心理等都有可能会导致有效沟通无法进行的情况。

三、如何实现企业部门间的有效沟通

进行企业部门之间的有效沟通，可以使用的方式较多，对这些方法进行总结可以将其大致划分为下面的几种主要类型：

1.以真诚的态度进行沟通

真诚是人与人之间进行沟通的最重要原则，是双方进行真诚交流的钥匙。对于企業而言，各部门的员工都需要用真诚的态度去对待别人，用真诚的态度完成自己的工作，并且在沟通的过程中用真诚去打动对方。沟通不能够只是在工作需要的时候才进行，或者也不能够以简单直接或者尴尬的方式开始与别人的沟通，而是需要用一种相互尊重、真诚对待以及换位考虑的方式来确保有效沟通的展开。在这当中，做好换位思考是沟通持续的重要技巧，彼此尊重是沟通的前提条件，真诚是沟通的最基本要求。

2.部门领导发挥模范作用

企业中的主要部门负责人，对于部门间有效沟通的开展具有重要的影响。例如如果某个部门的领导与另一个部门的领导积攒下了较为严重的个人分歧或者矛盾，这就会导致部门其他员工的沟通难以有效的展开。所以，对于企业来说，部门领导之间需要建立起较为良好的协作关系，以身作则，时常进行沟通交流，为部门工作人员树立起良好的模范作用，并且要积极的鼓励部门内的其他员工与其他部门进行频繁的有效沟通，这样才能够有利于企业的内部团结和更好的发展。

3.举办部门间活动增强沟通

在公司内部以及各个部门之间需要经常组织一些交流活动，比如可以举办一些娱乐或者文化交流赛事，这样能够促进各个部门成员之间的沟通和交流，为相互之间建立起良好的关系建立起一个平台，使员工之间的关系变得更加融洽，这样能够为部门问进行良好和有效的沟通打下一个坚实的基础。

4.运用高新技术促进沟通

如今的科技发展较为迅速，我们需要利用各种不同的高科技产品增进交流与沟通的机会。可以通过建立起企业内部的互联网论坛的方式，鼓励各部门员工在论坛上积极的发表个人的建议或者心情，分享各自的日常生活点滴，这样能够加深部门之间的相互了解，有利于各部门关系的和谐紧密；可以采用多种交流软件建立起企业之间共同享用的交流圈，对于工作的进度进行及时的发布和更新，这样可以减少大量劳动成本的浪费。或者通过建立起微信群、电子邮箱的方式为员工交流提供一个辅助的平台，增进部门员工之间的日常沟通与交流。

5.以制度来保证沟通

制度对于展开企业的日常事务来说具有极其的作用，其能够规范工作人员日常的行为规范，并且具有持续发挥作用的能力。在企业内部建立起明确的沟通相关制度，可以促进部门之间的相互交流。对于沟通制度而言需要包括有沟通内容、沟通方式以及沟通双方责任与权力的规定。确立这种制度对于部门之间进行有效的沟通来说具有必不可少的作用，这是因为在进行部门之间沟通交流的过程需要特别注意不能够超越彼此的权限，不能够直接对其他部门成员的工作提出干涉。并且，建立起的这种制度需要包括有正式与非正式两个不同的方面，而且需要明确既然是制度，就需要在较长的时间内持续发挥作用。