探析事业单位档案管理信息化建设

高业亭 王洪山 聂荣冰

摘要：经济社会的快速发展和科学技术的进步加快了信息时代到来的速度，在促进事业单位内部结构改革创新的同时，也促进了其档案管理模式的信息化和现代化进程。本文通过分析档案管理信息化建设对提高事业单位档案管理水平的重要意义，总结事业单位档案管理过程中出现的主要问题，并结合当前事业单位档案管理工作的现状，制定切实有效的措施来加快档案管理信息化建设的步伐。

关键词：档案管理；信息化建设；事业单位；策略

加快档案管理信息化建设不仅满足了信息时代对提高档案管理水平和效果的基本要求，也顺应了事业单位改革创新的潮流，推动了事业单位内部结构的优化调整，提高了各种档案资料的有效利用率，为充分发挥其在经济社会发展过程中的积极作用，然而，我国事业单位当前档案管理模式存在很多不足之处，阻碍了档案管理信息化的速度，因此，必须重视档案管理信息化建设，利用功能更加齐全、性能更加强大的现代化设备和技术来加快档案管理信息化建设进程。

一、当前事业单位档案管理模式中出现的问题

档案管理是事业单位主要工作内容之一，受原有档案管理模式、领导思想观念、档案管理人员专业水平等多种因素的共同影响，我国事业单位档案管理方式比较落后，档案管理水平不升反降，让档案管理职能大打折扣。

1.事业单位领导人员对档案管理工作存在错误的认知。部分事业单位领导偏执的将档案管理工作归属于事业单位的辅助工作范畴，根本没有认识到档案管理工作对事业单位其他工作正常开展的重要性，于是，继续使用原有的档案管理模式和工作流程，没有购买先进的档案管理系统，更不可能主动进行档案管理模式的改革创新，无形之中增加了档案管理信息化建设的难度。

2.事业单位档案管理人员的培训机制不健全。部分事业单位档案管理人员的培训频率较低，容易造成档案管理人员的档案管理理念和管理技巧停止不前，久而久之，会造成档案管理人员的档案管理理念比较落后和专业水平较低，根本无法满足加强档案管理信息化建设的需要。

3.事业单位的档案管理模式比较单一化。事业单位档案管理人员早已习惯原有的工作环境和工作模式，缺少必要的改革意识和创新意识，甚至还有部分档案管理人员对档案管理信息化建设存在抵触心理，降低了档案管理时效性和共享性。

二、事业单位档案管理信息化建设取得的成绩

网络信息技术在各行各业中的广泛应用在一定程度上改变了人们的思想观念和生产生活方式，为事业单位档案管理信息化建设提供了强大的技术支持。互联网技术的深入研究加快了现代化档案管理软件和系统研究发明的速度。

1.提高了事业单位档案资料的安全系数。传统档案资料管理模式中，主要以纸质档案为主，容易受自然灾害、人为灾难等多种因素的影响，容易出现档案损坏和丢失的情况。信息化档案管理模式中，将档案资料信息录入到数据信息库内，在减少档案资料占用空间的同时，也会最大限度的降低档案资料管理成本。

2.信息化档案管理模式更加方便快捷。档案管理信息化建设实现了档案资料信息之间的共享和通用。我国事业单位档案资料数量庞大，加之，档案资料内容涉及范围广，具有极强的复杂性和跨越性等特征，增加了档案资料有效管理的难度，加快档案管理信息化进程可以提高档案资料管理效率，减轻档案资料管理人员的工作量和工作压力，将原本复杂的档案管理流程变得简单统一，为档案管理工作的顺利开展奠定基础。

三、加快事业单位档案管理信息化建设的措施

1.建立健全事业单位档案管理人员的培训机制和考核机制。事业单位相关部门要加强对档案管理人员的培训力度，定期开展档案管理等领域的专业培训，为档案管理人员掌握更多专业的、先进的档案管理知识和技巧提供更多的平台和机会，提高档案管理水平和管理效率；对档案管理人员进行互联网技术等方面的培训，加强互联网技术和档案管理工作的联系，帮助档案管理人员数量掌握先进的档案管理软件和系统；对档案管理人员进行创新、法律、职业道德等方面的培训，提高档案管理人员的创新意识、法律意识，转变以往消极应付的工作态度，形成脚踏实地、锐意创新等工作态度。

2.增加档案管理部门的资金和技术投入。完善档案管理基础设施，尽量选择那些符合事业单位档案管理要求、性价比较高的设备，并由专门人员定期检查和维修设备，避免因设备故障给档案管理工作造成不必要的损失。

3.加强事业单位档案管理软件技术的研发力度。事业单位应及时更新档案管理系统，研究发明出更加适合本單位档案管理工作的档案管理体系。档案管理人员还应将档案管理信息更新到专门的数据库内，降低因档案管理技术有限等原因造成档案资料信息的损失。

4.完善档案信息化管理制度。事业单位运行中，非常重要的一项基础工作为档案管理，而制度又是档案管理工作顺利实施的保障。因此，就需要结合事业单位实际情况，构建完善的信息化管理制度体系。同时，加大培训力度，对档案管理的重要作用积极宣传，将信息化管理理念牢牢贯彻下去，规范工作人员的行为。

四、结语

事业单位档案管理信息化建设对互联网技术和网络平台的依赖性较大，加快档案管理信息化建设有助于提高档案资料的共享性、时效性和安全性，从而加快事业单位档案管理工作的现代化进程。