探究高职院校学籍档案管理的规范化路径

摘要：学籍档案管理是学校管理工作中不可或缺的一項，能够使学校第一时间了解学生的个人信息，并推进人才的培养过程。其管理的规范化要从多角度出发，新时期更应以计算机网络管理作为基础，加强学习档案管理。就目前高职院校学籍档案管理现状，笔者提出了具体的解决方案。

关键词：高职院校；学籍档案管理；规范化；路径

学籍档案管理模式随着时代和技术的发展而发生一定的变化，其中纸质档案向网络档案的转变成为主要特点。这给现代档案管理人员提出了新的挑战，信息化档案管理与传统档案管理不同，虽然其存储变得方便，但是要注重其安全，加强对病毒等问题的防御。高职院校的学籍管理工作受重视程度正在提高，这一定程度上使得学籍档案管理更加专业，一方面使档案管理问题明显地体现出来。

一、 高职院校学籍档案管理规范性的必要性

档案管理涉及学生日后的工作和生活，并且对学校管理具有指导作用，因此应得到学校的重视，档案管理的规范性具有必要性。规范的人事档案管理要具有与时俱进的特征，适应时代发展的特点，从时代局势出发，提高学校对于学籍档案的认知，并且要提高其管理水平。学籍档案的管理工作还能够体现出档案管理的自身价值，并且可就学校建设与发展问题来维持其可持续发展。运用网络等技术后，网络信息档案管理更加合理，并且使学校管理更加便捷，第一时间掌握学生的现状，为其推荐工作和学习方式。通过学习管理，学校也更加真实地反应学生的情况，从而尊重事实，时刻从事实出发，对学生进行评价和选拔。目前，要完成这一过程中，要从硬件和软件两个方面入手，加强档案管理，才能保证学校管理的顺利。其具体的过程下文将具体地分析。

二、 高职院校学籍档案管理规范性的途径

（一） 加强文书处理工作

人事档案管理工作的规范化可以保证高职院校实现学籍档案管理的规范性，在搞好硬件建设的同时，还应做好文书处理这一基本的工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作之间存在不同，并且具有独立性，但是文书的档案来源是保持一致的。因此，学籍档案的管理从本质上就是文书管理。二者之间紧密相关，首先必须要加强思维管理意识，树立文书处理工作规范化与档案工作。规范化同行管理者的思想。时刻要避免档案管理过程中的重复管理，以节省管理实践，保证资源的最大利用价值以及最佳的管理方式，在立卷上，应以解决问题为主，坚持立卷规定原则，即归档的文件要以本单位生成的文件为主的原则。

（二） 明确立卷重点

学籍档案管理的本质是文件的管理，学生众多，高职院校要明确管理重点，才能提高管理效率。因此这一过程中的最主要问题就是准确地掌握文件立卷归档的时效性，也就是要完成文件阶段的任务后，才能进行接下来的工作。立卷要恰到好处。虽有未完成检查的档案信息均不能归档，了解重点方便于正确分工和提高效率，在以往的档案管理过程中，经常出现遗漏或者重复的管理，因此要求明确立卷重点，并以此来构建档案管理过程是必要的。在这一过程中，还必须保证档案的完整性，注意全面的保护，进行全面的档案管理规章制度制定，学校、学生和企业要及时沟通，完善管理流程，重视管理细节，要求函授管理点要严格按照规定进行操纵，函授管理是一项重要任务，具有系统性和复杂性，并且档案管理工作枯燥，因此应适当地提高档案管理人员的待遇，保证学习档案管理人员的工作积极性，使立卷归档后所形成的档案不仅完整，详细且不复杂，推进我国高职院校学籍档案的规范化管理过程。

（三） 建立并发挥信息化系统的作用

计算机技术在学籍档案规范化的管理中起到了重要作用，学籍档案管理要通过软件和硬件的匹配来提高管理效率和管理安全性。信息档案数字化管理所应读出的信息需要检索技术支撑，当然，现代技术更新较快，学校不可能随时更换系统，要求其尽量选择当下最先进的技术。因此现代网络技术下，学籍档案管理效率提高，但是也面临部分问题，其中包括安全性的保证。选择操作管理系统时应注重信息的真实性，对信息进行核实，并且载体的性质要进行检查，保证其安全性。要具有可靠性，尤其是操作管理系统的使用更新，要严格监管，操作系统会因其他原因而进行更新，技术更新过程中还要注重不稳定因素的排除，尤其是安全隐患问题，信息丢失将造成高校的损失。学籍管理要通过计算机技术建立强大的管理平台，加强平台的管理作用和能力，提高其防御能力，毕竟目前所面临的最重要的问题就是学习档案丢失，人事档案信息在进行数字化编辑过程中、剪贴、复制或者是保存的时候，要求具有较高的软件基础，避免使人事档案信息被轻易复制，从而确保该系统具有系统仿真性。

三、 总结

总之，对于高职院校而言，学籍档案管理是其发展中不可缺少的工作项目，是保证学生信息真实，教学开展的重要手段。学习档案管理已经逐渐地清晰化和规范化，但是这一过程中存在诸多的问题需要及时解决。针对高职档案管理现状，从三个角度对其进行了分析。从高职院校自身发展而言，使学习档案管理规划，便于学生和人力资源部门查找是其主要任务，这一过程中要制定合理的管理制度，并且严格执行，确保学籍档案管理积极作用的发挥。

参考文献：

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[2]温玉华.函授教育档案的规范管理[J].科技资讯，2010，（4）.

[3]吴月琴.高校成人教育函授站学籍档案管理存在的问题及对策[J].成功（教育），2013，（9）.

作者简介：

林月丽，广西壮族自治区南宁市，广西金融职业技术学院。endprint